Выбираем мобильное корпоративное приложение: лучшее — враг хорошего

Мобильные приложения — постоянные спутники современного человека, как и смартфон. Пользователи привыкли к удобным инструментам организации своих личных дел и досуга: через приложение можно вызвать такси, заказать столик в ресторане, купить билеты на самолет или в кино, выбрать программу тренировок или даже новую прическу. Однако у мобильных приложений есть огромный нереализованный потенциал и для корпоративного использования.

Хотите управлять компанией через мобильный гаджет и при этом повысить свою информированность обо всем, что в ней происходит? Такая возможность существует.

Корпоративный мессенджер для бизнеса: один хорошо, а два лучше?

Практически для любого бизнеса XXI века характерна высокая динамика и свобода перемещения сотрудников. В связи с этим требуются новые формы коммуникаций, позволяющие решать рабочие вопросы и поддерживать связь в любой ситуации. Деловое общение все чаще осуществляется через Интернет с помощью мобильных устройств. Чтобы его упорядочить и предоставить каждому участнику доступ к необходимым документам, создаются B2E (business to employee) — системы электронной внутрикорпоративной инфраструктурной и технологической организации.

Системы B2E сегодня выбирают прежде всего исходя из возможностей их мессенджеров. Не секрет, что наличие удобного мессенджера помогает быстро оптимизировать бизнес-процессы и одновременно поднять корпоративную культуру на новый уровень. Больше не требуется подолгу дозваниваться коллегам или ждать ответов на электронные письма — коммуникации становятся быстрее, проще и дешевле. Кроме того, собственный корпоративный менеджер воспринимается сотрудниками как часть заботы компании об условиях труда. Все это способствует сплочению команды, повышению эффективности работы и лояльности.

Однако нужны ли вообще корпоративные B2E с их мессенджерами, когда для пользователей Microsoft Office существует Skype, для Jira — HipChat, для корпоративного Gmail — Hangouts? Да и обычный Viber уже в 2017 году вошел в топ-9 бизнес-мессенджеров, по версии аналитиков Artezio[1].

Увы, такие лежащие на поверхности решения имеют свои недостатки. Во-первых, существуют определенные риски при использовании программного обеспечения иностранного производства. Поэтому и крупные российские корпорации, и многие госкорпорации за рубежом занимаются разработкой собственных коммуникационных приложений. Во-вторых, при общении в специально созданном корпоративном мессенджере существенно ниже вероятность случайной утечки данных, поскольку здесь информация, которой обмениваются пользователи, никак не связана с обычными соцсетями и общедоступными мессенджерами. Это дает больше свободы в общении между коллегами на разных уровнях.

Корпоративные мессенджеры — явление не новое, некоторые из них появились еще до распространения Skype и Viber и представляли собой простые чаты с ограниченным функционалом. В таких мессенджерах невозможно было обмениваться файлами или увидеть полный список сотрудников, но главное — для общения требовалось обязательное присутствие работника в офисе. Такое положение вещей приводило к массовому «оттоку» сотрудников в популярные мессенджеры, и начиналась путаница: одни предпочитали какой-то определенный способ связи, другим же он мог не нравиться, и они выбирали нечто иное. Комфортного для всех удаленного общения не получалось.

В результате стало понятно, что корпоративный мессенджер все-таки нужен, но он должен создаваться по каким-то предельно понятным и функциональным образцам или быть частью отлаженной системы. Эти соображения подвели разработчиков программного обеспечения к простой, но перспективной идее…

Социальное приложение для бизнеса: за и против

Взаимодействие в сегменте B2E удобно осуществлять через корпоративные социальные сети (КСС). Они имеют тот же функционал, что и обычные соцсети, и те же преимущества и возможности:

• общения в мессенджере;
• видеосвязи;
• обмена файлами;
• ведения блогов и групп;
• комментирования записей;
• подписки на новости;
• публикации фото и личных объявлений;
• настройки прав доступа к той или иной информации для определенных групп пользователей.

Через КСС могут общаться сотрудники из разных отделов и филиалов вне зависимости от их местонахождения. Особенно удобно это в крупных организациях. Например, компания Cisco до внедрения корпоративной социальной сети собирала сотрудников на двухдневные конференции, для которых приходилось организовывать авиаперелеты и проживание, выписывать командировочные, решать ряд сопутствующих вопросов. После внедрения КСС необходимость в личном присутствии на конференциях отпала, сотрудники смогли связываться по всем вопросам через Интернет и эффективно вести диалоги[2]. Для транснациональной компании это означало существенное сокращение расходов.

HR-отделы с внедрением социальных приложений получают мощный инструмент для своей работы: теперь можно каждый день не только оперативно распространять информацию внутри компании, но и собирать ее. Например, осуществлять контроль удаленных сотрудников. Неформальное общение в соцсети — эффективная подсказка HR-специалисту, каким образом организовать тимбилдинг или корпоративный праздник, как идет адаптация новых сотрудников, кто может в ближайшее время уволиться… По мнению мирового эксперта в сфере HR Джоша Берсина, в 2019 году сбор информации о сотрудниках не менее важен, чем сбор информации о клиентах[3]. Кроме того, через соцсеть легко организовать обучающий семинар или конференцию, не отрывая сотрудников от их рабочих мест.

Упрощается взаимодействие между руководством и рядовыми сотрудниками: через корпоративные социальные сети начальство может ставить задачи и следить за их исполнением, также здесь же ведутся обсуждения, у каждого сотрудника есть возможность задавать вопросы в мессенджере напрямую коллегам. Если классический менеджмент предполагает только вертикальные и горизонтальные связи в структуре управления, то КСС позволяет устанавливать диагональные связи и матричные структуры[6].

Цель оправдывает средства: что важно учитывать

Внедрение корпоративной соцсети требует времени, поскольку оно неизбежно затронет целый ряд бизнес-процессов. Это нормально для любого глобального нововведения, охватывающего всю компанию. Также следует понимать, что вовлеченность сотрудников будет не стопроцентной, даже если регистрацию в КСС сделать обязательной. Всегда есть активные пользователи и те, кто проявляет себя эпизодически. Частично эту проблему решает геймификация — система поощрений за активность в КСС (бонусы, рейтинги пользователей). Однако со временем преимущества КСС для всех становятся очевидными, об этом говорится в исследовании того же McKinsey Global Institute[7]:

• Работа с электронной почтой при использовании КСС требует на 30% меньше рабочего времени.
• Поиск внутренней информации по сотрудникам занимает около пяти часов, а не более семи.
• Снижение количества личных встреч, звонков и писем экономит до 35% рабочего времени.

Такие результаты скрыть невозможно, и вовлеченность сотрудников неминуемо повысится. Не забывайте также про возможность создания групп по интересам: скажем, «Наши дети» или «Клуб автолюбителей». Если использовать функционал КСС в полной мере, то активность работников будет обеспечена.

Современный подход к получению прибыли предполагает не только повышение технологичности всех процессов, но и гуманизацию бизнеса. Решить обе этих задачи помогает внедрение корпоративных социальных сетей, которые направлены на улучшение качества взаимодействия между всеми сотрудниками компании. Как результат — растет производительность труда.