Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
«Кто владеет информацией — владеет миром» — эта крылатая фраза Ротшильда как нельзя лучше отражает важность инфопотока в нашей жизни. Практически все существование человечества так или иначе построено на основе тех или иных видов информации — графической, звуковой, видео, текстовой. В частности, последний вид особенно важен в рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Расскажем, как решение компании ABBYY — платформа ABBYY FlexiCapture — может облегчить участь работников бухгалтерии.
Технологии обработки информации: от пера и чернил до искусственного интеллекта
Удивительно, но первые бухгалтерские операции датируются еще 3600 годом до н. э. В Шумерском государстве в ту эпоху в качестве носителя информации использовались глиняные таблички. Дальнейшая история обработки бухгалтерских документов делится на несколько этапов.
Первый этап, продлившийся до второй половины XIX века. Его можно назвать «ручным», поскольку информация собиралась и обрабатывалась исключительно с помощью бумаги, пера и чернильницы. Это эпоха толстых бухгалтерских книг и рукописных копий документов. Точность данных оставляла желать лучшего, поскольку человеческий фактор не мог не играть своей роли. К тому же информация в это время была плохо защищена, ее доставка осуществлялась либо обычно почтой, либо курьерами, что отнюдь не гарантировало стопроцентной надежности.
Второй этап, конец XIX — середина XX века. Он носит название электромеханического и берет начало с 1831 года. В это время было создано первое электромагнитное реле, а компостирование билетов на железной дороге подсказало идею изобретения механического табулятора с вводом чисел при помощи перфокарт. Была изобретена пишущая машинка, а также модернизирована почтовая система, что несколько облегчило труд бухгалтеров и сделало информацию более защищенной.
Это интересно
В 1930 году на основе табуляторов в Питтсбурге (США) был создан прообраз первой вычислительной сети из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок. Эта сеть использовалась для расчетов с покупателями в одном из универмагов.
Третий этап. Вторая половина XX века, начало компьютерной эпохи. Этот этап начался с появления первых ЭВМ, которые уже были способны обрабатывать бухгалтерские данные. Технология обработки включала три важнейших компонента — учет, анализ и принятие решений. Были изобретены копировальная техника, диктофоны, но объем бумажных документов на этом этапе все еще огромен.
Четвертый этап. XXI век — эпоха интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации. Сегодня бумажные документы все чаще можно перевести в электронный вид. Основные этапы обработки и ввода данных начинают осуществляться без участия человека, резко снижается количество ошибок.
Программы действительно способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из любых типов бухгалтерских документов — счетов-фактур, договоров, счетов. При этом способ их получения может быть любым — сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения в любом случае распознают и определят тип документа, извлекут данные и передадут их в корпоративную информационную систему. Одно из таких решений — ABBYY FlexiCapture, которое использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта.
ABBYY FlexiCapture в действии: что день грядущий нам готовит?
Каждому бухгалтеру знакома авральная ситуация, когда приближается время сдачи отчетности по НДС в налоговую и бумажные документы от поставщиков начинают множиться на глазах. Если в обычное время в течение дня требуется обработать, скажем, 20–30 документов, то в конце месяца их количество может достигать нескольких сотен ежедневно. Вручную обработать такой массив информации очень сложно, повышается вероятность ошибок и неточностей. При этом нужно учесть, что каждый документ должен быть не только введен в систему, но и проверен на соответствие требованиям законодательства, иначе велика вероятность получения претензий и штрафов от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерию поступает множество электронных документов, которые также необходимо проверить и ввести в систему.
Помочь в решении этой и многих других задач способно решение ABBYY FlexiCapture. Это универсальная платформа, применение которой в бухгалтерии способно оптимизировать важнейшие бизнес-процессы, связанные с документооборотом. При этом документы могут поступать в систему единым потоком, без предварительной сортировки и иметь любую форму.
Как выглядит работа бухгалтера с применением этого решения? Сотрудник открывает приложение на своем ПК и сканирует нужные документы либо загружает уже присланные сканы. Далее с помощью платформы ABBYY FlexiCapture все происходит автоматически: решение выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Далее документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Чтоб сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
На заметку
Платформа ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку позволяет удаленно собирать данные на местах (из региональных подразделений) и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Система ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. При сканировании многостраничных документов порядок страниц абсолютно не важен — обработка документа и сборка данных будет проведена на основе определенных правил.
Как показывает практика, с использованием данного решения время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode) точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз[1]. Что немаловажно для организаций, система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года[2], поскольку имеет разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture: проверено на практике
Но какую же реальную пользу ABBYY FlexiCapture может принести бизнесу? Вот только несколько кейсов из большого портфолио компании ABBYY.
PwC
Международная сеть компаний PwC, предоставляющая аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения, знакома практически каждому. Клиентами PwC в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в том, чтобы повысить эффективность обработки финансовых документов и автоматизировать их перенос в корпоративную информационную систему. Ранее в компании вручную проводились обработка первичных бухгалтерских документов и сверка данных из них с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.
Для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки была выбрана платформа ABBYY FlexiCapture. На начальном этапе внедрения было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама.
В результате внедрения этого решения значительно повысилась эффективность процесса обработки, а освободившееся время сотрудники компании используют для решения важных производственных задач, в том числе уделяют больше времени общению с клиентами.
Банк «Открытие»
Один из самых крупных розничных банков в России. «Открытие» входит в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны.
Ежедневно банк обрабатывает примерно 1500–2000 различных документов, включая платежные поручения, платежные требования, чеки и т. д. Сотрудники банка ранее вручную обрабатывали эти документы, что не только занимало бόльшую часть их рабочего времени, но и влекло за собой ошибки, чреватые организационными и финансовыми рисками для банка. Руководство «Открытия» решило оптимизировать процесс обработки данных, сократить трудозатраты и повысить эффективность обработки документов.
В январе 2014 года банк внедрил ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года — в филиальной сети. Сейчас программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Автоматизация процессов свела практически к нулю возникновение операционных рисков или возможность мошеннических действий, вызванных человеческим фактором. Благодаря точности и качеству потокового ввода трудозатраты на обработку информации сократились в 30 раз. Весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был полностью унифицирован и перенесен в бэк-офис. Теперь квалифицированные сотрудники полностью освобождены от рутинной работы.
В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создать электронный архив.
ООО «РН-Ванкор»
«РН-Ванкор» — дочернее предприятие одной из крупнейших мировых нефтегазовых корпораций ОАО НК «Роснефть» — также использует решения ABBYY для автоматизации обработки информации.
Для снижения затрат, сокращения случаев порчи и утери бумажных оригиналов и сроков обработки первичных бухгалтерских документов компания решила перейти к электронному документообороту. Кроме того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных бухгалтерских документов в налоговые органы в электронном виде. Для этого была разработана система управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
Решение работает следующим образом. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает документ, определяет его тип, анализирует комплектность и правильность оформления. Далее сотрудник проверяет, правильно ли распознана информация. После этого документ размещается на сервере, а потом направляется на согласование. Система способна напоминать о необходимости передачи документа в архив и формировать реестр приема-передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формирует массовые выгрузки по результатам поиска.
За счет полной автоматизации сократились сроки обработки и внесения документов в систему, а также возросла точность их сопоставления с бумажными версиями. Система работает в компании уже более 2 лет, всего в ней настроено около 40 шаблонов, а в год обрабатывается более 1 миллиона страниц.
ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат»
Группа ММК входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позиции в России среди предприятий черной металлургии.
В компании в 2011 году уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, с помощью которых обрабатывались первичные бухгалтерские документы. Однако старые системы отличались недостаточной гибкостью и не позволяли изменять параметры их работы. Потребовалось внедрить решение, которое позволяло бы при необходимости оперативно менять шаблоны документов, не обращаясь к разработчику.
В перечень задач входило также обеспечение быстрого сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему и автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, в частности неструктурированных документов, таких как счета.
Было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, поскольку оно позволяет развивать систему силами собственных сотрудников IT-подразделения компании. К тому же решение очень легко интегрировать в уже существующую в организации систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture ускорился и упростился процесс обработки первичных бухгалтерских документов, с ее помощью ежемесячно сканируется и распознается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Это далеко не все кейсы, касающиеся успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальной платформы ABBYY FlexiCapture на практике. Решение универсально и может применяться почти во всех отраслях бизнеса, поскольку ведение бухгалтерского учета — неотъемлемое требование законодательства. Продукты для интеллектуальной обработки данных особенно востребованы крупными компаниями нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где годовой документооборот составляет тысячи и даже десятки тысяч документов и автоматизированная обработка документации существенно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
