Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Всем известно, что успешная работа компании строится в основном силами команды. Но зачастую сотрудники мало мотивированы, плохо понимают свои обязанности и функционал, не умеют общаться друг с другом, а значит, и работать в коллективе. Как исправить ситуацию? На помощь может прийти создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании.

Корпоративный портал = интранет?

В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.

Интранет, или интрасеть — это, как следует из названия, внутренняя сеть для сотрудников, работающая по тем же принципам, что и интернет, закрытая для посторонних пользователей[1]. Технически наполнение этого виртуального пространства «для своих» может быть любым: например, небольшой сайт (или даже несколько для разных отделов), набор документов для внутреннего пользования или общая база клиентов, доступная только сотрудникам. От обычной локальной сети интрасеть отличает использование web-технологий, то есть возможность входа пользователя через обычный интернет-браузер[2].

Корпоративный портал (КП) — современная разновидность содержимого внутренней сети организации, многофункциональный сервис, который может обеспечивать доступ к программам документооборота, к планировщику задач, к платформе для видеоконференций и многим другим возможностям в зависимости от потребностей компании. Портал может быть выполнен на базе различных платформ, например, известные «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Итак, если интранет — это внутренняя сеть компании в целом, то КП — внешний интерфейс такой сети[3]. Однако все чаще корпоративные порталы для сотрудников именуют просто «интранет». В рамках данной статьи мы будем придерживаться этого же принципа и использовать термины «интранет», «интрасеть» в значении «корпоративный портал».

Функционал интранет-портала

Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?

• Создание общего информационного пространства
  Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы, в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства, что очень важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников.
  Кроме того, интранет может все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
• Обучение персонала
  Многие компании формируют собственную «базу знаний» или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение;
• Формирование корпоративной культуры
  Даже простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Может быть, для небольшой фирмы это не столь важно, но в крупных корпорациях, а также при удаленной работе персонала это необходимый сервис. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
• Коммуникации
  Еще недавно для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интрасетью такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.
• Контроль
  Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
• Безопасность
  Многие помнят, какой скандал разразился в США после взлома рабочей переписки на личной почте высокопоставленных чиновников[4]. Интрасеть может быть и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Как внедрить интрасеть в организацию?

Существует три основных способа создания интрасети:

• разработка корпоративного портала исходя из потребностей фирмы на базе существующей платформы;
• покупка и внедрение готового «коробочного» решения;
• подключение к «облачному» сервису[6].

Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.

Второй вариант — более бюджетный и быстрый в исполнении. Он подходит тем компаниям, которых устраивают стандартные возможности «из коробки», а также тем, кто пока не определился, какие функции понадобятся в дальнейшем. По мере развития фирмы такой портал можно дорабатывать.

Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам[7].

Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Плюсы и минусы корпоративного портала

Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:

• Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
• Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
• Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
• Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.