11 лучших CRM-систем для детских центров в 2024 году
Вести свой бизнес в Excel или ежедневнике не только старомодно, но и убыточно. Разбираемся с экспертом, как автоматизировать бизнес-процессы, а также выбираем лучшие CRM-системы для детских центров в 2024 году.
Мы живем в век высоких технологий. Скорость реакции на запрос клиента решает все. Нет времени на лишние звонки и ожидание. Автоматизируй, делегируй, контролируй.
Рынок переполнен CRM-системами, которые предлагают решать миллион задач, но количество функций сбивает с толку. Приобретать навороченную CRM-систему для детского центра, равнозначно покупке болида Формулы-1 для езды по городу – избыточно и дорого. Идеальным вариантом станет система, разработанная под требования детских центров, которая отвечает потребностям рынка и в которой есть то, что нужно вашему бизнесу.
Выбор редакции
Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
Alfa CRM
CRM-система разработана российской компанией и отвечает всем потребностям учебных и детских центров. Платформа объединяет в себе функции планирования, взаимодействия с клиентами, кадровый учет, работу с воронками продаж и аналитику. Доступно составление расписания, онлайн-запись, журнал посещения и контроль оплаты.
Автоматические уведомления об оплате или времени занятий снимут часть нагрузки с администратора. Для каждого клиента создается личный кабинет, в котором ученики видят свое расписание и скачивают обучающие материалы. Здесь же можно оплатить счета, оценить успеваемость и получить обратную связь от педагога.
Кроме того, CRM-система помогает составлять график работы сотрудников и вносить изменения. Автоматический расчет зарплаты для преподавателей с учетом различных ставок экономит время и исключает вероятность ошибки. Для оперативной информации о работе детского центра и бизнес анализа реализован набор аналитических функций, начиная от таблиц и срезов, заканчивая дашбордами.
Характеристики
| Основные функции | Расписание, учет посещаемости, абонементы, контроль оплаты, личный кабинет ученика и учителя, база клиентов, табель, мониторинг эффективности персонала, интеграция с социальными сетями, сервисами и CRM-системами |
| Бесплатный ознакомительный период | 14 дней |
| Цена подписки или покупки | Базовая стоимость от 1 820 рублей в месяц, зависит от количества активных клиентов. При оплате за год скидка 20%. Есть возможность заморозки на срок от 1 до 4 месяцев |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Разработана специально для образовательных центров, удобный и понятный интерфейс, нет ограничений функционала в пробной версии, домашнее задание и материалы в личном кабинете, интеграция с другими сервисами и CRM-системами, уведомления об уроках и необходимости оплаты, работа с филиалами и несколькими офисами, мобильное приложение клиента, создание коммерческого предложения
– Платное внедрение и интеграция с сервисами
Рейтинг топ-5 лучших бесплатных CRM-систем для детского центра
На рынке практически не осталось полностью бесплатных CRM-систем, которые бы закрывали все потребности бизнеса. Обычная практика – это предоставить пользователю ограниченный функционал, либо позволить пользоваться платформой в течение определенного промежутка времени, после которого необходимо внести оплату. В рейтинге представлены оба варианта взаимодействия с пользователями.
BasePlan
Функционал системы удобен для работы с клиентской базой, есть доступ из любой точки мира через интернет. Интерфейс понятен даже новичку, а перенос из Excel сэкономит время при переносе данных.
Удобная база клиентов содержит настраиваемые поля, позволяет искать клиентов в базе по штрихкоду, содержит информацию о посещениях, оплате и пожеланиях клиентов, а также поддерживает загрузку из сторонних баз и выгрузку данных для других сервисов.
Модуль учета аренды позволяет вести учет сдачи помещения посуточно и по часам, а в календаре можно быстро проверить доступность помещения.
Воронки продаж с разделением лидов на группы показывает, на каком этапе принятия решения находится потенциальный клиент.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, таблица истории взаимодействия с клиентом, расписание, рассылка, финансовые отчеты и графики, расчет зарплаты, табель, задачи и напоминания, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | Не ограничен в пробной версии |
| Цена подписки или покупки | Бесплатный тариф (менее 100 клиентов) – без ограничения функционала. Платно – от 500 рублей в месяц |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Публикация анонсов мероприятий в социальных сетях, печать бейджиков для клиентов, создание шаблонов повторяющихся мероприятий, проверка доступности помещения, загрузка данных из других баз
– Нет расписания, отсутствует мобильное приложение, нет интеграции с социальными сетями
Мой класс
Удобная и простая в использовании CRM-система, разработанная для школ и учебных центров, работает более чем в 15 странах мира, что говорит о ее универсальности и многозадачности.
Функционал постоянно расширяется и охватывает все необходимые инструменты для руководителя, педагогов и клиентов. Удобные виджеты онлайн-расписания отражают актуальные данные, а ученики могут самостоятельно записаться и оплатить занятия.
В системе нет ограничений по количеству учеников, пользователей, филиалов или аудиторий. Для небольших детских центров с пятью и менее активными группами/предметами в месяц есть бесплатная версия, однако мобильное приложение доступно только в платных версиях.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, расписание, учет абонементов и онлайн-платежи, личный кабинет для ученика и педагога, оповещения и рассылки, расчет зарплаты, отчеты и аналитика, интеграция с социальными сетями |
| Бесплатный ознакомительный период | 14 дней |
| Цена подписки или покупки | Бесплатный тариф до 5 групп с ограничением функционала (нет мобильной версии). Платная версия от 590 рублей в месяц (есть заморозка аккаунта при оплате от 6 месяцев) |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия, приложение |
Плюсы и минусы
+ Мобильное приложение, удобный кабинет ученика, возможность общаться с учителем в чате и отправлять файлы, виджеты, онлайн-расписание и оплата, нет ограничений по числу филиалов, учеников и пользователей
– Большой функционал может вызвать сложности у новичка
GoCRM
Система создана для владельцев бизнеса, занятых в сфере образовательных и спортивных услуг. В основной пакет включен весь функционал системы: работа с базой, автоматический учет посещаемости, настройка абонементов, скидок и системы лояльности, оценка эффективности сотрудников, продажи и контроль финансов, работа с франшизой, оценка эффективности рекламы, финансовый и управленческий учет.
GoCRM поддерживает интеграцию с популярными платежными системами и мессенджерами, конструкторами сайтов и виртуальными АТС. Все эти сервисы предусмотрены в основном пакете услуг. Разово требуется оплатить только подключение.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, расписание, учет абонементов, оценка работы персонала, расчет зарплаты, интеграция с API сервисами, социальными сетями, отчеты и аналитика, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | 14 дней (все базовые опции работают без ограничений) |
| Цена подписки или покупки | 2 500 рублей в месяц |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Контроль успеваемости учеников, запись телефонных разговоров, мобильное приложение, нет ограничений по количеству клиентов
– Устаревший интерфейс, нет работы с фискальным регистратором, больше нет бесплатной версии, только пробный период
Hollihop
Удобная CRM-система, разработана в России и аккредитована в Роскомнадзоре как оператор персональных данных. Система объединяет в себя четыре основных модуля: расписание, финансы, маркетинг и личные кабинеты. В модуле расписания можно выбрать свободную аудиторию, планировать групповые или индивидуальные занятия и экзамены. Здесь же находится журнал посещений.
Финансы в системе связаны с расписанием групп и учитывают оплату, скидки, рассрочки, отмены и штрафы. Для работы с должниками предусмотрена рассылка уведомлений с напоминанием об оплате, а также выставление счетов в автоматическом режиме. Для оплаты можно подключить кассу, терминал, интернет-эквайринг и оплату по QR-коду.
Характеристики
| Основные функции | База данных, интерактивное расписание, абонементы, контроль задолженности и оплаты, статистика посещений, проверка занятости аудитории, расчет зарплаты, филиальная сеть, франшиза, воронка продаж, анализ рекламы |
| Бесплатный ознакомительный период | 30 дней |
| Цена подписки или покупки | Есть бесплатная демо-версия, в которой можно ознакомиться с функционалом. Платная версия от 2 000 рублей в месяц (1670 рублей в месяц при оплате за год) |
| Развертывание | Облачный сервис |
Плюсы и минусы
+ Мобильное приложения для клиента, интеграция с популярными мессенджерами, круглосуточная служба поддержки, интеграция с 1С и Asterisk, расчет рентабельности, удобный контроль оплаты абонементов, анализ рекламных кампаний, API
– Для небольших центров высокая цена
Битрикс 24
Современная CRM-система с огромным набором функций, которая пользуется популярностью во всех сферах бизнеса. Платформа соответствует требованиям федерального законодательства и учитывает особенности работы образовательных учреждений.
В сервисе много инструментов для постановки задач, планирования и аналитики. С этой системой вы не потеряете ни одного потенциального клиента: CRM контролирует каждый этап от первого контакта, до записи клиента на занятие. Сервис предлагает множество готовых решений, как платных, так и бесплатных, а их интеграция осуществляется в пару кликов.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, постановка и контроль задач, готовые интеграции, воронка продаж, интеграция с 1С |
| Бесплатный ознакомительный период | 15 дней |
| Цена подписки или покупки | Бесплатная версия с ограниченным функционалом. Платная версия от 2 490 рублей в месяц (при покупке на год скидка 20%) |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Универсальная система с большим набором готовых решений, интеграция с 1С, интеграция с платежными системами и онлайн-банками, телефония и мессенджеры, бесплатный интеграционный пакет
– Новичку сложно разобраться без помощи специалиста, полноценный функционал только на платных тарифах
Рейтинг топ-5 лучших платных CRM-систем для детского центра
Платные CRM-системы позволяют полностью автоматизировать бизнес. Их функционал не урезан, но за дополнительные возможности придется заплатить. Стоимость систем зависит от различных факторов: наполнение, срок пользования, известность компании и так далее. Выгоднее обычно приобретать годовой абонемент, однако перед этим советуем изучить функции CRM в пробной версии.
Impulse CRM
Эта CRM ориентирована на спортивные школы и секции. Интерфейс продукта интуитивно понятен, а кроме расписания и оплаты абонемента в приложении можно управлять продажами товаров и вести учет остатков на складе.
В мобильном приложении можно ознакомиться с расписанием, записаться и оплатить занятие. Пользователи оценят бесплатную рассылку сообщений в Telegram из самой системы.
Характеристики
| Основные функции | Расписание, абонемент, оплата, система лояльности, личный кабинет, статистика посещений, рассылка сообщений, расчет зарплаты, табель, реализация товаров, складской учет, аналитика, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | Бесплатной версии нет. Есть демо-версия, в которой можно ознакомиться со всем функционалом |
| Цена подписки или покупки | От 2 200 рублей в месяц. При покупке годового абонемента скидка 15% |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия,мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Приложение для смартфона, виджеты, отметка посещения с телефона, дисконтные карты
– Нет смс-рассылки, нет возможности отправлять домашние задания или материалы клиентам
Olla Berkana
Система создана для детских центров, языковых школ, детских садов и спортивных секций. Простая в использовании, она содержит все необходимое для автоматизации рутинных задач.
Преподаватели оценят удобство составления расписания и журнал успеваемости, а клиенты – онлайн-запись на занятие, оплату в личном кабинете и сохранение записей онлайн уроков. Для репетиторов предусмотрен специальный тариф в размере 833 рублей в месяц.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, расписание, задачи и напоминания, учет посещаемости, аналитика и отчеты, история взаимодействия с клиентом, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | 10 дней |
| Цена подписки или покупки | Тариф «Стандарт» – от 1 780 рублей в месяц. Минимальный период 6 месяцев |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Объединение филиалов в одну сеть, чат-бот в Telegram, недорогой тариф репетитор для одного пользователя с одной виртуальной комнатой
– Нет мобильной версии для клиента, нет интеграции с социальными сетями
ListOk
CRM- системы для учебных центров зачастую обладают похожим набором функций, но отличаются степенью проработки функционала, а также тонкостью настроек.
Так система ListOk позволяет проводить онлайн трансляции занятий в личном кабинете, расширяя тем самым круг клиентов, а настройка автоматического списания средств перед просмотром уменьшает время ожидания клиента. Еще одно полезное решение – объединение с турникетом, что обеспечивает пропускную систему и ведение учета посещаемости.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, задачи и напоминания, история взаимодействия с клиентами, рассылки, учет посещений, интеграция с социальными сетями, аналитика и отчеты, учет товаров, расчет зарплаты, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | 10 дней |
| Цена подписки или покупки | От 2 290 рублей в месяц |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Автоматическая воронка продаж, рассылка через популярные мессенджеры, заморозка абонемента, модуль франшизы
– Высокая цена, интеграция с ограниченным числом сервисов
Axked
Система содержит все необходимые функции для работы, однако интеграция с другими системами реализована слабо. Продукт постоянно дорабатывается и дополняется новыми модулями для того, чтобы соответствовать текущим требованиям рынка.
В CRM можно быстро создать расписание, распределить учеников по классам, при необходимости экспортировать список учеников из Excel. Преподаватели оценят возможность поставить оценку и написать сообщение каждому ученику.
Финансовые показатели можно оценить в режиме реального времени в модуле статистики и анализа. В нем же можно увидеть динамику оттока и разобраться с его причинами.
Характеристики
| Основные функции | База клиентов, расписание, абонементы, контроль посещения, таблица успеваемости, оценка работы персонала, рассылки уведомлений, аналитика и отчеты, воронка продаж |
| Бесплатный ознакомительный период | 10 дней |
| Цена подписки или покупки | Тариф «Старт» – от 750 рублей в месяц, тариф «Стандарт» – 2 790 рублей в месяц |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия,мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Интеграция с платежными системами, IP- телефонией и социальными сетями, работа с франшизой
– Сложная настройка, интеграция с небольшим количеством сервисов
Параплан
CRM для малого и среднего бизнеса не оставит ни одну задачу без внимания. Автоматизация ежедневных процессов позволит переключиться с рутинных процессов на стратегическое управление.
При наличии франчайзинговой сети можно видеть, что происходит в каждом филиале, анализировать финансовые показатели, выявлять лучшие кейсы отдельных филиалов и масштабировать их на всю сеть.
Система поддерживает два языка: русский и английский, а также разные валюты. Гибкие инструменты для работы с расписанием, задачами и абонементами, наличие личного кабинета, а также интеграция с популярными социальными сетями и мессенджерами делают эту CRM надежным помощником в бизнесе.
Характеристики
| Основные функции | База данных, расписание, работа с задачами, абонементы, учет посещаемости, расчет зарплаты по трем видам ставок+оклад, работа с франшизой |
| Бесплатный ознакомительный период | Бесплатный тестовый период 10 дней |
| Цена подписки или покупки | От 945 рублей в месяц. При оплате за год скидка 15% |
| Развертывание | Облачный сервис или коробочная версия |
Плюсы и минусы
+ Нет ограничений по количеству клиентов и пользователей, удобное управление сетью филиалов из единого кабинета, управленческий учет по нескольким счетам, английский язык, несколько видов валюты, рассылка заданий и вебинаров в личный кабинет клиента
– Нет мобильного приложения, отсутствует автозаполнение договоров, нет раздела для хранения договоров в системе
Как выбрать CRM-систему для детского центра
При выборе CRM-системы для детского центра важно обратить внимание на следующие пункты.
- Простота настройки. Если в штате нет IT-специалистов, разобраться со сложными функциями будет непросто.
- Удобство. Если с системой сложно работать, то ею не будут пользоваться. CRM-система должна облегчать жизнь сотрудников, а не наоборот.
- База клиентов. Это основа работы и ее организация напрямую влияет на удобство системы. В идеале карточка клиента должна содержать всю информацию и документы, информацию об оплате, посещениях, на какие занятия записан клиент. Некоторые системы позволяют добавлять собственные поля и адаптировать базу под свои потребности. Обязательно обратите внимание на экспорт данных из других систем. Если у вас небольшой центр, то этот вопрос не будет таким острым, но если учеников много или у вас сеть филиалов, то эта функция жизненно необходима.
- Задачи и уведомления. Современные системы самостоятельно анализируют поведение клиентов, выявляют тех, кто давно не посещал занятие, создают задачу для администратора или формируют рассылку таким клиентам с заданным текстом. Конечно, чем выше уровень автоматизации, тем выше стоимость, но даже календарь с задачами или доска Канбан, которые помогают контролировать процесс, лучше, чем задача в блокноте или на листочке. Автоматические уведомления вовремя напомнят об оплате, окончании договора и важных событиях.
- Расписание. В век цифровых технологий мало кто захочет пользоваться бумажной версией, тем более расписание может меняться: то учитель заболел, то новый предмет появился в школе или учитель с новым классом. Клиентам важно видеть актуальную информацию, поэтому виджет расписания на сайте или в личном кабинете ученика давно не роскошь, а базовый элемент. Во многих CRM-системах можно сразу записаться и оплатить занятие, это удобно в первую очередь для клиента. Выбирая между школой, в которой можно записаться на занятие онлайн и тут же его оплатить и школой, в которой запись только по телефону, клиент с большей вероятностью выберет первый вариант.
- Платежи. Убедитесь, что выбранная система интегрирована с платежными системами или, если необходимо, работает с кассовыми аппаратами и создает необходимые документы.
- Личный кабинет ученика. Хорошо чтобы он был и, как минимум, показывал расписание, на какие занятия записан клиент, статус оплаты. Еще лучше, чтобы запись на занятие и оплата осуществлялась онлайн. Некоторые системы дополняют личный кабинет такими функциями как: чат с преподавателем, домашние задания, записи онлайн-занятий, дневник успеваемости. Главное, чтобы клиентам нравилось пользоваться личным кабинетом.
- Личный кабинет преподавателя. Позволяет учителю видеть свое расписание, планировать уроки, удаленно вносить пометки по урокам, выставлять оценки, отмечать учеников, выкладывать задания и информацию для учеников. Кроме взаимодействия с учениками в личном кабинете отражается информация об отработанных часах и заработной плате.
- Воронка продаж. Бывает так, что потенциальный клиент спросил про какие-то занятия, а ему не перезвонили или не напомнили о новой группе. Любой негативный опыт снижает вероятность покупки продукта в школе. Для того чтобы минимизировать такие потери выбирайте CRM с автоматической воронкой продаж, которая подскажет на каком этапе принятия решения находится клиент и поможет довести его до сделки.
- Аналитика. Наличие аналитических отчетов и графиков экономит время и деньги. Можно быстро посмотреть какая доходность на одного клиента, сколько выручки приносит один клиент в разрезе классов или возраста, к какому преподавателю больше записываются. Анализ оттока клиентской базы позволит вовремя принять меры по ее удержанию.
- Интеграция с другими системами. В этот пункт входит интеграция с почтой, сайтом, социальными сетями, мессенджерами, телефонией, 1С или с другой CRM. Без взаимодействия с другими программами функционал системы заметно сокращается и становится менее гибким.
Главное при выборе CRM для детских центров – выбирать те функции, которые вам необходимы. Начинать можно с базового набора или тестовой версии, а если чувствуете, что пришло время расширить функционал, можно сменить тариф или подключить дополнительную опцию. Помните, что стоимость CRM-системы не должна превышать пользу от ее использования.
Отзыв эксперта о CRM-системах для детского центра
CRM является важным инструментом для управления взаимоотношениями с клиентами, в том числе и в детских развивающих центрах, школах творчества, образовательных организациях, рассказывает директор по развитию бизнеса Hopper IT Сергей Радченко.
«Система помогает им эффективно взаимодействовать с клиентами, управлять данными и процессами, а также повышать уровень обслуживания, – говорит эксперт – востребованность CRM связана с растущей конкуренцией в этой сфере и увеличивающимся спросом на индивидуализированные услуги. Чтобы получить больше клиентов и удержать имеющихся, образовательным организациям нужно внимательно подходить к кастомизации, знать особенности и предпочтения каждого клиента. CRM позволяет детским центрам более эффективно управлять клиентской базой, легко находить информацию о клиентах, создавать персонализированные предложения и вести учет контактов.
В последнее время CRM-системы заметно эволюционировали. Новые технологии, такие как искусственный интеллект, аналитика данных и мобильные приложения, становятся доступными для улучшения производительности и удовлетворения потребностей детских центров. Современные CRM-системы также обеспечивают более гибкие настройки и интеграции с другими инструментами».
Популярные вопросы и ответы
Внедрение CRM-системы в бизнес может вызвать трудности у новичков. Попросили эксперта ответить на главные вопросы по теме.
Как можно сэкономить на покупке CRM-системы для детского центра?
Если же бюджет сильно ограничен, начните с тщательного исследования рынка. Существует множество бесплатных и недорогих CRM-систем, которые могут быть полезными для небольших детских центров. Начиная от бесплатной версии популярного Битрикс24 до менее известных Pyrus, АМО, Мегаплан, LPTracker и других систем, которые могут предоставить вам базовый функционал.
Присмотритесь к облачным решениям, так как они часто предоставляют гибкую модель оплаты.
Ну и, конечно, не стесняйтесь договариваться с поставщиками CRM-систем. Иногда они могут проявить гибкость в ценообразовании, предоставив вам скидки или дополнительные услуги при заключении долгосрочного контракта.
Сколько стоит внедрить CRM-систему в работу детского центра?
Почему нужно выбирать специальную CRM-систему для детского центра?
Нужно учитывать, что родители, обращающиеся в детские центры, ожидают прозрачности и информации о занятиях, расписании и оплатах. Специализированная CRM-система может помочь в удовлетворении этих потребностей через онлайн-платформы и уведомления.
Ну и, конечно, детские центры имеют строгие требования по безопасности и контролю доступа. CRM-система может интегрироваться с системами контроля доступа и обеспечивать безопасность данных клиентов и персонала.