11 лучших ECM-систем в 2024 году
Корпоративным контентом необходимо управлять так, чтобы он способствовал увеличению прибыли и достижению целей. И для этого на помощь приходят ECM-системы
Чтобы не мучиться с бумажной волокитой, многочисленными папками на компьютере с огромным количеством данных, установкой и созданием рабочих чатов, просто интегрируйте в свой бизнес систему ECM. А как выбрать лучшую программу из представленных на рынке в 2024 году, мы расскажем в нашей статье.
Что такое ECM-система
ECM-система представляет собой инструменты, методы и подходы, предназначенные для сбора, хранения, систематизации данных, связанных с бизнес-процессами компании.
Перечислим основные разделы ECM.
| Управление документами и записями | Экспорт и импорт документов, а также их безопасность, архивное хранение |
| Управление почтовыми сообщениями и соцсетями | Управление информацией, поступающей через почту и мессенджеры |
| Управление рабочими процессами | Назначение задач для сотрудников и контроль их выполнения |
| Управление веб-контентом | Создание корпоративных веб-порталов, управление взаимодействием между сотрудниками |
Выбор редакции
Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
«1С:Документооборот»
Система предназначена для автоматизации работы с документами, упорядочивания данных и ускорения процесса принятия и согласования решений. В основные функции входит сохранение информации в удобной форме, назначение задач от руководителя сотрудникам, планирование и учет трудозатрат.
Разработчик поставляет продукт в двух конфигурациях. Одна из них предназначена для малых и средних предприятий с численностью около 250 человек, вторая – для крупных организаций и холдингов с большим количеством операций. Для госструктур есть отдельное решение – «1С:Документооборот государственного учреждения». Продукт специально разработан с учетом специфики деятельности муниципальных организаций. Сервис можно развернуть локально на сервере заказчика или же оформить подписку и пользоваться программой в облаке. Также есть бесплатное мобильное приложение.
Характеристики
| Основные функции | автоматизация, упорядочение документации, учет и планирование рабочего времени, совместный доступ, почтовый клиент, интеграции |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | 30 дней |
| Цена подписки или покупки | в облаке – от 1 581 ₽ за одного пользователя локально – электронная поставка от 48 500 ₽; коробочная поставка от 158 300 ₽ |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Несколько вариантов подписки, многоплатформенность, мобильное приложение, интеграции, длительный тестовый период.
— Нет бесплатной версии, пользователи отмечают сложный и перегруженный интерфейс программы.
Рейтинг топ-3 лучших бесплатных ECM-систем
После ухода многих зарубежных вендоров полностью бесплатных ECM-систем в России практически не осталось. Большинство только условно можно назвать таковыми, а потому приходится довольствоваться лишь демоверсиями.
bb workspace
Система направлена на автоматизацию документооборота и бюджетирования (в виде сокращения затрат производства). Основной функционал выглядит следующим образом: сквозная обработка информации по гражданам/контрагентам/проектам, учет клиентов, контроль расходов, интеграции с Microsoft Office и 1С, ведение базы данных за каждый год отдельно, электронная подпись.
На сайте оператора доступна для скачивания бесплатная версия продукта. Работать в ней могут не более 5 человек. Чтобы подключить большее количество пользователей, потребуется платная версия. Цену на продукт предоставляют по запросу. Готовые решения есть для разных сегментов и сфер бизнеса: для заводов и фабрик, коммунальных служб, образовательных учреждений, гостиниц и домов отдыха и т. д.
Характеристики
| Основные функции | хранение и обработка информации, контроль расходов, интеграции с платежными системами и текстовыми редакторами |
| Бесплатная версия | есть |
| Тестовый период | нет |
| Цена подписки или покупки | по запросу |
| Развертывание | на сервере заказчика |
Плюсы и минусы
+ Электронная подпись, бесплатная бессрочная версия, свое решение для разных сфер бизнеса.
— Нет мобильного приложения и веб-версии ПО.
ЭЛАР Контекст
Российская ECM-система нового поколения. Программа способна обрабатывать огромные массивы документов и обеспечивать их надежное хранение. Благодаря модульной структуре сервис может быть адаптирован под разные задачи и потребности. При необходимости функционал можно в любой момент расширить. С помощью специальный SOAP-протоколов программа легко интегрируется с внешними информационными системами (СЭД, CRM, ERP и другими).
Функционал позволяет позволяет быстро загружать и обрабатывать любые документы и форматы данных, с единого рабочего места управлять удаленными филиалами и департаментами, оперативно находить необходимую информацию и много другое. Демодоступ к базовой конфигурации системы пользователь получит сразу же после регистрации. Кроме этого у оператора можно запросить подробное описание продукта.
Характеристики
| Основные функции | сканирование, ввод и создание документов, совместная работа, архив документов, интеграции, мониторинг, аудит, отчеты |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | по запросу |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика |
Плюсы и минусы
+ Большой функционал, интеграции, восстановление предыдущей версии документа, многоплатформенность.
— Нет мобильного приложения и бесплатной версии ПО.
SimpleOne
Многофункциональная платформа для автоматизации бизнес-процессов. Продукт является полностью российской разработкой и внесен в официальный реестр отечественных программ. Решение ориентировано на корпоративных и государственных заказчиков, которые заинтересованы в повышении собственной эффективности. Благодаря low-code и no-code инструментам внедрение системы происходит в максимально сжатые сроки.
Система имеет современный, но в то же время понятный и простой интерфейс. А потому, независимо от возраста пользователя, изучить программу не составит большого труда. Платформа рассчитана на высокие нагрузки и может обеспечить быстродействие системы даже при одновременной работе большого количества сотрудников.
Характеристики
| Основные функции | документооборот, управление KPI и метриками, составление отчетов, базы знаний для разных подразделений, единая лента активности, управление трудозатратами |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | по запросу |
| Развертывание | на сервере заказчика |
Плюсы и минусы
+ Современный интерфейс, простая в освоении, интеграции, качественная техническая поддержка.
— Нет мобильного приложения, не подойдет для малого и среднего бизнеса, отсутствует облачное решение.
Рейтинг топ-7 лучших платных ECM-систем с подпиской
Directum RX
Система легко интегрируется в ваш бизнес и помогает навести порядок в документообороте, кадровом ЭДО, договорах, а также выступает архивом для хранения информации. Программа поставляется в виде локального продукта и в облаке. Также есть мобильные приложения: Directum Solo — для руководителей и Directum Jazz — для рядовых сотрудников. Перед покупкой для ознакомления можно запросить у разработчика демонстрационную версию продукта.
Есть три варианта поставки программы: Basic – до 100 пользователей, Enterprise – неограниченное количество сотрудников, Intelligence – здесь внедрена технология ИИ для быстрой обработки больших объемов документации.
Характеристики
| Основные функции | архив, кадровый ЭДО, управление проектами, финансовый архив, долгосрочное хранение документов, интеграции, выставление счетов, работа с контрагентами |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | в облаке – от 58 500 ₽ в год локальная – от 170 600 ₽ единоразово |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многоплатформенность, приложения для руководителей и сотрудников, обширный и простой функционал, интеграции с помощью API.
— Высокая стоимость продукта, иногда возникают сложности с экспортом документов.
«СБИС Корпоративный портал»
Система представляет собой единое пространство для сотрудников с инструментами для коммуникации и совместной работы. В программу входит мессенджер, новостная лента, общие документы, доступ к проектам и планировщик. На портале можно создавать открытые и закрытые сообщества по интересам или текущим вопросам, проводить видеосовещания и собирать обратную связь от коллег.
Функционал программы при желании можно расширить. К дополнениям относятся: инструменты для подбора персонала, автоматизация кадрового управления, расчет начислений, проверка сотрудников на благонадежность ЭДО внутри компании и геймификация. Программа развертывается в облаке. При необходимости оператор разработает индивидуальное мобильное приложение.
Характеристики
| Основные функции | корпоративный портал, общие документы, мессенджер, работа с продуктами, планирование, ЭДО, подбор персонала, геймификация, база знаний |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демодоступ по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | от 18 000 ₽ в год |
| Развертывание | в облаке, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, есть ознакомительный период, круглосуточная техподдержка, мобильное приложение.
— Нет стационарной системы.
LDM
Разработка Департамента систем управления документами АО «Ланит» (ДСУД). Программа позволяет перевести бумажные носители в электронный вид, выставлять задачи и контролировать их исполнение, формировать архивы. Возможна интеграция с системой 1С и операторами ЭДО.
Сервис имеет модульную структуру, а потому пользователи могут приобрести как систему в комплексе, так и отказаться от некоторых функций. От количества встраиваемых инструментов и будет зависеть окончательная стоимость и сроки внедрения. Например на установку LDM.Express (СЭД) уйдет 1 день, а размещение LDM.Клиентское досье (единая база документов всех продуктовых направлений банка) займет не меньше 3 месяцев.
Характеристики
| Основные функции | ведение документооборота, интеграции с платежными системами, КЭДО, СЭД, архив финансовой документации |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | 3 месяца (на локальную СЭД при подключении 30 и более сотрудников), демонстрация по запросу |
| Цена подписки или покупки | LDM.КЭДО – от 900 ₽ в год LDM.Express – локально от 3 500 ₽; в блаке по запросу LDM.Клиентское досье – от 23 млн ₽ LDM.Документы дня – от 8 млн ₽ |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика |
Плюсы и минусы
+ 3 месяца бесплатного пользования, интеграция с 1С и операторами ЭДО, широкий функционал.
— Нет мобильного приложения, цена на некоторые модули завышена, длительное внедрение.
ELMA 365 ECM
Интуитивно понятная система включает в себя электронный архив, управление договорами, выставление и контроль над задачами, внутрикорпоративный чат. У программы имеется функция искусственного интеллекта, которая ускоряет и автоматизирует бизнес-процессы, а также исключает ошибки.
Есть несколько вариантов облачных решений: Standart для небольших организаций и Enterprise для крупных компаний и корпораций. Также дополняет систему мобильное приложение, чтобы сотрудники всегда оставались в курсе событий. Продукт доступен в двух версиях: в облаке и локально. Стоимость каждой поставки зависит от количества пользователей в системе.
Характеристики
| Основные функции | документооборот, внутрикорпоративный чат, интеграция с платежными системами, СЭД, создание ЭЦП, шаблоны документов, внутрикорпоративная почта |
| Бесплатная версия | нет |
| тестовый период | 14 дней |
| Цена подписки или покупки | в облаке – от 28 000 ₽ в год локально – от 70 000 ₽ единоразово |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика |
Плюсы и минусы
+ Есть пробный период, большой функционал, оперативная техническая поддержка.
— Отдельного приложения для ECM нет (только на BPM), иногда случаются сбои в работе.
eDocLib
Программа входит в реестр российских ПО и представляет собой единую базу информации с быстрым доступом для всей организации. Кроме этого, здесь есть портал для общения сотрудников всех подразделений, где для каждого заводится личная карточка с информацией.
Из основных функций: структурирование и систематизация данных, документооборот, аналитические отчеты, оповещения и уведомления. Есть демоверсия — предоставляется по запросу с уже введенными в нее данными. Продукт можно развернуть на сервере заказчикаа или пользоваться сервисом в облаке. Мобильное приложение в стоимость ECM не входит и поставляется отдельным продуктом за дополнительную плату.
Характеристики
| Основные функции | корпоративный портал, документооборот, аналитические отчеты, обмен данными между пользователями и рабочими группами, электронный архив |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | по запросу |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, корпоративный портал, мобильное приложение.
— Нет бесплатной версии и тестового периода. Цену предоставляют только по запросу.
WSS Docs
Система предназначена для ведения документооборота в кадрах, делопроизводстве и бухгалтерии. В нее входит согласование и контроль договоров, управление поручениями, единый архив и интеграция с платежными системами (1С) и с операторами ЭДО.
Платформу можно приобрести «в коробке» и развернуть на своих серверах. Демонстрационная версия и информация о полной стоимости предоставляется после заполнения заявки на сайте. Есть у компании и облачный продукт – «WSS Docs Cloud». Это СЭД с готовыми решениями для малого и среднего бизнеса. Предусмотрели оператор и мобильное приложение, которое по максимуму повторяет функционал системы и позволяет полноценно работать с любым видом документации.
Характеристики
| Основные функции | документооборот, единый архив, согласование и контроль договоров, ЭЦП, поиск, учет и хранение документации, исполнение и контроль поручений |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | по запросу |
| Развертывание | в облаке, на сервере заказчика, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Ведение полного документооборота, интеграции с 1С и операторами ЭДО, есть демоверсия, многоплатформенность, компетентная и оперативная техподдержка.
— Отсутствие бесплатной версии ПО.
Lexema-ECM
Система предназначена для полноценного управления корпоративным контентом. В нее входят договоры, корреспонденция, кадровый ЭДО, электронный архив и мобильное приложение. По запросу предоставляется демоверсия. В программу встроен сервис создания облачных неквалифицированных ЭП для сотрудников компании. Технология позволяет подписывать документы с любого устройства, не привязываясь к конкретному рабочему месту.
Разработчик предлагает два вида лицензирования: годовая подписка и бессрочное приобретение продукта. На сайте указана стоимость каждой из них, но окончательную цену оператор озвучит только после бесплатного экспресс-обследования компании. В процессе будет определено количество рабочих мест и перечень документов, подлежащих подключению к системе.
Характеристики
| Основные функции | ведение документооборота, кадровый ЭДО, архив, создание ЭЦП, конструктор для настройки документов, электронный архив |
| Бесплатная версия | нет |
| Тестовый период | нет, только демоверсия по предварительной заявке |
| Цена подписки или покупки | бессрочно – от 1 500 ₽ за 1 пользователя подписка – от 200 000 ₽ в год |
| Развертывание | на сервере заказчика, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, многоплатформенность, бесплатное экспресс-обследование при внедрении системы.
— Отсутствие бесплатной версии ПО.
Как выбрать ECM-систему
При выборе системы управления корпоративным контентом следует обращать внимание на отзывы потребителей, наличие ее в российском реестре ПО и на ряд факторов.
Понятный интерфейс
Все должно быть легко и доступно для понимания и использования. Иначе на переход в систему и ее изучение будет тратиться много рабочего времени.
Многоплатформенность
Удобно, когда сервис всегда под рукой. А для этого необходимо наличие мобильного приложения, облачной и стационарной версии ПО.
Мультиязычность
Одним из основных факторов выбора ECM-системы является поддержка иностранных языков. Особенно это важно международным компаниям.
Техническая поддержка
Обычно помощь технических специалистов от разработчиков предоставляется бесплатно и круглосуточно. Но так бывает далеко не всегда. Так что стоит обратить внимание и на этот фактор.
Читайте также
Лучшие системы бизнес-аналитики
Как повысить качество принимаемых решений в компании с помощью систем бизнес-аналитики
Подробнее
Отзыв эксперта о ECM-системах
Своим мнением и советами по подбору ECM-системы делится Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».
— ECM-системы используются в компаниях для упрощения работы с документами и другим корпоративным контентом. Система формирует, хранит и обрабатывает информацию в электронном виде, а также управляет ее движением — как внутри организации, так и при обмене с внешними адресатами. Поэтому, если необходимо перевести свой документооборот из бумажного в электронный вид, то для выбора наиболее эффективной ECM-системы нужно учитывать следующие критерии:
- В основе ECM-системы должен быть реализован хотя бы минимальный функционал, который сразу может автоматизировать базовые процессы документооборота. В противном случае придется разрабатывать систему с чистого листа, а это долго и дорого. Кроме того, наиболее выигрышный вариант — это ECM-система, созданная с помощью современных технологий и открытого исходного кода. Такой подход значительно облегчит не только поддержку внедренного решения, но и его масштабирование, развитие и модернизацию.
- Программа должна оказывать техническую поддержку и адаптироваться под меняющиеся бизнес-процессы и запросы пользователей. Плюсом является возможность кастомизации интерфейса под корпоративные стандарты и дизайн-политику. Это сэкономит время на адаптацию сотрудников к новому ПО.
- В ECM-системе должна быть предусмотрена гибкость настроек и средств разработки, в том числе за счет low code инструментов (то есть без привлечения разработчика). Это необходимо для быстрой и полноценной адаптации под процессы компании и интеграции с другими системами в ее ИТ-инфраструктуре.
- ECM-система должна обладать подтвержденной эффективностью работы при высоких нагрузках, эту информацию можно запросить у поставщика решения. Также программа не должна предъявлять завышенных требований к аппаратному обеспечению серверов и работать на отечественном ПО.
Популярные вопросы и ответы
На интересующие вопросы читателей о ECM-системах отвечает Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».
Как сэкономить на покупке ECM-системы и подписке на нее?
Если говорить о возможностях для экономии, то первый способ — использовать систему по подписке, а не приобретать ее сразу в бессрочное пользование. Оплата по подписке позволит сэкономить в первые годы эксплуатации примерно в 3-4 раза.
Это связано с тем, что такая система, как правило, развернута в облачной инфраструктуре, и для ее работы не нужна будет закупка дополнительного аппаратного и программного обеспечения. Не нужно будет тратиться на сопровождение серверной инфраструктуры, необходимый штат специалистов, обновление ПО. Все эти задачи берет на себя вендор. Бывает такое, что ECM-система может не подойти с точки зрения функциональности или удобства использования. Тогда можно отказаться от продления подписки и выбрать другое решение.
Второй способ идеален для небольших компаний или для тех, кто не нуждается в доработках системы под специфические нужды — достаточно просто поставить базовое «коробочное» решение и настроить его доступными инструментами без разработчиков.
Третий способ — использовать свободное программное обеспечение. Плюс здесь в том, что не нужно тратиться на покупку ПО вообще. Но есть и минусы — это отсутствие гарантированной вендорской поддержки и встроенных механизмов для интеграции, доработки системы.
Это связано с тем, что такая система, как правило, развернута в облачной инфраструктуре, и для ее работы не нужна будет закупка дополнительного аппаратного и программного обеспечения. Не нужно будет тратиться на сопровождение серверной инфраструктуры, необходимый штат специалистов, обновление ПО. Все эти задачи берет на себя вендор. Бывает такое, что ECM-система может не подойти с точки зрения функциональности или удобства использования. Тогда можно отказаться от продления подписки и выбрать другое решение.
Второй способ идеален для небольших компаний или для тех, кто не нуждается в доработках системы под специфические нужды — достаточно просто поставить базовое «коробочное» решение и настроить его доступными инструментами без разработчиков.
Третий способ — использовать свободное программное обеспечение. Плюс здесь в том, что не нужно тратиться на покупку ПО вообще. Но есть и минусы — это отсутствие гарантированной вендорской поддержки и встроенных механизмов для интеграции, доработки системы.
Каковы основные этапы внедрения ECM-системы?
Что касается основных этапов внедрения ECM-системы, то для начала стоит провести предпроектное обследование и понять, что прежде всего нужно автоматизировать. В процессе аудита ИТ-специалисты собирают и изучают регламенты процессов заказчика, анализируют требования к системе. Это можно сделать самостоятельно, но лучше с привлечением ИТ-партнера, у которого уже есть богатый опыт проведения таких обследований и предоставления дальнейших рекомендаций и решений, подходящих именно этому заказчику под конкретные требования.
Само внедрение начинается с этапа проектирования целевого решения. Здесь специалисты описывают необходимые модификации и настройки системы с учетом особенностей бизнес-процессов заказчика и его потребностей, прорабатывают механизмы интеграции и переноса данных в систему. После того как предложения проектной команды согласованы с заказчиком, начинается этап настройки и адаптации системы, разработки всех механизмов. Далее идет тестовая эксплуатация ECM-системы с демонстрацией настроенных процессов участникам рабочей группы и после приемки — вывод в опытно-промышленную эксплуатацию с участием сотрудников заказчика.
Само внедрение начинается с этапа проектирования целевого решения. Здесь специалисты описывают необходимые модификации и настройки системы с учетом особенностей бизнес-процессов заказчика и его потребностей, прорабатывают механизмы интеграции и переноса данных в систему. После того как предложения проектной команды согласованы с заказчиком, начинается этап настройки и адаптации системы, разработки всех механизмов. Далее идет тестовая эксплуатация ECM-системы с демонстрацией настроенных процессов участникам рабочей группы и после приемки — вывод в опытно-промышленную эксплуатацию с участием сотрудников заказчика.
Какие альтернативы существуют ECM-системам?
В качестве альтернатив ECM-систем можно рассматривать разные классы решений под разные типы задач. Если основная задача — совместная работа с документами, то здесь вполне подойдут Google Docs или LibreOffice. Плюс, можно использовать корпоративные порталы вроде «Битрикс» и прочие решения, которые внутри себя содержат функции хранения документов, назначения прав, управления версиями.
Если мы говорим только про функцию хранения документов, то здесь есть целое разнообразие систем. Это может быть файловое хранилище, которое при грамотной настройке позволяет хранить документы, их версии, распределять права на чтение и запись. Либо это облачные хранилища вроде Google Drive, Dropbox, Nextсloud, Яндекс Диск и так далее. Кроме того, для небольших компаний или стартапов также подойдут решения NAS Synology. Это по сути собственное маленькое облако, которое можно использовать для хранения документов и совместной работы с ними, для распределения прав, в целом для хранения любого медиа контента. И при этом он максимально защищен.
Но очень важно помнить, что такие альтернативы закрывают «боли», связанные с отсутствием ЭДО, исключительно у небольших компаний. Условно, есть какой-то маленький бизнес. У него сто сотрудников, но из них только десяти требуется автоматизированная работа с документами. В таком случае тратиться на большую ECM-систему не имеет смысла. В этом просто нет необходимости. Поэтому все описанные выше альтернативы отлично им подойдут. А вот для удовлетворения запросов среднего и крупного бизнеса по цифровизации и автоматизации документооборота — никакой альтернативы полноценной ECM нет.
Если мы говорим только про функцию хранения документов, то здесь есть целое разнообразие систем. Это может быть файловое хранилище, которое при грамотной настройке позволяет хранить документы, их версии, распределять права на чтение и запись. Либо это облачные хранилища вроде Google Drive, Dropbox, Nextсloud, Яндекс Диск и так далее. Кроме того, для небольших компаний или стартапов также подойдут решения NAS Synology. Это по сути собственное маленькое облако, которое можно использовать для хранения документов и совместной работы с ними, для распределения прав, в целом для хранения любого медиа контента. И при этом он максимально защищен.
Но очень важно помнить, что такие альтернативы закрывают «боли», связанные с отсутствием ЭДО, исключительно у небольших компаний. Условно, есть какой-то маленький бизнес. У него сто сотрудников, но из них только десяти требуется автоматизированная работа с документами. В таком случае тратиться на большую ECM-систему не имеет смысла. В этом просто нет необходимости. Поэтому все описанные выше альтернативы отлично им подойдут. А вот для удовлетворения запросов среднего и крупного бизнеса по цифровизации и автоматизации документооборота — никакой альтернативы полноценной ECM нет.
