Машиночитаемая доверенность (МЧД) в 2024 году

Руководителям крупных предприятий приходится часть забот перекладывать на плечи своих подчиненных. Ранее сотрудники, действующие от имени организации, для подписи документов использовали сертификат электронной подписи (ЭП). Здесь были указаны реквизиты предприятия и данные самого работника. Но такой способ не позволял проверить полномочия представителя, а потому его действия практически ничем не были ограничены. По сути, это и стало одной из главных причин введения новых правил подписания документов. Расскажем, что из себя представляет машиночитаемая доверенность и каковы условия ее оформления в 2024 году. 

Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).

Что такое машиночитаемая доверенность

Это аналог бумажной доверенности, только в цифровом виде. Документ дает право сотруднику совершать юридически значимые действия от лица предприятия. МЧД выпускается в виде файла в формате .xml и содержит в себе подробную информацию о представителе и его полномочиях. Доверенность обязательно должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя. В момент отправки отчетности или заключения сделки представитель заверяет пакет документов личной ЭП и прикладывает к нему МЧД. 

Полезная информация о машиночитаемой доверенности 

С 1 сентября 2024 года применение машиночитаемых доверенностей при подписании электронных документов представителями организаций стало обязательным. Подготовили таблицу, в которую внесли ключевую информацию об оформлении МЧД. 

Как оформить машиночитаемую доверенность в ЕИС

ЕИС, или единая информационная система – это платформа, на которой публикуются сведения обо всех проводимых в стране госзакупках и тендерах. Именно здесь бизнес может получить крупный заказ от государства. Но чтобы представитель организации смог участвовать в закупках, на него необходимо оформить МЧД. С октября 2023 года сделать это можно только через ЕИС. Доверенности, созданные на других ресурсах, портал не принимает. Подготовили небольшую инструкцию по оформлению МЧД через ЕИС. 

Настройка рабочего места

Прежде чем приступить к регистрации, нужно подготовить компьютер к работе на портале. Для этого необходимо запустить специальную программу, которая автоматически проверит готовность устройства и установит все недостающие расширения, сертификаты и драйверы. В процессе программа будет выводить на экран соответствующие подсказки. К установочному файлу также прилагается подробная инструкция по запуску автонастройки. 

Создание личного кабинета на Госуслугах и в ЕИС

Для участия в торгах руководителю предварительно необходимо создать учетную запись компании на сайте Госуслуг. Сделать это можно, только имея личный аккаунт физического лица. На самом портале есть подробная памятка. В процессе регистрации необходимо будет указать сотрудников, на которых в дальнейшем и будет оформлена машиночитаемая доверенность. Когда процедура проверки юридического лица будет завершена (до 5 рабочих дней), можно будет перейти к созданию профиля компании в ЕИС. Спустя несколько дней организация будет включена в Единый реестр участников закупок, и только тогда можно будет приступить непосредственно к оформлению МЧД. 

Выбор уполномоченных и настройка прав

Вся информация об участниках и представителях «подтянется» в ЕИС из портала Госуслуг после окончания проверки. Руководителю останется лишь зайти в личный кабинет, перейти на вкладку «Администрирование» и в пункте «Пользователи организации» выбрать сотрудника для дальнейшей передачи полномочий. Далее в разделе «Права доступа» необходимо отметить действия, которые может совершать представитель от лица компании. 

Заполнение формы

Как только полномочия сотрудника будут отмечены, ЕИС автоматически сформирует специальный бланк МЧД. Большинство полей будет уже заполнено. Руководителю нужно будет лишь указать срок действия электронного документа, внести паспортные данные представителя и отметить пункт о передоверии. 

Подписание

Перед завершающим этапом система выведет готовый документ на экран для перепроверки. В случае обнаружения ошибки действие можно будет отменить и ЕИС вернет пользователя на предыдущий шаг. Если недочетов не обнаружено, руководителю останется только дать согласие на размещение МЧД в реестре доверенностей в ЕИС и нажать на кнопку «Подписать». Документ будет храниться в личном кабинете пользователя, а в случае необходимости ее можно будет распечатать. 

это интересно

Как перевести деньги в Китай

Рассказываем о доступных способах

Подробнее

Как использовать машиночитаемую доверенность

Как мы уже говорили выше, организациям, которые взаимодействуют с контрагентами и госслужбами через системы ЭДО, без машиночитаемой доверенности в 2024 году не обойтись. Далее о том, что необходимо предпринять сотруднику, чтобы воспользоваться МЧД.

Зайти в архив системы

Как правило, электронные доверенности хранятся в той информационной системе, в которой они были созданы. Это может быть сайт ФНС, портал Госуслуг, аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) или оператор ЭДО. 

Выбрать соответствующий файл

Во многих организациях на одного сотрудника возлагают несколько обязанностей. Например, сдача отчетности в ФНС или совершение банковских операций. Из списка МЧД необходимо выбрать ту, которая подойдет для выполнения конкретной задачи.  

Подписать документы 

Напомним, что с 1 сентября 2024 года уполномоченный сотрудник должен подписывать документы только личной ЭП физлица. Об этом руководителю необходимо побеспокоиться заранее. Заверение документов происходит в той же системе, в которой они были сформированы.

Прикрепить МЧД и отправить контрагенту

Для отправки можно воспользоваться одним из почтовых агентов или любым другим ресурсом для обмена электронными файлами. Получатель проверит приложенную к документам МЧД в распределенном реестре ФНС, подпишет их своей ЭП и вернет обратно. 

Требования к машиночитаемой доверенности

Согласно Приказу Минцифры России № 857 от 18.08.2021, МЧД должна содержать следующее:

1. Название документа (слово «Доверенность»), его номер и срок действия.
2. Сведения о доверителе: для ИП – ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРНИП; для юридических лиц – ФИО и СНИЛС руководителя, название компании, юридический адрес, ОГРН, КПП.
3. Информация о представителе: ФИО, дата рождения, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН.
4. Список полномочий.
5. Идентификатор полномочий из единого классификатора. Если права, которыми наделен сотрудник, в справочнике отсутствуют, допускается ввести их вручную в виде текста. 
6. Возможность передоверия.
7. УКЭП предпринимателя или руководителя компании.

Примеры использования машиночитаемой доверенности

МЧД может понадобиться в любой организации, где требуется передача полномочий. Приведем несколько примеров:

• сдача отчетности в ФНС или СФР (социальный фонд) через ЭДО – этим в организации, как правило, занимается бухгалтер; 
• взаимодействие с подрядчиками и контрагентами – для подписания договоров, передачи актов или обмена закрывающими документам;
• участие в госзакупках – МЧД может понадобиться как заказчикам, так и исполнителям; 
• совершение банковских операций – денежные переводы, снятие или внесение наличных на счет, получение выписок, открытие ячейки и так далее.

это интересно

Проверка Роспотребнадзора

Как подготовиться к визиту инспекторов

Подробнее

Советы эксперта по работе с машиночитаемой доверенностью

О том, как правильно работать с машиночитаемой доверенностью рассказал налоговый консультант Евгений Сивков.

«Прежде всего, определите, какой сервис для формирования машиночитаемой доверенности вы используете. Возможны варианты: портал Госуслуг, сервисы ФНС, система электронного документооборота, либо собственное программное обеспечение компании.

Требования к формированию МЧД зависят от выбранного сервиса. Например, у платных сервисов есть свои правила заполнения и работы с доверенностью, а если используется собственное ПО, нужно убедиться в корректности заполнения доверенности на сайте ФНС, чтобы избежать ошибок при последующей проверке и необходимости переподачи документов​.

Важно: МЧД следует проверять через специализированные сервисы (например, на сайте ФНС) для выявления ошибок на ранних стадиях. В результате проверки можно получить протокол с указанием всех недочетов и заранее устранить их​».

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы по теме отвечает налоговый консультант Евгений Сивков.