Какие возможности и преимущества дает бизнесу виртуальная облачная АТС?

Координация работы всех сотрудников компании и общение с клиентами немыслимо без привычного средства коммуникации – телефона. И конечно, одним аппаратом офису не обойтись. Но как подключить несколько единиц оборудования, сохранив один общий номер? И как сделать так, чтобы расходы на связь не выросли в разы? Ответ прост – попробуйте организовать в офисе IP-телефонию с доступом к виртуальной АТС.

Виртуальная АТС: как она работает?

Принцип функционирования облачной АТС, являющейся одним из передовых решений в рамках IP-телефонии, прост: компания использует виртуальную телефонную станцию, «размещенную» на сервере провайдера, причем функционал АТС можно настроить под нужды своего бизнеса[1]. Передача данных осуществляется посредством SIP- и VoIP-протоколов. Первые нужны для передачи мультимедиа (видео), а вторые – для голосовой связи. Все данные хранятся на облачном сервере организации, предоставляющей услугу.

Из этого следуют особенности подключения услуги: не нужно прокладывать дополнительные провода и приобретать сложное дорогостоящее оборудование, достаточно лишь стабильного доступа к Сети. Таким образом, за небольшую плату организация получает все возможности офисной мини-АТС, а расходы на услуги связи, между тем, сокращаются в разы.

Возможности облачной телефонии

Современный офис нуждается не только в качественной телефонной связи, но и в дополнительных функциях, которые предоставляет облачная АТС:

• Многоканальный номер позволяет принимать неограниченное число звонков одновременно. Если все операторы заняты, клиент «занимает место» в виртуальной очереди.
• Добавочные номера для всех сотрудников – простой и удобный способ связи внутри компании.
• Голосовое меню позволяет существенно снизить нагрузку на секретаря или операторов. Клиент получает возможность набора добавочного номера и самостоятельно попадает к нужному специалисту.
• Интеллектуальная переадресация – это не только обычные функции перенаправления звонков в случаях, «если занято» или «если нет ответа», но и настройка алгоритмов соединения в зависимости от времени суток, дня недели и других факторов.
• Интеграция с сайтом, в первую очередь, включает в себя популярный сервис «обратный звонок», позволяющий пользователям связываться с операторами прямо со страниц онлайн-ресурса нажатием одной клавиши.
• Составление детализированных отчетов о количестве и продолжительности разговоров.
• Видеозвонки для многих становятся заменой «живому» общению с коллегами при географической удаленности филиалов или сотрудников.
• Конференцсвязь – удобное проведение групповых переговоров и совещаний на любых расстояниях.
• Голосовая почта позволяет клиентам оставлять звуковые сообщения, которые затем приходят на e-mail организации в виде аудиофайла.
• Запись телефонных разговоров, как показывает практика, – необходимый сервис для компаний, занимающихся продажами, обслуживанием и работой с клиентами. Это и постоянный контроль над качеством исполнения своих обязанностей операторами, и возможность быстрого решения проблем в случае конфликтов и претензий.
• Электронный факс принимает сообщения и документы так же, как и обычный. Единственное различие – они поступают на e-mail в виде файла и при необходимости печатаются на принтере.
• «Черный список» ограничивает нежелательные звонки.

Каковы преимущества виртуальной АТС?

Облачная АТС популярна среди компаний всех размеров и форматов. Индивидуальных предпринимателей и маленькие коллективы привлекает возможность быстро начать работу. При этом сотрудники могут выполнять свои обязанности в любой точке земного шара. В распоряжении компании будет прямой городской номер, вызывающий доверие клиентов и круглосуточно доступный для звонков и сообщений. При необходимости можно обойтись и без реального офиса – фактическое местоположение фирмы с виртуальной АТС надежно скрыто от звонящих.

При расширении организации становятся заметны и другие достоинства IP-АТС: например, легкое увеличение числа каналов вызова и внутренних номеров. Несколько филиалов легко объединяются в сеть с общим номером и удобной переадресацией к сотруднику из любого региона.

Крупные компании с помощью облачной АТС получают возможность создания полноценного call-центра при небольших затратах, с полным контролем статистики звонков, легким изменением настроек и записью всех разговоров.

Как выбрать виртуальную АТС

Выбор поставщика любой услуги крайне важен, а тем более, когда речь идет о провайдере телефонной связи. Подключение к IP-телефонии и установка виртуальной АТС – дело несложное и недолгое, а вот подбор оператора, предлагающего устраивающие вас условия, может затянуться. Приведем несколько критериев для выбора облачной станции.

Выбираем провайдера

В России около 60 поставщиков услуг облачной АТС, но, если предъявлять к ним требования к качеству связи, достаточной мощности для организации call-центра или подключения нескольких десятков аппаратов к одному номеру, наличию постоянной службы техподдержки и квалифицированного обслуживания клиентов, обеспечению безопасности связи, то выбор сужается до 7-10 провайдеров: «Межрегиональный ТранзитТелеком» («МТТ»), MangoTelecom, Telphin, «Гравител», Uis и некоторых других. Если же проводить более «придирчивый» отбор и обращать внимание на выгодные тарифы, возможное подключение «красивого» номера, широкий выбор настроек и удобство управления виртуальной АТС, рейтинг ТОП-3 компаний-поставщиков будет таков: «Межрегиональный ТранзитТелеком», MangoOffice, Uis.

В Интернете немало отзывов от уже использующих услугу облачной телефонной станции, поэтому, если у вас еще нет опыта подобной деятельности, прочтите внимательно обо всех сильных и слабых сторонах продукции тех или иных провайдеров.

Так, пользователи виртуальной АТС от «МТТ» отмечают как достоинство высокое качество связи даже при подключении множества аппаратов, но указывают на не слишком удобные авансовые платежи, а клиенты Mango жалуются на неидеальную связь, но пишут об удобстве использования ПО провайдера. Uis предлагает широкие возможности управления звонками, но не предоставляет удобного интерфейса для работы с виртуальной станцией.

Выбираем набор услуг

Конечно, у каждой компании своя сфера деятельности и свои требования к провайдеру и его услугам, поэтому слепо опираться на чей-то опыт использования той или иной облачной АТС нельзя. Нужно, исходя из целей вашей конкретной организации, выбрать именно тот спектр услуг, которые будут необходимы вам. Остальные могут быть более или менее полезным дополнением, но «базовый» пакет нужно отбирать наиболее тщательно.

Для рекламных, юридических или риелторских агентств, даже небольших, крайне важна услуга «виртуальный секретарь», в крупной компании, где офисы зачастую находятся в разных городах, а то и странах, не обойтись без внутренней корпоративной сети. Владельцы интернет-магазинов должны задуматься об организации call-центра, а банкам и медицинским центрам будет полезно подключение услуги «горячей линии».

Выбираем тариф

Итак, после того, как вы определились с провайдером и выбрали нужный пакет услуг, остается еще одна немаловажная процедура – подключение к тому или иному тарифу. У каждого поставщика есть тариф-«база», который включает в себя, помимо прямого многоканального городского номера, интеллектуальное голосовое меню и голосовую почту, возможность занесения в «черный список», несколько внутренних линий, хранилище для записей разговоров. Базовый тариф может быть расширен в любой момент. Некоторые компании предлагают возможность настройки индивидуального тарифа, адаптированного под все ваши требования, однако такая услуга, как вы понимаете, будет не из дешевых.

Если в целом говорить о расценках, то наиболее привлекательные предложения у компании «МТТ» (826 рублей в месяц за подключение прямого городского номера с пятью внутренними номерами)[2] и MangoOffice (подключение к многоканальному номеру будет стоить всего 490 рублей, однако за базовый тариф придется доплатить еще 685 рублей)[3].

Многие аналитики рынка услуг связи сходятся в том, что IP-телефония постепенно вытесняет аналоговую и через несколько лет почти не останется компаний, не использующих виртуальные АТС[4]. Это объясняется тем, что подобные решения позволяют легко управлять входящими и исходящими звонками, организовывать call-центры и сокращать издержки на связь как крупным организациям, так малому и среднему бизнесу. Попробуйте сами и убедитесь в том, что облачные АТС намного выгоднее и проще в использовании, чем устаревающие аналоговые системы.