Снижаем расходы на связь: как сэкономить на офисной телефонии?
Как утверждают миллионеры, главное – не много зарабатывать, а правильно тратить. Самые успешные бизнесмены всегда тщательно следят за своими расходами и стараются свести их к минимуму. Почему бы не последовать их примеру? Например, пересмотреть и сократить расходы на связь. К тому же, сегодня существует немало способов сэкономить «на телефоне». В некоторых случаях при правильном подходе расходы на связь можно снизить вдвое и даже более.
Содержание статьи:
Как уменьшить расходы на связь?
Несомненно, расходы на связь зависят от размера компании – кому-то достаточно пары телефонов, а кому-то необходим call-центр. При этом в среднем на оплату услуг связи организации тратят до 4% своего бюджета, и эта цифра продолжает расти.
Как сэкономить на связи? Есть много доступных способов – например, использование программ типа Skype, при помощи которых можно бесплатно звонить другим пользователям, даже если они находятся за границей, а также совершать звонки на обычные мобильные и стационарные телефоны по сниженным тарифам. Одно лишь использование подобных программ может сократить расходы на связь на 30-80%. Однако этот вариант не подойдет для крупного бизнеса, да и для небольших организаций это не самый презентабельный вид связи. Он скорее подойдет для общения между сотрудниками, но не для внешних коммуникаций.
Пересмотр тарифа также поможет сэкономить, равно как и объявление тендера на предоставление услуг связи. Отдельно следует сказать и об IP-телефонии, возможности которой огромны – она позволяет снизить расходы на связь в 4-10 раз! В некоторых случаях имеет смысл отдать часть функций компании на аутсорсинг – так, далеко не всегда содержание собственного call-центра оправдано с экономической точки зрения, и гораздо проще и дешевле поручить организацию этой службы стороннему провайдеру.
Нельзя забывать и о возможностях современных виртуальных АТС, которые позволяют анализировать статистику звонков и разумно управлять расходами.
Что подойдет именно вам? Заочно сказать невозможно, все зависит от специфики вашей компании, уровня расходов на телефонию и текущих задач. Поэтому мы рассмотрим все эти способы более детально.
IP-телефония
IP-телефония – это технология, позволяющая осуществлять телефонные звонки посредством Интернета, а не линий аналоговой связи[1]. Для этого требуется подключить обычные телефоны к VoIP-шлюзу, установить специальное ПО на десктопы, планшеты или мобильные устройства либо приобрести SIP-аппараты, которые немного дороже обычных. Выгодность решения можно оценить, сравнив тарифы аналоговой и IP-телефонии. В последнем случае минута разговора по межгороду будет в 3-5 раз дешевле, чем при обычном телефонном звонке, а международные переговоры могут быть в 20-30 раз дешевле. После внедрения IP-телефонии более 20% компаний отметили, что их расходы на связь уменьшились вполовину, а еще 18% заметили экономию на 30-50%. IP-телефония подходит для компаний с развитой сетью филиалов, фирм, где многие сотрудники работают удаленно, а также для тех, кто активно сотрудничает с зарубежными странами.
Экономия будет заметна также при переезде в новый офис. Вам не придется налаживать сеть с нуля и менять номера телефонов. При использовании корпоративной IP-коммуникационной сети нужно лишь перенести телефон на новое рабочее место и подключить его к Интернету, аппарат автоматически сохранит старый телефонный номер.
Провайдер «на лучших условиях»
Крупным компаниям целесообразно провести тендер на обеспечение услугами телефонной связи – эта мера позволит получить контракт на самых выгодных условиях и сэкономить до 30% или даже 50%. Никакого риска подобный подход не несет – сегодня тарифы становятся гибче, а провайдеры сговорчивее, и им будет гораздо выгоднее дать вашей компании скидку, чем потерять клиента. Вы же получите лучшие условия, ничего не меняя в инженерных коммуникациях.
Анализ телефонных звонков
Чтобы знать, на чем сэкономить, нужно выяснить, на что именно вы тратите деньги. Конкретизировать расходы поможет биллинговый отчет – документ, в котором детально обозначены все входящие и исходящие звонки. Современные виртуальные АТС позволяют ознакомиться с этими данными прямо в личном кабинете пользователя. Вы будете точно знать, кто, куда, когда звонил и как долго длился разговор. Ни для кого не секрет, что работники нередко используют телефон в личных целях, и полученные данные очень пригодятся для того, чтобы понять, куда уходят деньги. Настройки личного кабинета позволяют отключить возможность междугородных звонков для телефонов тех сотрудников, кто не должен совершать их по долгу службы.
Виртуальная АТС – наилучший выбор для любой компании. Благодаря гибким настройкам, ее можно расширять по мере роста бизнеса, при переезде в офис (или даже полном отказе от офиса) вы сохраняете свои номера, а подключение многоканального номера, переадресации звонков и создание голосового меню позволят всегда оставаться на связи и повысить качество обслуживания клиентов.
Аутсорсинг
Иногда дешевле передать часть функций на аутсорсинг. Многие крупные провайдеры предлагают не только услуги связи, но и аренду целого call-центра вместе с операторами и управляющими. В некоторых ситуациях это единственный разумный выход – например, если call-центр требуется вам временно, на период проведения рекламной акции. Аренда call-центра вдвое дешевле, чем его самостоятельное содержание.
Как еще можно оптимизировать затраты?
Любой из перечисленных выше способов снизить затраты на услуги связи позволит сэкономить весьма существенные суммы. Но это не предел – есть и другие варианты сокращения расходов. Например, внедрение электронной системы обмена информацией[3]. Это довольно сложный способ, требующий разработки специальной программы, учитывающей особенности и потребности вашего бизнеса, однако и экономию он дает существенную – около 30%.
Самый простой путь сокращения расходов – пересмотр тарифного плана. Как ни странно, многие компании переплачивают за связь только потому, что не интересуются, подходит ли им старый тариф. Анализ телефонных звонков в личном кабинете виртуальной АТС поможет выяснить, за что именно вы платите и выбрать подходящий тарифный план – возможно, сейчас вы оплачиваете больше услуг, чем используете.
В целом подключение виртуальной АТС само по себе существенно сокращает траты, причем не только на звонках, но и на обслуживании системы. Управление настройками осуществляется через личный кабинет с простым интерфейсом, то есть вам не придется постоянно вызывать специалиста и оплачивать его работу, все изменения можно производить самостоятельно и совершенно бесплатно.
Маленькие компании тратят на связь 10-15 тысяч рублей в месяц, а у круп ных корпораций эти расходы составляют сотни тысяч. Чем больше у организации офисов и отделений в разных точках страны, тем выше эта цифра. И вопрос экономии стоит весьма остро. С каждым годом популярность виртуальных АТС, IP-телефонии и альтернативных каналов связи все растет, что приводит к сокращению рынка аналоговой телефонной связи.
