Офисный переезд: как перевезти целую компанию и не потерять ни одной скрепки

Далеко не каждая фирма может позволить себе приобрести офисное здание, поэтому чаще всего помещения берут в аренду. В этом есть свои плюсы: в случае необходимости компания легко сменит местонахождение. Причин для офисных переездов может быть много: владелец помещения решил его продать, фирме, которая расширилась, не хватает складов и кабинетов, а возможно, руководство нашло рабочее пространство комфортнее нынешнего и с более выгодными условиями аренды. Как бы то ни было, организовать переезд офиса нужно грамотно, чтобы не тратить после этого время и нервы на восстановление утерянных документов и испорченного имущества.

Переезд офиса — дело тонкое: как учесть все нюансы

Если переезд из одной квартиры в другую сравнивают с двумя пожарами, то переезд компании в новый офис, пожалуй, эквивалентен пяти. Во-первых, вещей даже у маленькой фирмы будет явно больше, чем у среднестатистической семьи. Во-вторых, все эти вещи отличаются разными габаритами, структурой и предназначением. Только представьте: перевезти придется как любимые комнатные цветы бухгалтера, так и сейф, где хранится выручка компании. Последний, к слову, может весить несколько сотен килограммов, и в багажник легковушки его не погрузить. А ведь есть еще и всевозможная техника: компьютеры, принтеры, сканеры, шредеры... У компаний с большой историей наверняка имеются архивы документов, которые также занимают много места, а если фирма вдобавок перевозит и свой склад, процесс офисного переезда только усложняется. О том, что это не просто доставка вещей из пункта А в пункт Б, можно и не говорить: разумеется, еще необходимо сохранить исходный внешний вид и рабочее состояние имущества. Одним словом, своими силами с этой задачей справиться нелегко. Поэтому в такой ситуации целесообразно заказать офисный переезд у профильной организации.

Обозначим услуги, которые могут входить в перевозку офиса:

• Разборка. При необходимости разбирается не только мебель, но и перегородки, офисная кухня и так далее. Конечно, для этого необходимы инструменты и определенные умения.
• Упаковка. Важно, чтобы у компании, которая занимается организацией переезда офиса, был в наличии различный материал, который подходит для упаковки любых грузов: крупных, хрупких, нестандартных.
• Вынос и погрузка, а также разгрузка и занос. Казалось бы, здесь можно справиться и своими силами. Однако вынести крупногабаритный груз не так-то просто, нередко для этого требуется специальное такелажное оборудование.
• Перевозка. Серьезная мувинговая компания располагает собственным парком автомобилей и может предоставить транспортные средства различной вместимости.
• Распаковка и сборка. Лучше, когда сборкой занимается профессионал. Человек без необходимых навыков может попросту испортить мебель.

Выбираем мувинговую компанию для переезда в новый офис

Разберем основные признаки, отличающие надежную компанию по организации офисных переездов.

Квалифицированные сотрудники, работа в удобное для заказчика время

У многих наших соотечественников образ грузчика до сих пор ассоциируется с карикатурным персонажем из анекдотов, у которого обязательно трехдневная щетина и двухнедельный перегар. Не будем лукавить, такие «кадры» действительно существуют, но в серьезных компаниях, которые заботятся о своей репутации, вы таких не встретите. То же самое можно сказать и о водителях: доверять транспортировку вещей во время переезда офиса лихачу, который не знает расшифровку аббревиатуры ПДД, ни одна уважающая себя организация не станет.

«Временной фактор» тоже важен. Мало какой фирме захочется прерывать трудовой процесс — удобнее заняться переездом компании в новый офис в выходной день или даже ночью. По этой причине перевозчик, работающий сугубо по будням с девяти до шести, — не самый оптимальный вариант.

Любые услуги от разбора до сборки, в том числе упаковка и такелаж

Преимущества переезда офиса под ключ очевидны. Если мувер не предоставляет полный спектр услуг, клиенту придется дополнительно искать рабочих, что не только отнимет время, но и приведет к лишним расходам.

Оборудованные и чистые машины

Внутри транспорт должен быть обшит мягким материалом и оснащен фиксирующими элементами — это важно для сохранности груза. Чистота же — залог не только здоровья, но и отсутствия негативных впечатлений от переезда в новый офис: получить в результате транспортировки бежевые жалюзи с грязевыми разводами будет не очень приятно. Да и как тут не задуматься: раз мувер небрежно относится к своему имуществу, будет ли он аккуратен с имуществом клиента?

Оформление договора с компанией и гарантия

К этому моменту стоит отнестись особенно внимательно. В случае возникновения разногласий с компанией, которая организует переезд офиса, разрешить конфликт может только законодательство. Переезд с гарантией, прописанной в договоре, — это возможность регулировать права и обязанности сторон. Фактически же гарантия позволяет защитить клиентов от некачественных услуг и халатного отношения.

Пунктуальность, вежливость и чистоплотность грузчиков

Конечно, человеческий фактор никто не отменял, и один опоздавший по независящей от него причине работник — не повод делать отрицательные выводы обо всей компании. Но что если в данной организации это норма и любые виды работ будут выполняться так же недобросовестно? Чтобы не мучиться в догадках, советуем почитать отзывы о мувинговой компании на различных сторонних ресурсах.

Фиксированные цены

Сумма должна быть четко прописана в договоре на офисный переезд. Стоит заранее убедиться, что в указанную стоимость переезда офиса входят все необходимые услуги и можно не опасаться «сюрпризов» в виде непредвиденных доплат.

К вопросу о деньгах: сколько стоит заказать офисный переезд?

Сколько будет стоить переезд офиса, зависит от нескольких факторов: от объема работ, количества машин, удаленности объектов от МКАД. На расценки на офисные переезды также влияет количество занятых на объекте грузчиков, ведь труд каждого оплачивается отдельно. Обычно час работы такого сотрудника стоит 450–500 рублей. Кстати, большинство компаний устанавливает минимальную продолжительность заказа в четыре часа, сюда входит и дорога от точки отправки до пункта назначения.

Почасовые тарифы действуют и на транспорт. Четыре часа работы машин с объемом кузова от 7 до 18 м³ обойдутся в сумму около 3000–3300 рублей, но по истечении данного времени тариф обычно с каждым часом увеличивается на несколько сотен рублей. Более крупный автомобиль с объемом кузова 32–36 м³ будет стоить дороже — примерно 7000 рублей за семь часов работы, потому что, как правило, это минимальное время, на которое выезжают подобные «тяжеловесы». По мере удаленности от МКАД за каждый километр нужно будет доплатить 15–25 рублей.

Рынок офисных переездов в столице довольно обширный, и качество услуг в фирмах может существенно различаться. Оптимально, если мувинговая компания предоставляет гарантию, готова оказать полный спектр услуг, имеет в штате не только грузчиков, но и сборщиков мебели, такелажников, а также располагает собственным автопарком. В таких критериях нет ничего сверхъестественного — это современный стандарт качества работы, которому следуют надежные компании-перевозчики.