Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Правильная организация закупок важна для бизнеса любого масштаба. Но если в небольшой компании закупками может заниматься руководство вместе с ассистентами, то с ростом предприятия для этого требуются слишком большие временные затраты, следовательно, вырастает и потребность в трудовых ресурсах. В таком случае оптимальное решение — автоматизация закупок. Что это такое и чем выгодна такая система организации закупок, расскажем в статье.

Что такое автоматизированные закупки и в чем их преимущества?

Главная цель автоматизации закупок на предприятии — повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом. Для этого используется специальная программа, которая помогает руководству компании оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Помимо этого, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей. Говоря простым языком, в лице программы автоматизированных закупок фирма получает ценного сотрудника, который не ошибается, не опаздывает, не требует зарплату и работает в десятки раз быстрее целого отдела.

Чтобы не быть голословными, приведем статистику: автоматизированная организация закупок на предприятии позволяет на 15–16% сократить затраты и на 20–30% ускорить сам закупочный процесс. И это не говоря уже об экономии времени закупщиков и поставщиков и о прозрачности самого алгоритма. При автоматизации закупок руководство может отслеживать все этапы, поэтому у особенно «предприимчивых» сотрудников нет шансов провести серые операции ради собственной выгоды. Данный процесс также помогает руководителю фирмы видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а не хранятся на компьютерах у разных менеджеров по закупкам. Что касается, документации, она находится в полном упорядоченном комплекте, поэтому нет рисков, что нужная бумага потеряется.

Все это помогает компании в том числе увеличить количество поставщиков и тем самым создать между ними конкуренцию. А значит, высоки шансы, что они предложат товары или услуги на более выгодных условиях без ущерба для качества. Разумеется, это тоже благотворно влияет на развитие фирмы.

Есть ли недостатки у автоматической организации процесса закупок? Пожалуй, основной из них — необходимость обучить сотрудников работе с автоматизированной системой. В небольшой фирме это сделать легко, в крупных компаниях с филиалами в разных городах — сложнее, однако организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Какие системы можно использовать для организации автоматических закупок

В каждой компании есть уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при автоматизации. В частности, речь идет о разных системах организации закупок. Если головной офис использует SAP, а его филиал в другой стране — 1С ERP, то для полноценной автоматизации закупок потребуются доработки и выстраивание связей между системами. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но у них есть ряд недостатков, например:

• Конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена. Киберпреступления давно перестали быть чем-то необычным, а уровень защиты даже самых известных баз данных нельзя назвать совершенным.
• У руководителя нет возможности быстрого поиска информации: истории тендера, отчетов по срокам и результатам. Это существенный минус, ведь в бизнесе важна оперативность.
• Коммуникация с поставщиками ведется по e-mail и телефону, в результате чего теряется ее история. Такие данные важны как на случай анализа результатов сотрудничества, так и в качестве доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами.
• Приходится каждый раз заново составлять документы и письма, так как нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг. Опять же, это отнимает много времени, которое можно потратить гораздо продуктивней.

Одним словом, локальные базы данных подходят только начинающим предпринимателям. Они просты и понятны в использовании, однако с расширением бизнеса теряют актуальность. Особенно на фоне автоматизированных систем организации закупок, которые помогают решить все перечисленные выше проблемы.

Особенности внедрения систем

Внедрение состоит из нескольких этапов. Вначале необходимо изучить бизнес-процессы в компании, чтобы грамотно спроектировать и разработать систему. Немаловажную роль также играет программное обеспечение фирмы, потому что слабое «железо» может попросту не справиться с такой нагрузкой. Однако специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают подобные нюансы и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок компании необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе можно дать как всем пользователям, так и нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок на предприятии. Если в компании несколько подразделений, то такую систему необходимо растиражировать на каждое из них. Оптимальный вариант — в первое время запустить ее в тестовом режиме. Это поможет сотрудникам без спешки ознакомиться с нововведением, а руководству убедиться в качестве работы.

Автоматизированная организация проведения закупок — сложный процесс лишь на первый взгляд. Тем более что компании, которые занимаются внедрением таких новшеств, располагают отделами техподдержки, куда можно обратиться с профильными вопросами. Главное — выбрать проверенного поставщика подобных услуг.