Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-лист — это простой и удобный инструмент контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия функционируют в режиме многозадачности. Руководителям подразделений трудно следить за своевременным и качественным выполнением всех операций, соблюдением норм и правил безопасности. Чек-листы помогают оптимизировать этот процесс. Их грамотное использование экономит время сотрудников и повышает эффективность труда. Рассказываем, как сделать чек-лист, как его правильно применять и какие существуют способы автоматизации контроля.

Что такое чек-лист и для чего он работает

Термин «чек-лист» можно перевести как «контрольный список». И хотя это название для многих пока непривычно, с самим явлением наверняка сталкивался каждый — и на работе, и в повседневной жизни. Чек-лист — не что иное, как перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. По сути, даже обычный список покупок подходит под это определение. Но нас интересует система чек-листов на производственных предприятиях.

Производство — это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат: даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А несоблюдение техники безопасности и вовсе может стоить кому-то здоровья и жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Но держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны, а подобные ситуации для производства типичны. Тогда-то и приходят на помощь контрольные списки.

Итак, для чего нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

• Не упускать из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен;
• Повысить качество выполнения работ. Чек-лист определяет четкие критерии оптимального результата по каждому пункту;
• Избегать повторяющихся ошибок. Постоянно практикуя применение чек-листов, руководители видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем;
• Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются;
• Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться;
• Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
• Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на чем-то более существенном, например на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают и организовывать работу, и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов на производстве очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

Как создать чек-лист

Чек-листы разрабатывают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют исполнение пунктов списка.

Написание чек-листа — сложная и трудоемкая задача. Чтобы инструмент был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы лишь создают дополнительные проблемы, вместо того чтобы их решать.

Итак, как написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

• Разделить задачу на этапы — это будет своеобразный каркас списка. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и так далее.
• Детализировать каждый этап, разбить его на отдельные операции. Так, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
• Продумать, какие ошибки могут быть допущены работниками на любой из этих стадий, и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
• Протестировать получившуюся пробную версию чек-листа.
• При необходимости внести исправления и дополнения.

Вот несколько простых советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих. В идеале в нем должно быть не больше 20 пунктов, а лучше шесть–восемь. Если задача слишком объемная, рекомендуется разбить ее на несколько этапов и для каждого сделать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки — структурированная информация легче воспринимается.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь объять необъятное: исполнителю будет трудно концентрироваться на составных задачах.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: к следующему действию можно переходить только после выполнения предыдущего.
• Используйте четкие и простые формулировки. Важно, чтобы пункты списка были понятны не только составителю чек-листа, но и исполнителю. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей — они отвлекают от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Вполне вероятно, что впоследствии в документ потребуется внести изменения и дополнения, так что лучше, если чек-лист будет иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них — по завершении исполнитель должен поставить в нем галочку. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для планирования повседневных дел такой способ вполне допустим, но для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Обработка большого количества бумажных документов не упростит, а, напротив, усложнит проверку. Список не получится использовать повторно, для каждой задачи потребуется составлять новый. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам. Вариантов их составления несколько.

В программе Excel. Электронные таблицы лучше подходят для составления чек-листов, чем обычные текстовые файлы. В них можно не только вводить нужные данные, но и производить вычисления, использовать формулы для подсчета результатов. Однако это долго, сложно и утомительно. В производственном процессе часто важна оперативность, а чек-листы в виде электронных таблиц не позволяют получать результаты достаточно быстро.

В специальных приложениях — конструкторах чек-листов. Это самый современный и продвинутый способ создания контрольных списков. Приложение позволяет не только удобным способом — прямо на мобильном устройстве — составлять чек-листы любого типа под нужные требования, но и ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах в таких программах формируются мгновенно. Таким образом, достигается полная автоматизация чек-листов: процесс их создания и использования становится максимально простым, а эффективность работы повышается.

В какой программе сделать чек-лист, зависит от потребностей производства: приложения-конструкторы различаются функционалом. Там, где ежедневно решается множество сложных многоступенчатых задач, лучше использовать решения с наибольшим перечнем возможностей.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля. Но составление списков — процесс трудоемкий. Значительно упростить и ускорить работу с чек-листами позволяет автоматизация с помощью специальных приложений-конструкторов.