Как услуга «Готовый офис» может отразиться на вашем бизнесе? Достоинства и недостатки аутсорсинга услуг связи

Даже совсем небольшой компании в современных реалиях требуется бесперебойно функционирующая телекоммуникационная система — это стало обязательным условием ведения бизнеса. Причем требуются не только верно подобранные технические решения, но и обеспечение их корректной работы. В последнее время многие организации выбирают услугу «Готовый офис», позволяющую создать эффективные внутрикорпоративные сети, затратив совсем немного финансовых и временных ресурсов.

Подключить несколько коротких телефонных номеров, организовать высокоскоростной безлимитный доступ в Интернет, обеспечить хранение записей телефонных разговоров — вот лишь малая часть из того, что могут предоставить вам готовые телекоммуникационные решения для офиса.

Особенности услуги «Готовые решения для офиса» и ее основные потребители

Если в штате компании не более двадцати сотрудников, нанимать специалиста для создания и поддержания телекоммуникационной сети невыгодно – намного разумнее отдать его функции на аутсорсинг. По данным Американского аналитического агентства Information Services Group (ISG), компании, не прибегающие к аутсорсингу, ежегодно теряют 15–20% на бизнес-процессах. Это обусловлено тем, что небольшая фирма не может себе позволить опытного и квалифицированного специалиста в штате, а если она все-таки принимает такое решение — его экономическая целесообразность быстро сводится к нулю из-за затрат на содержание чересчур «дорогого» сотрудника. С другой стороны, стремление сэкономить и нанять специалиста «подешевле» также приводит к убыткам.

Таким образом, аутсорсинг услуг по созданию и поддержанию корпоративной сети может стать целесообразным решением:

• для небольших стартапов, арендующих офис и неготовых вкладываться в дорогостоящее оборудование и развитие телекоммуникационной сети;
• для компаний с численностью не более 20-ти человек;
• для организаций с широкой филиальной сетью, но небольшой численностью персонала в отделениях.

Основными российскими провайдерами телекоммуникационных услуг в России являются компании «Ростелеком», МТС, «Билайн», «Мегафон», «Энфорта» (второй эшелон). Их готовые решения для офиса востребованы прежде всего в среде малого бизнеса.

Пакет услуг в рамках комплексного аутсорсинга связи

Суть комплексного решения «Готовый офис» состоит в том, что задачи по созданию и обслуживанию ИТ-инфраструктуры компании берет на себя подрядчик, который в сжатые сроки подбирает и настраивает необходимое для организации корпоративных внутренних сетей оборудование. Совместно с клиентом определяется оптимальный пакет услуг связи. Как правило, в него входят:

• широкополосный Интернет с Wi-Fi-доступом;
• цифровая телефонная офисная связь с расширенной телефонной станцией на базе облачного решения;
• внутриофисная сеть;
• аренда аппаратно-программного комплекса для работы всех услуг;
• техническая поддержка 24/7.

Преимущества и экономическая целесообразность услуги

Как и в любой другой сфере, покупка комплекса телекоммуникационных услуг у одного провайдера является более выгодной и удобной, чем их организация через разных подрядчиков. Заказывая услугу «Готовый офис», ваша компания может получить следующие преимущества:

• При оформлении комплексного решения можно снизить разовый платеж на 50% по сравнению с заказом сервисов у разных операторов, а ежемесячные платежи – до 15%.
• Исключаются затраты на покупку оборудования, последующее его обновление или ремонт — оборудование арендуется и поддерживается в работоспособном состоянии в рамках услуги. Таким образом, снижаются риски потерь от инвестиций. Сокращаются затраты на персонал.
• Стабильное качество связи.
• Возможность легко модернизировать рабочие места сотрудников под новые задачи без затрат времени и финансов, поскольку услуга реализуется на современных внутриофисных беспроводных технологиях.
• Возможность многократного переезда офиса с сохранением городских телефонных номеров и всех услуг связи.
• Круглосуточная техподдержка (24/7) с возможностью выезда специалистов на объект.
• Оперативное восстановление связи при аварии — в срок до 4-х часов.

Стоимость работы по организации и обслуживанию «Готового офиса»

Стоимость пакета услуг будет зависеть от количества предоставляемого оборудования и сложности решения. Например, если «Готовый офис» включает, помимо организации Wi-Fi сети в офисе, обслуживание четырех ноутбуков, запись телефонных разговоров, подключение четырех стационарных телефонов и четырех коротких номеров, единовременный платеж может составить в среднем 9 000 рублей, а ежемесячный — в среднем 5000 рублей.

Если же речь идет о более крупной компании, которой требуется, например, подключение 10-ти аналоговых телефонов, двух SIP-телефонов, 12-ти коротких номеров, запись телефонных разговоров, 7 Wi-Fi адаптеров для компьютеров, то единовременный платеж будет составлять около 20 000 рублей, а ежемесячный — около 14 000 руб.

Не спешите принимать услуги по более низкой стоимости — сравните предложения нескольких провайдеров, поинтересуйтесь отзывами. Оцените возможность масштабирования предлагаемого решения, сопоставьте ее с планами развития компании. Помните, что главное — не оставить ваш бизнес без связи в самый ответственный момент.