10 лучших архивных компаний в Москве в 2024 году
В современном мире, где хранение и грамотная утилизация документов играют ключевую роль, архивирование данных становится важной задачей для многих организаций. Рассказываем о лучших архивных компаниях Москвы.
В столице работают десятки архивных компаний, предлагающих своим клиентам услуги в области хранения и утилизации документов. Самостоятельное уничтожение бумаг или поиск места хранения больших массивов данных сулит излишними тратами. Гораздо эффективнее обратиться за помощью к профессионалам. Выбрали ключевые архивные компании Москвы и дали советы по отбору надежных партнеров.
Что такое архивная компания
Архивная компания – это профессиональная организация, занимающаяся хранением, обработкой и управлением документами. В случае необходимости, специализированные отделы и фирмы помогут с утилизацией документов. Компании предоставляют услуги по созданию архивов, их систематизации, а также обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа и потери. Такие организации функционируют в рамках федерального закона № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Архивные компании могут работать как с физическими, так и с электронными документами, базами данных. Многие из них напрямую сотрудничают с государственными архивами. Собрали список из десяти лучших архивных компаний в Москве, которые предлагают широкий спектр услуг по хранению, обработке и утилизации документов.
Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
Рейтинг топ-10 лучших архивных компаний в Москве
«Делис Архив»
Одна из крупнейших архивных компаний в России, работающая на рынке с 2000 года. За это время реализовала более тысячи крупных проектов для клиентов как из России, так и из-за границы. Основные направления работы: хранение документов, архивная обработка, уничтожение документов, переплет документов, сканирование документов, оптимизация документооборота, создание электронных архивов.
В компании разрабатывают технологии для оцифровки документов и создания электронных архивов, что делает процессы более эффективными. Среди клиентов организации крупные российские корпорации, высшие учебные заведения, министерства и ведомства.
Контакты
Телефон: 8 (800) 707-87-00
Адрес: Москва, Хохловский переулок, 16
«Архив Услуги»
Компания выполняет работы по архивной обработке, переплету и безопасному уничтожению документации. Основные приоритеты фирмы – высокое качество, оптимальные сроки и приемлемые цены. И все это в рамках федерального закона № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основные услуги также включают: бесплатный выезд архивиста для оценки работ, экспертиза ценности документов, упорядочение и систематизация документации, сдача документов в архив при ликвидации организаций. Команда обладает большим опытом в делопроизводстве и архивном учете, что обеспечивает качественное выполнение работ. Компания стремится облегчить клиентам процесс управления документами, гарантируя сохранность архивных данных. Все бонусы, условия и гарантии будут прописаны в договоре.
Контакты
Телефон: 8 (495) 506-07-25
Адрес: Москва, Егорьевский проезд, 3А
«Первая архивная компания»
Известная на рынке Москвы компания в сфере делопроизводства и архивного дела, работающая с 2008 года. На протяжении всех этих лет организация зарекомендовала себя как надежный партнер для государственных органов, муниципальных учреждений, а также крупных и малых коммерческих предприятий.
Компания предлагает широкий спектр услуг, включая архивную обработку, оптимизацию документооборота, хранение и уничтожение документов. Обращаясь в организацию, клиенты получают возможность существенно сократить затраты на архивы, освободить офисные площади от неиспользуемых документов и повысить уровень информационной безопасности.
Контакты
Телефон: 8 (495) 646-70-51
Адрес: Москва, Островитянова, 29/120
«БизАрхив»
Компания предоставляет широкий спектр услуг по архивированию и управлению документами, как для юридических, так и для физических лиц. Основная деятельность фирмы включает хранение, упорядочение, обработку, уничтожение документов и их перевод в электронный формат.
Специалисты компании обладают знаниями о специфических требованиях государственных и муниципальных архивов, а также акцентируют внимание на реальных потребностях клиентов. Для повышения качества сервиса, архивисты и делопроизводители компании предлагают бесплатные консультации.
Контакты
Телефон: 8 (915) 092-67-64
Адрес: Москва, 2-я Рощинская, 4
«Архивариусъ»
Предлагает широкий спектр услуг, включая создание бумажного и электронного архива, переплет архивных документов, составление описи и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Специалисты компании выезжают в офис клиентов, что позволяет детально изучить специфику бизнеса и учесть индивидуальные потребности.
Сотрудники компании более 15 лет успешно работают на столичном рынке. Клиентам предлагают оплату услуг в том числе и после выполнения работы, с возможностью отсрочки, а также оговаривают условия гарантии на выполненные услуги. Компания имеет опыт сотрудничества с организациями, имеющими большой документооборот, готова создать архивы любой сложности.
Контакты
Телефон: 8 (495) 532-07-32
Адрес: Москва, Авангардная, 3
«ОРБ»
С момента своего основания в 2004 году компания зарекомендовала себя одним из лидеров столичного рынка архивных услуг. В организации тщательно оберегают не только документы, но и личную информацию – соблюдается полная конфиденциальность.
Компания предлагает широкий спектр услуг, включая архивную обработку, хранение и утилизацию документов, а также цифровизацию архива. Для удобства клиентов предусмотрены форма заявки и предварительный расчет на сайте. Организация гарантирует полную конфиденциальность и профессиональный подход к каждому делу, используя современные технические средства и методы хранения и защиты информации.
Контакты
Телефон: 8 (495) 734-78-00
Адрес: Москва, 2-я Лыковская, 63
«Архивный эксперт»
Компания была основана в 2003 году. Специалисты имеют большой опыт работы с различными предприятиями, включая бюджетные организации, и могут эффективно решать вопросы, связанные с архивами.
Сотрудничество с организацией позволяет компаниям существенно сократить расходы на ведение архива и защититься от налоговых и юридических рисков. Сегодня компания обслуживает более 14 тысяч клиентов, включая известные российские бренды. Имеет свыше 50 партнеров, перевела 286 организаций на электронные архивы, обработав около 15 млн документов.
Контакты
Телефон: 8 (495) 226-16-67
Адрес: Москва, Красноармейская, 4
«ПроектАрхив»
Компания предлагает услуги по архивной обработке документов, занимается уничтожением, переплетом и архивацией для организаций в стадии ликвидации, банкротства или реорганизации. Сдает документы на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Предлагает широкий спектр услуг, включая архивирование кадровых, бухгалтерских и юридических документов, оценку состояния архивного фонда, разработку инструкций и номенклатуры дел.
Контакты
Телефон: 8 (925) 506-13-79
Адрес: Москва, Профсоюзная, 80к2
«Архив–про»
Компания предоставляет широкий спектр услуг в области управления документами. Основные направления включают архивную обработку, сканирование документов, конфиденциальное уничтожение и подготовку бумаг к государственному хранению.
Служба нацелена на снижение расходов на содержание и помогает сэкономить время сотрудников. Активно ведет работу с медицинскими учреждениями, арбитражными управляющими, образовательными организациями и федеральными учреждениями. В компании реализована простая и понятная система работы с документами, ориентированная на интересы клиентов. Высокое качество работы подтверждается письменной гарантией на все предоставляемые услуги.
Контакты
Телефон: 8 (495) 255-08-82
Адрес: Москва, Ленская, 2/21
«Архив-Сервис»
Архивная компания, работающая с 1997 года на рынке Москвы. Основное направление – внеофисное хранение и управление документами. Сотрудники всегда готовы проконсультировать клиентов по вопросам архивирования и хранения. Более того, компания всегда идет на встречу – не предусмотрены штрафы за досрочное расторжение договора.
Помогает организациям сокращать затраты, внедрять эффективные методы управления документами. Компания работает на московском рынке более 20 лет, заслужив профессиональную репутацию. Среди клиентов в разные годы были основные корпорации России.
Контакты
Телефон: 8 (495) 973-95-77
Адрес: Москва, Иловайская, 3А
Цены на архивные услуги в Москве
Цены могут варьироваться в зависимости от объема работ и конкретной компании. Предлагаем ознакомиться со средней стоимостью архивных услуг в Москве.
| Услуги | Средняя стоимость |
| Хранение документов | от 100 рублей за одно место/месяц |
| Сканирование документов | от 5 рублей страница |
| Услуги по организации архива | от 2 000 рублей за проект |
| Консультации | от 1 500 рублей в час |
Как выбрать архивную компанию в Москве
Перед тем, как выбирать архивную компанию, четко определите, какие услуги вам нужны. Это может быть хранение документов, их цифровизация или уничтожение. После того, как определитесь с целью, можно переходить к выбору.
Рынок
На столичном рынке работают десяки профильных компаний, поэтому проведите исследование и составьте список потенциальных партнеров. Ознакомьтесь с их услугами, репутацией, веб-сайтом, с отзывами клиентов на платформax типа Google, Яндекс и специализированных форумах. Проверьте, сколько лет компания работает в этой сфере. Лучше выбирать долгожителей, которые успели обслужить тысячи клиентов.
Стоимость
Сравните расценки на услуги различных компаний. Не всегда самая низкая цена является лучшим вариантом, важно учитывать качество обслуживания и наличие просторных помещений у архива.
Лицензии и сертификаты
Убедитесь, что компания имеет все необходимые лицензии и сертификаты для работы с документами, особенно, если речь идет о конфиденциальной информации. Как мы упоминали выше, архивная компания должна работать в соответствии с ФЗ №125.
Меры безопасности
Поинтересуйтесь, какие меры безопасности применяются для защиты ваших данных. Проверьте физическую безопасность хранилищ, системы контроля доступа и шифрования данных.
Уровень обслуживания
Обратите внимание на сервис для клиентов. Как быстро компания отвечает на запросы? Готовы ли они предоставить консультации по вашим вопросам? Позвоните в несколько компаний и обсудите ваши требования. Проанализируйте все полученные предложения и выберите лучшее.
Договор
Перед началом сотрудничества обязательно заключите официальный договор, в котором будут прописаны все условия оказания услуг. Внимательно прочитайте все разделы, включая стоимость и гарантии, прежде чем подписывать его.
Отзыв эксперта об архивных компаниях в Москве
Своим мнением о рынке архивных компаний столицы поделился Алексей Подпалый, генеральный директор ООО «Федеральное кадастровое агентство».
«Если речь идет об архивном хранении документации на твердых носителях (бумага, винил или иные пленки, все то, что может быть доступно в электронном виде, но непосредственной ценностью обладает именно в своем подлинном, первозданном виде), то позволить себе ведение архива как отдельного подразделения в настоящий момент может далеко на каждая компания.
Под ведение архива должны быть выделены отдельные помещения, они должны быть оборудованы по специальным требованиям, включающим в себя всевозможную защиту от утраты архивной документации тем или иным способом, должна быть выделена штатная единица, которая занимается ведением архива и его поддержанием.
По данным бизнес-агрегаторов, в Москве насчитывается порядка 200 компаний, занимающихся архивным делом. Спектр предоставляемых ими услуг очень широк. Начиная от ведения архива «под ключ», когда специалист такой организации приезжает в офис заказчика, забирает документы, анализирует их содержимое и пополняет архив уже в том пространстве, которое было предоставлено клиенту под хранение архива, включая оцифровку таких документов и размещение в электронной базе данных предприятия, и заканчивая просто сдачей в аренду мест в специализированном хранилище.
К счастью, на рынке существует много компаний, занимающихся внешним ведением и хранением архива организаций. Это прежде всего кадровая информация по сотрудникам, работавшим в организации за время ее существования. Так как это очень деликатная информация, содержащая сведения о конкретных людях, то ее необходимо хранить в защищенных условиях, но таким образом, чтобы она была доступна руководству организации. Далее – это могут быть оригиналы юридических документов, которые подписывают клиенты и контрагенты организации, а также проектная документация, которая как правило занимает достаточно много места, но не так часто востребована или же как вариант – результаты исследований, наблюдений, мониторинга.
Таким образом, основными клиентами компаний, занимающихся профессиональным ведением архивов являются организации, существующие много лет, и как следствие, имеющие как минимум кадровый архив, юридические компании, которым важно защищенное хранение оригиналов важных документов, а также арбитражные управляющие, организации, занимающиеся строительством, имеющие большое количество чертежей и проектной документации, научные и исследовательские организации, для которых хранение каких-либо записей в бумажном виде является критическим».
Популярные вопросы и ответы
Попросили эксперта ответить на самые популярные вопросы об архивных компаниях Москвы.
Как можно сэкономить на услугах архивных компаний в Москве?
Какие услуги оказывают архивные компании в Москве?
• комплексная организация ведения архива организации: то есть можно сказать предоставление услуги «под ключ», в этом случае компания берет на себя все функции, связанные с ведением, хранением, пополнением организации-клиента;
• хранение документов: компания берет на себя услуги по ответственному хранению документов клиента, с обеспечением постоянного доступа к ним и возможностью работать с архивом на территории компании;
• создание электронного вида архива организации: это вообще можно считать отдельным направлением деятельности архивных компаний, так как это наиболее востребованная услуга – многим организациям требуется переход на электронный документооборот с возможностью создания образов документов и их последующего электронного хранения;
• уничтожение документов: сотрудники компании по определенным критериям относят часть документов к категории «утратившие ценность» и проводят их уничтожение, с ведением реестра уничтоженных документов;
• временных помощник: данная услуга предполагает, что от компании выделяется компетентный специалист для наведения порядка в архиве или вообще его создания с нуля «на базе», то есть на территории клиента.
Это далеко не полный перечень услуг, которые предоставляют архивные компании, их спектр достаточно широк и сможет закрыть любые потребности в ведении архиве клиента.
Как проверить архивную компанию в Москве?
1. «Возраст» архивной компании, то есть стаж работы на рынке. Особенностями архивного дела являются его долгосрочность и основательность. Таким образом, подобная компания должна зарекомендовать себя на рынке и «возраст» ее должен быть не менее 5 лет.
2. Наличие специально оборудованных площадей для хранения архивов (желательно в собственности компании).
3. Наличие в штате компании не менее двух специалистов, имеющих профильное образование.