Программа iiko (Айко) для ресторанов: как пользоваться программой пошагово, где купить, сколько стоит

Ведущий бизнес-тренд в наше время — автоматизация всего и вся на производстве. «Роботы» экономят бюджет, делают работу персонала более эффективной и помогают вести учет. Сегодня автоматизацией пользуются сотни тысяч ресторанов в мире. Не только сетевые гиганты или фешенебельные заведения, но и столовые в бизнес-центрах, дарк-китчен доставки (кухни, в которых готовят только на вынос), фудтраки и небольшие кофейни. Одна из популярных программ для автоматизации ресторанов — iiko (Айко). Вместе с экспертом расскажем про ее основные характеристики, где купить, как пройти пройти обучение и сколько стоит iiko.

Что такое iiko

iiko – система, которая помогает автоматизировать ресторанный бизнес. Ее используют более 40 000 ресторанов в 17 странах мира. Система позволяет выстроить бизнес-процессы и работать в режиме одного окна как в мини-кофейнях, так и в больших сетевых проектах.

Программа охватывает основные бизнес процессы на предприятиях общественного питания: продажи, маркетинг, управление персоналом, закупки и склад, учет и финансовое планирование, помогает контролировать важные операции и вовремя принимать решения для повышения или сохранения заработка и сокращения потерь.

Компания предлагает бизнесу разные пакетные решения, большинство на базе облачных сервисов (т.е. хранение информации на удаленных серверах, чтобы иметь быстрый доступ с любых устройств и отовсюду). В пакет могут входить приложения для администрирования заведения или сразу всей сети, работа с продажами и обслуживанием гостей и другие.

Характеристики и сферы использования программы iiko

iiko дает возможность автоматизировать, эффективно управлять и контролировать многие процессы на предприятиях общепита:

Привычному формату кафе и ресторанам с обслуживанием у столика, программа позволит повысить уровень сервиса и увеличить средний чек за счет приема заказов через мобильный телефон или POS-терминал. Также программа работает с подсказками для официанта, данными стоп-листа и рейтингом продаж.

Для владельцев кафе с доставкой разработчики подготовили шаблон готового сайта, централизованный прием заявок из любых источников, планирование маршрута и отслеживание курьеров на интерактивной карте.

В сфере фаст-фуда через это программное решение могут работать терминалы самообслуживания с формированием комбо-наборов, мобильные приложения гостя, акции и пуш-уведомления для увеличения посещаемости.

Используя умную систему в столовой, можно настроить автоматическое распознавание блюд на подносе, подключить весы к кассе, контролировать переработку и списания с линии раздачи, соотносить продажи и остатки блюд по единой цене.

Система для автоматизации предлагает и актуальные для всех видов общепита функции. Например, планирование графика работы персонала на основании прогноза продаж и расчет заработной платы по сформированной программе мотивации.

В программе iiko можно настроить автоматическую фиксацию приемки товара, проведение инвентаризаций, формирование актов перемещения и списания. Все это позволяют сделать прямо с мобильного телефона или POS-терминала. Руководитель получит реальную отчетность по каждому предприятию или общую по сети заведений в онлайн-режиме.

Данные конструктора отчетов покажут точки роста, помогут оптимизировать меню, работу персонала и получить полный управленческий учет.

Для работы с программой в зале и баре необходимо базовое оборудование:

POS-терминалы или терминалы самообслуживания и принтеры чеков.

Для работы на кухне нужно следующее:

Принтер чеков или POS-терминал шеф-повара (для распределения заказов по цехам).

Для доступа к отчетности и работе с базой данных подойдет обычный компьютер.

Минимальные системные требования для терминала с iikoFront (задействован во фронт-офисе ресторана, т.е. в непосредственной работе с клиентами):

Двухъядерный процессор (не менее 4-х потоков, от 2 ГГц), кэш от 2 Мб.
Оперативная память от 2 Гб, но лучше 4 Гб.
Жесткий диск на 64 Гб, лучше если это SSD, а не HDD.
Подключение к интернету.
Дисплей с поддержкой разрешения 1024х768 пикселей.
Windows Embedded POSReady 8, Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2, Windows 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2), Windows 10 IoT Enterprise.

Минимальные системные требования для компьютера с iikoOffice (нужна в работе администратора, бухгалтера, директора ресторана):

Двухъядерный процессор (не менее 4-х потоков, от 3 ГГц), кэш от 2 Мб.
Оперативная память от 2 Гб, но лучше от 4 Гб.
Жесткий диск на 100 Гб. Приоритет SSD-накопителям.
Сетевая карта с пропускной способностью 100 Мбит.
Дисплей с поддержкой разрешения 1280х1024 пикселей.
Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2, Windows 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2).

Программа iiko (Айко) для ресторанов — Сегодня автоматизацией пользуются сотни тысяч ресторанов в мире. Фото: Ketut Subiyanto, pexels.com

Как пользоваться программой iiko

— Каждый сотрудник ресторана использует систему автоматизации по-своему. Программа устроена так, чтобы снабжать персонал заведения нужной информацией в нужный момент и помогать выполнять ежедневную работу. А управляющий и владелец бизнеса могут контролировать все процессы в реальном времени и иметь достоверные данные для принятия решений, — объясняет эксперт.

Важным условием для корректной работы программы является правильная первичная настройка базы данных, фиксация всех операций на рабочих местах, формирование и поддержание корректных данных технологических карт.

Если данные условия будут выполнены, программа позволит получать реальные данные по бизнесу, прогнозировать продажи, автоматизировать закупки и работу персонала.

Не стоит забывать про ограничение прав доступа и определение ролей с набором разрешенных операций для разных сотрудников, это позволяет выявлять возможные хищения и контролировать опасные операции

Для входа в систему можно использовать как код-пароли сотрудников, так и авторизацию по отпечатку пальца или face ID.

Самостоятельное изучение

Разработчики сервиса ведут свой Youtube-канал. На нем размещены видеокурсы для самостоятельного изучения программы, разные вебинары и лайфхаки по работе с пакетом программ. На официальном сайте компании есть раздел «Помощь», в котором выложена необходимая документация. В ней пошаговые инструкции для разных этапов работы и наглядные примеры.

Обучение у официальных представителей

— К каждому клиенту прикрепляется поддерживающий партнер – тот, у которого они купили систему. Пользователей системы обучают именно они. Как правило, это происходит во время установки программы. Также с ними всегда можно договориться и о дополнительном обучении, — говорит Руфина Фокина.

Где купить программу iiko

Айко продают в 50 странах мира около 400 дистрибьюторов. Если зарегистрироваться на сайте компании, то можно пользоваться опцией «найти дилера». Тогда увидите, где рядом с вами можно купить программу.

Сколько стоит

У iiko два больших раздела с решениями. Первый работает на базе облачных сервисов. И подразделяется на разные наборы приложений. Одни оптимальны для фудтраков, другие для небольших кофеен, а третьи для ресторанов, дарк китчен и сетей. Цена лицензии — от 1295 до 8590 руб. в месяц — при условии работы на одной кассе. Под кассой подразумевается терминал приема заказов в зале или рабочее место оператора доставки.

Есть пакет с локальным, а не облачным решением для любых ресторанов. Цена от 90 400 руб. единовременно. Также компания позволяет отдельно докупить собственные приложения, которые могут дополнить автоматизацию бизнеса. Например, это программа для курьеров или виджет для сайта, который позволяет пользователям бронировать столики. Приложения стоят от 490 до 15 000 руб. месяц.

Полный прайс-лист опубликован на официальном сайте программы.

Популярные вопросы и ответы

Чем iiko отличается от других систем автоматизации ресторанов?

— Главное отличие — замкнутый цикл управления ресурсами. Операции фиксируются тем сотрудником, который их производит в тот же самый момент, как он это делает и на том устройстве, что под рукой, — отвечает коммерческий директор iiko Руфина Фокина.

В результате в системе всегда есть реальные данные по остаткам. На основе статистики программа автоматически прогнозирует продажи на ближайшую неделю. Опираясь на прогноз и точные данные по остаткам, система вычисляет, сколько товаров нужно закупить и сама отправляет заказы поставщикам. Она делает почасовой план для поваров по приготовлению заготовок. Для этого не надо нажимать ни одной кнопки. Сотрудники получают подсказки, что надо сделать инвентаризацию или принять товар на склад и тому прочее. А руководителей уведомляют, если что-то пошло не по плану и надо вмешаться. В результате никто ничего не забывает, все данные фиксируются в системе. Круг замкнулся: надо только один раз запустить процесс и дальше все будет работать автоматически.

Это позволяет снизить влияние человеческого фактора и сократить издержки. Ресторатору не нужно сидеть в отчетах, чтобы получить нужную информацию и постоянно следить, чтобы сотрудники делали свою работу. Система выполняет рутинные операции по управлению ресурсами и сигнализирует участникам процесса, когда от них требуется какое-то действие.

Есть ли демо-режим у программы?

— Да, мы даем краткосрочный бесплатный доступ к системе, чтобы пользователи могли оценить интерфейс и посмотреть основные разделы программы. Но полностью раскрыть свои возможности система может только когда работает с реальными данными, так как ее главная ценность – возможность снижения издержек бизнеса.

Также предлагаем бесплатный тестовый доступ к учетному инструментарию iiko тем, кто готовится к открытию ресторана и занимается проработкой блюд и проектированием меню. Доступны инструменты для работы с техкартами и поставщиками, а также меню-менеджером, аналитика для оптимизации фудкоста, — отвечает эксперт.