Ведение бухгалтерского учета: подходы, ошибки и стоимость аутсорсинга

Любая компания должна вести бухгалтерский учет. И неважно, какие у бизнеса масштабы и направления деятельности. Нередко владельцы фирм сталкиваются с различными проблемами при ведении бухучета, а в некоторых организациях он и вовсе отсутствует. Такого, конечно, допускать нельзя. Как правильно вести бухучет, какие способы ведения возможны и какие есть требования к ведению бухгалтерского учета — обо всем этом расскажем в статье.

Способы ведения бухгалтерского учета

Основополагающие правила по ведению бухгалтерского учета обозначены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Согласно ему обязанность ведения бухучета лежит на каждой организации вне зависимости от выбранного режима налогообложения. Исключение составляют лишь ИП: индивидуальный предприниматель может не вести бухучет, если ведет налоговые регистры доходов и расходов[1]. Кроме указанного закона, есть и положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) — всего их 24. Как можно догадаться, там также содержатся правила, касающиеся ведения бухучета.

Предположим, собственник бизнеса знает, что вести бухучет ему необходимо. Но с чего начать? Прежде всего следует разобраться, каким образом это делается. Есть два основных способа организации ведения бухгалтерского учета: общий и упрощенный. Последний, в свою очередь, может быть полным, сокращенным и простым.

Упрощенная форма ведения бухучета, в том числе упрощенная бухгалтерская, то есть финансовая, отчетность, применима для:

• субъектов малого бизнеса;
• некоммерческих организаций;
• организаций, имеющих статус участников исследовательских проектов, а также проектов, связанных с разработками и коммерциализацией их результатов в соответствии с №244-ФЗ «Об инновационном центре «Сколково» от 28 сентября 2010 года.

Для некоторых организаций упрощенные способы ведения бухгалтерского учета запрещены. В их числе: организации госсектора, государственные корпорации и компании, политические партии (в том числе их отделения), различные кооперативы (жилищные, жилищно-строительные или кредитные), микрофинансовые фирмы, коллегии адвокатов, адвокатские бюро, юридические конторы, нотариальные палаты, СРО и так далее. Также не могут использовать упрощенный бухучет фирмы с обязательными аудиторскими проверками отчетности и некоммерческие организации, считающиеся иностранными агентами.

Разберем различия между формами упрощенного бухучета:

• Полный упрощенный бухгалтерский учет. По сути, он ближе к общему способу ведения бухгалтерского учета и отчетности с двойной записью в подходящих регистрах. О том, кому доступен такой способ ведения бухучета, говорилось выше. Всем этим организациям, применяющим упрощенную схему учета, позволяется предоставлять бухгалтерскую отчетность в упрощенном виде, например, не раскрывать в ней налоговые активы, отложенные налоговые обязательства и подобные объекты[2]. Также они могут сокращать количество синтетических счетов в принимаемых ими рабочих планах счетов бухучета. Так, для учета расходов, касающихся производства и продажи продукции, работ или услуг, фирма вместо счетов 20, 23, 25, 26, 28, 29 и 44 использует лишь один — счет 20 «Основное производство». Дополнительно предприниматели освобождаются от необходимости учитывать ряд положений по бухгалтерскому учету (ПБУ). Наконец, предприятиям, находящимся на полном упрощенном бухгалтерском учете, позволяется исправлять все серьезные ошибки в бухучете и в отчетности, совершенные в прошлых периодах, текущим годом. То есть делать ретроспективный пересчет не нужно.
• Сокращенный упрощенный бухгалтерский учет. Здесь также для любых операций осуществляется двойная запись. При этом все, что происходит с компанией и влияет на ее доход, а также на ее функционирование, отражается в журнале учета фактов хозяйственной жизни. Такая форма ведения бухгалтерского учета больше подойдет малым компаниям, выполняющим сравнительно небольшой объем однообразных операций.
• Простой упрощенный бухгалтерский учет доступен только микропредприятиям. Здесь, так же как и при сокращенном варианте, ведется журнал, но уже без двойной записи. Все данные об операциях записываются в формате таблицы, разделенной по видам счетов.

Однако на практике ни сокращенная, ни простая форма ведения упрощенного бухгалтерского учета не применяются.

Все предприятия — независимо от того, используют ли они упрощенную схему ведения бухучета, — вынуждены составлять учетную политику в строгом соответствии с положением, которое так и называется — «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008). Нужно объяснить, что же такое учетная политика. Это документ, в котором регламентируется порядок ведения бухгалтерского и налогового учетов. Однажды принятая УП будет применяться и в дальнейшем. Однако она может быть изменена, если вносятся поправки в законодательство, расширяется сфера деятельности, происходит смена владельца компании или в других подобных ситуациях. Поскольку в нашей статье речь идет о бухучете, приведем основные положения, которые утверждаются при принятии учетной политики для целей собственно бухгалтерского учета:

• рабочий план счетов бухучета (список всех счетов, необходимых для осуществления деятельности фирмы);
• формы первичных учетных документов, регистров бухучета и документов для внутренней отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• способы оценки этих активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетных сведений;
• порядок контроля за проведением хозяйственных операций;
• иные решения, связанные с организацией бухучета компании.

Частые ошибки в ведении учета, их возможные последствия и пути исправления

В ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ошибкой называется неверное отражение или неотражение фактов хозяйственной деятельности организации в бухучете и (или) в ее бухгалтерской отчетности.

Чаще всего неправильное ведение бухучета — это следствие незнания последних поправок в законодательстве. Закон меняется ежегодно, и многие предприниматели часто узнают о собственных ошибках слишком поздно — только в тот момент, когда сталкиваются с необходимостью оплатить штраф.

На втором месте по распространенности стоят ошибки в оформлении документов и при ведении первичной документации, которые могут быть как результатом неверного подсчета, так и банальной опечаткой. В любом случае все не так безобидно, как может показаться, ведь даже такие погрешности часто вызывают интерес у ИФНС.

Ошибки при расчете заработной платы сотрудникам: переплата или недоплата, срыв сроков начисления зарплаты, неправильный расчет уволенных сотрудников и так далее — тоже не редкость.

Бывает, что некомпетентный бухгалтер ошибается при проведении сложных операций, например при формировании первоначальной стоимости основных средств, сооруженных хозяйственным способом. Нередко допускаются ошибки и в учете лизинговых операций или при списании задолженности с истекшим сроком давности. Кроме того, в бухгалтерской отчетности организации может создаваться резерв по сомнительным долгам (то есть таким, которые, скорее всего, не будут погашены полностью или частично). Делается это для того, чтобы сведения о дебиторской задолженности компании были достоверными. Формируя этот резерв, ответственные лица также зачастую ошибаются.

Упомянутое выше ПБУ 22/2010 предписывает владельцу бизнеса самостоятельно определить серьезность упущения, после того как оно было обнаружено. В зависимости от степени влияния на экономические решения пользователей отчетных данных выделяют несущественные и существенные ошибки — и порядок их исправления будет различным. В обозначенном положении закреплен термин «существенная ошибка», однако четких критериев для ее определения нет. Как правило, серьезность ошибки определяется исходя из величины и характера соответствующей статьи бухгалтерской отчетности. Стоит отметить, что предприятие должно устранить все обнаруженные ошибки в документации любой степени серьезности.

Если в организации документация систематически ведется с нарушениями, штрафы от налоговой инспекции и последующая блокировка счетов неизбежны. К тому же предпринимателем, который слишком часто ошибается при расчете зарплаты сотрудникам, скорее всего, заинтересуется и трудовая инспекция. Это может вызвать недоверие со стороны как ИФНС, так и контрагентов и в конце концов привести к потере профессиональной репутации компании: ей будет сложнее находить партнеров и клиентов и участвовать в тендерах.

Конечно, ошибок и связанных с ними проблем можно избежать. Причем для этого предприятию вовсе не обязательно иметь квалифицированного специалиста в штате. В последнее время все более востребованными становятся услуги сторонних компаний, которые специализируются на аутсорсинге бухгалтерского учета.

Услуги по ведению бухгалтерского учета

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это, по сути, передача ведения бухучета специализированной компании. Многие предприниматели поручают все финансовые дела удаленным сотрудникам, чтобы обезопасить себя и свою компанию. У такого формата сотрудничества есть ряд плюсов:

• Высокое качество ведения бухучета. В сторонних компаниях, пользующихся хорошей репутацией, как правило, работают только профессионалы. Они могут заполнить всю необходимую документацию предприятия в соответствии с требованиями законодательства и с учетом всех нюансов. Воспользовавшись услугами аутсорсера, можно минимизировать риск совершения ошибок при расчетах, заполнении документации, составлении деклараций и так далее.
• Гарантия того, что работа будет выполнена. Стороннему специалисту в отличие от штатного бухгалтера не нужен оплачиваемый отпуск, он не уйдет на больничный, не уволится неожиданно для руководителя. Точнее, форс-мажор произойти может, но, поскольку с фирмой-аутсорсером заключен договор, она обязана оперативно предоставить другого квалифицированного работника. Бизнесмен может быть уверен в том, что профессионалы найдут правильный подход к решению всех задач с учетом специфики его компании.
• Возможность для руководителя освободиться от необходимости вести бухгалтерию (если в штате нет собственного специалиста) или контролировать ее. Как только договор с компанией, оказывающей услуги бухгалтерского учета и ведения финансов, подписан, предприниматель может заниматься своими непосредственными обязанностями, уделяя больше времени решению актуальных проблем. Останется лишь изучить ключевые документы, которые предоставит сторонний специалист. Он не просто полностью ведет весь учет, но и берет на себя роль «переговорщика», представляя интересы заказчика в спорах с ИФНС.
• Возможность сэкономить. Зачастую оплатить услуги по ведению бухгалтерского учета выгоднее, чем содержать в штате бухгалтера или даже целый отдел.

На помощь в каком объеме может рассчитывать руководитель организации, обращаясь к аутсорсеру? Сторонние компании могут взяться за какую-то определенную задачу или же осуществить полное ведение бухучета. Во втором случае к фирме-посреднику переходят обязанности по:

• составлению и систематическому ведению первичной документации;
• разработке учетной политики;
• заполнению бухгалтерских регистров;
• расчету заработной платы;
• составлению отчетов для налоговой.

На ответственное лицо могут ложиться и другие обязанности, не приведенные в этом списке, — все зависит от формы ведения бухгалтерского учета организации.

Стоимость ведения бухгалтерского учета

Размеры ежемесячной оплаты услуг аутсорсеров могут существенно различаться, но принципы ценообразования практически во всех фирмах одни и те же.

Главный параметр, определяющий стоимость работ по ведению бухгалтерского учета сторонними специалистами, — это объем документооборота компании-заказчика и количество операций, которые за месяц обрабатывает аутсорсер. Чем больше объем работ, выполняемых посредником, тем выше будет итоговая сумма. Если есть факторы, которые могут усложнить работу бухгалтера, это тоже повлияет на цену. К таким факторам можно отнести отсутствие у компании первичной документации (за ее составление, соответственно, нужно будет доплатить) или необходимость учета специфических операций. На стоимость услуг посредника непосредственным образом влияет и используемая в предприятии заказчика система налогообложения. Важен в этом отношении и вид экономической деятельности организации — чем она сложнее, тем бóльших усилий потребует ведение бухучета данной компании и тем больше времени это займет.

В среднем услуги по ведению бухучета для ИП обходятся в сумму порядка 7000–9000 рублей в месяц. Владельцы компаний средних размеров могут передать бухгалтерский учет посредникам за 15 000–25 000 рублей в месяц. А услуги сторонней компании для крупного предприятия с большим объемом документооборота будут стоить около 35 000–50 000 рублей.

Каждая хозяйственная операция в компании, будь то покупка офисного стула, выдача заработной платы или оформление кредита, должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете. При этом не имеет значения, какой у бизнеса масштаб. Трудности при ведении бухгалтерского учета возникают у многих предпринимателей, и часто допускаются ошибки разной степени существенности. Нарушения могут обернуться серьезными проблемами для компании. Оптимальным выходом из ситуации может стать обращение в специализированную фирму, занимающуюся ведением бухгалтерского учета.