Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота
Сегодня бизнес-процессы уже невозможно представить без электронной цифровой подписи. Она является неотъемлемым атрибутом участия в электронных торгах, а также необходима для организации электронного документооборота с контрагентами и внутри компании. Если вы собираетесь сдавать отчетность в контролирующие органы в электронной форме, вам тоже не обойтись без ЭЦП.
Оформление электронно-цифровой подписи в большинстве случаев производится согласно четко регламентированным правилам в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры, а также в УЦ Федеральной налоговой службы и ее доверенных лиц. Перед тем как заняться ее получением, следует определить, в каких целях вы будете ее использовать.
Виды ЭЦП
Существует три вида ЭЦП:
- Простая электронная подпись (ПЭП). Подтверждает отправку документа конкретным лицом.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Подтверждает отсутствие изменений в документе с момента его подписания.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сочетает в себе качества первых двух видов ЭЦП, имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись от руки. Дает больше возможностей и лучше защищена, поэтому получает наибольшее распространение. Оперирует двумя кодовыми ключами — открытым и закрытым — которые работают только в паре. Сведения о владельце подтверждает сертификат ЭЦП, который имеет срок действия не более 365 дней. Используются такие ЭЦП для госзакупок, ответственных сделок и документов.
Усиленую электронно-цифровую подпись практически невозможно подделать. Объем вычислений, который для этого требуется, даже современные программные средства будут выполнять дольше, чем действуют подписанные документы. Однако для повышения доверия владельца к этому инструменту работы его электронная цифровая подпись может быть застрахована.
ЭЦП для электронных торгов
Электронно-цифровая подпись — неотъемлемая часть участия в электронных торгах. Здесь необходимо оперативно реагировать на действия конкурентов и успеть до конца торгов подать самое низкое ценовое предложение. ЭЦП, удостоверяющая каждое предложение, подтверждает серьезность намерений участника торгов и его готовность к заключению госконтракта по предложенной им цене согласно условиям аукционной документации. Кроме того, ЭЦП потребуется для заверения самой заявки на участие в электронном аукционе.
Для участия в электронных торгах необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. С другими видами подписей торговые площадки не работают.
ЭЦП должны быть у всех сотрудников компании — участника аукциона, которые занимаются регистрацией, непосредственно участием в аукционах и подписанием государственного контракта. Кроме того, уполномоченным сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность, чтобы подписывать документы от имени компании.
Это следует иметь в виду, если вы рассчитываете стоимость ЭЦП для электронных торгов. Чтобы получить сертификат УКЭП для электронных торгов, руководителям организации или индивидуальному предпринимателю потребуется лично явиться в любое место выдачи удостоверяющего центра ФНС России или доверенных лиц УЦ ФНС.
ЭЦП для документооборота
На электронный документооборот массово переходит большинство предприятий. Это позволяет снизить расходы на оформление документов. Вся документация предприятия хранится в единой базе, доступ к разным частям которой у каждой группы сотрудников свой. Внутренние и внешние бизнес-процессы зачастую предполагают подписание большого количества документов. Применение ЭЦП не просто позволяет перевести эти операции в электронную форму, но и заверять целые папки файлов, не тратя время на подписание документов по отдельности.
ЭЦП для кадрового документооборота
В кадровом делопроизводстве ЭДО, помимо уже указанных преимуществ, даёт дополнительные возможности. Так, с помощью сервиса КЭДО можно настроить автоматическую обработку и маршрутизацию кадровых документов. Или рассылать электронные уведомления о сроках и событиях, связанных с кадровыми процессами, что помогает контролировать ситуацию и отслеживать изменения в реальном времени.
В КЭДО можно использовать все виды ЭЦП. Однако для подписания юридически значимых документов (например, договора) руководителю и сотрудникам кадровой службы обязательно нужна УКЭП. Остальные работники могут использовать УНЭП.
Те, кто уже применяет ЭЦП, отмечают, что использование электронной цифровой подписи упрощает документооборот внутри компании и за ее пределами.
