Контроль работы сотрудников в 2024 году

Перед руководителями компаний стоит много важных задач, конечной целью которых является прибыль и развитие. Но этого нельзя достичь без слаженных действий коллектива. Для того, чтобы все функционировало как надо, необходимо установить контроль за работой сотрудников. Этот процесс включает в себя несколько этапов. Вместе с экспертами разобрались, что такое контроль работы сотрудников, как его обеспечить в 2024 году и от каких методов лучше воздержаться.

Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).

Полезная информация о контроле работы сотрудников

Собрали всю важную информацию о настройке процесса контроля в удобную таблицу.

Использование персональных данных	Для контроля качества и количества работы сотрудника работодатель может использовать его персональные данные
Видео и аудио контроль	Для контроля безопасности работодатель может использовать видео и аудио фиксацию, только об этом нужно уведомить работников
Отделения контроля	На предприятии должны быть отделы, которые занимаются разными видами контроля: бухгалтерия, кадровая служба, специалист по охране труда, HR, отдел контроля качества продукции и другие
Потребители	Отдельную категорию контроля составляют потребители, они могут отправлять пожелания и жалобы как руководству, так и подразделениям, специализирующимся на контроле качества
Техническая сторона	За контролем работы сотрудников можно следить не только индивидуально, например, руководителям тех и иных отделов, для этого есть специальные программы

Виды контроля работы сотрудников

У контроля работы сотрудников множество видов. Их можно разделить по направлениям: какие-то призваны следить за организацией процессов, другие – за вовлеченностью, третьи – за задачами и целями на определенном отрезке деятельности. Есть и автоматизированный контроль, когда функционал персонала оценивают специальные программы.

Алина Лизунова, лидер направления HR-сети ресторанов японской и азиатской кухни MYBOX, назвала пять основных видов контроля работы сотрудников и подробно описала каждый из них.

Оценка результатов

Представляет собой анализ итогов работы сотрудников на основе количественных и качественных показателей. Метод измеряется объемом продаж, количеством обработанных заявок, выполнением установленных планов или KPI и другими показателями, которые соответствуют специфике деятельности. 

Предварительный контроль

Включает в себя оценку навыков и знаний сотрудников перед началом их трудовой деятельности. Этот вид контроля применяется на этапе отбора персонала и в процессе адаптации, позволяя убедиться, что у сотрудника достаточно компетенций для выполнения обязанностей. К основным методам можно отнести: тестирование, собеседования, проверку квалификации, оценку профессиональных знаний, необходимых для выполнения работы. 

Проверка этапов работы

Подразумевает разделение процесса на основные стадии и контроль выполнения каждого из них. Так вы можете убедиться, что работа ведется последовательно, и на каждом этапе достигаются нужные результаты. Например, если проект состоит из нескольких ключевых шагов, то проверка каждого из них дает возможность быстро выявить проблемы на раннем этапе, что минимизирует затраты времени и ресурсов на их исправление.

Периодический контроль

Такой мониторинг происходит на регулярной основе и позволяет получать данные о деятельности сотрудников за определенные временные интервалы. Это может быть еженедельный, ежемесячный или ежеквартальный мониторинг, который позволяет руководству оценивать продуктивность и динамику изменений в работе сотрудников.

Контроль на конкретных этапах работы

Направлен на мониторинг только тех этапов, которые наиболее критичны для достижения бизнес-целей. Этот вид контроля применяется в тех случаях, когда важно минимизировать ошибки на значимых участках работы и избежать перерасхода ресурсов. Вы сосредотачиваете внимание на ключевых задачах, например, на финальной проверке перед выпуском продукта, оценке качества обслуживания клиентов или контроле затрат на важнейших стадиях.

Методы контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников можно проводить различными способами. Эксперты выделяют различные методы, перечислим самые популярные из них.

Планерки

Их проведение способствует тому, чтобы сотрудники не расслаблялись, заявляли о своих планах и отчитывались об их выполнении. Регулярные встречи команды с руководителем, на которых обсуждаются текущие задачи, достижения и возможные проблемы, необходимы. Планерки помогают держать всех в курсе событий, уточнять приоритеты, распределять задачи и решать вопросы, которые требуют командного обсуждения.

Тайные покупатели

Популярный метод найма человека, который проверит со стороны, как работают сотрудники. Метод особенно полезен в сфере ресторанного бизнеса, услуг и клиентского сервиса. Тайные покупатели фиксируют уровень обслуживания, вежливость, знания продукта у сотрудников, скорость и качество работы.

Аудио и видеонаблюдение

Очевидный метод контроля работы сотрудников. Главное, чтобы они знали, что их снимают и записывают, это нельзя держать в тайне. Чаще всего используется в местах, где нужно соблюдать высокие стандарты безопасности и качества. Камеры и микрофоны могут устанавливаться, например, на производстве, в офисах или на складах. Так работодатель следит за тем, как выполняются рабочие процессы, и выявляет нарушения.

Нормирование труда

Определение конкретных стандартов по объему и скорости выполнения работы для каждого типа задач. Например, для работников на производстве установлена норма – собрать определенное количество деталей за смену. Метод помогает понять, насколько продуктивно сотрудники выполняют свои обязанности, и оценивать, кто работает быстрее или медленнее усредненного показателя.

Отчетность

Требование к сотрудникам регулярно предоставлять отчеты о проделанной работе. Они могут быть ежедневными, еженедельными или составляться по итогам выполнения крупного проекта. В отчетах сотрудники описывают, что было сделано, с какими сложностями они столкнулись и каких результатов удалось достичь.

Аттестация

Речь идет о подтверждении у персонала навыков и знаний, если они ее не проходят, то к уровню сотрудника могут возникнуть вопросы. Проверка квалификации и навыков сотрудников обычно проводится раз в несколько лет или по окончании обучения. На аттестации сотрудники проходят тесты, собеседования или выполняют практические задания, которые помогают оценить их уровень знаний и умения.

Автоматизация

Использование программ и инструментов для отслеживания результатов работы сотрудников и выполнения ими задач. Например, в системах учета рабочего времени сотрудники фиксируют, когда начинают и заканчивают работу, а в CRM-системах видно, сколько клиентов обслужил сотрудник и каких успехов он достиг.

Правила контроля работы сотрудников

Расскажем об основных правилах контроля сотрудников, которыми сегодня руководствуются компании различного профиля.

Не прибегайте к тотальному контролю

Это оказывает сильное давление на сотрудников. Старайтесь не контролировать работников на каждом шагу, так как постоянный контроль создает чувство недоверия и повышает стресс. Вместо этого дайте им больше свободы, чтобы они чувствовали ответственность за свою работу и могли проявить себя.

Ориентируйтесь на конкретный результат

Оценивайте сотрудников не по процессу, а по тому, чего они в итоге достигли. Ставьте понятные цели и ориентируйтесь на их выполнение. Так вы поможете работникам работать на конкретный результат, а не просто для отчета.

Распределяйте роли и зоны ответственности

Убедитесь, что каждый сотрудник понимает, за что именно он отвечает. Когда у всех есть четкие роли, проще организовать работу и избегать путаницы. Так каждый будет знать, за что именно он отвечает, и сможет сосредоточиться на своих задачах.

Внедрите систему ведения отчетности 

Сделайте так, чтобы сотрудники регулярно отчитывались о своей работе, например, заполняли отчеты или таблицы. Так вы сможете видеть, как идет работа, и вовремя замечать проблемы.

Обучите сотрудников самостоятельности

Мотивируйте работников быть самостоятельными и ответственными, поощряя их говорить о трудностях и предлагать решения. Это поможет быстрее находить и устранять проблемы, а также повысит вовлеченность сотрудников в рабочий процесс. Помогите им научиться смотреть на свою работу со стороны и анализировать ее. Такой подход развивает навыки планирования и повышает их эффективность.

Программы для контроля работы сотрудников 

Автоматизированного контроля работы сотрудников можно добиться с помощью специальных программ. Расскажем о некоторых из них.

«Инсайдер»

Сервис анализирует действия сотрудников и составляет развернутые отчеты, согласно которым руководитель может вносить изменения в рабочий процесс для повышения эффективности. Программа помогает определить причины снижения продуктивности, выявить нарушения регламента, упростить адаптацию и обучение нового персонала и контролировать работающих удаленно. Система подойдет и малым, и крупным компаниям.

CrocoTime

Программа переносит данные календарей, платежных терминалов, IP-телефонии и турникетов в табель учета времени работы, отслеживает действия сотрудников в активных окнах монитора, нажатие клавиш и использование мыши. Отсутствие активности в течение 5 минут (движение курсора не считается) – воспринимается как бездействие. CrocoTime позволяет обеспечивать соблюдение дисциплины, оптимизировать рабочие процессы, следить за эффективностью работников.

StaffCop

StaffCop осуществляет комплексный контроль потоков информации, событий, действий сотрудников и защиту от киберугроз. Программа выявляет причины и источники внутренних и внешних атак, помогает предотвращать утечку данных и следить за информационной безопасностью. Подходит для малых и средних организаций. 

Kickidler

Система собирает данные с ПК и на их основе формирует отчет о продуктивности и бездействии сотрудников, показывает детализацию рабочего дня, ведет видеозапись монитора. Многопользовательский режим в режиме реального времени фиксирует активность подчиненных. 

Bitcop

Сервис комплексной аналитики рабочего времени с возможностями интеграции. Он синхронизирует данные с IP-телефонии, мессенджеров, софтфонов (программного обеспечения для звонков на мобильные и городские номера), а также Zoom Meetings, Skype, Microsoft Teams. Программа подойдет предприятиям, которые хотят автоматизировать контроль за работой персонала и следить за их эффективностью.

Советы эксперта по организации контроля работы сотрудников

Лидер направления HR сети ресторанов японской и азиатской кухни MYBOX Алина Лизунова поделилась советами на тему того, как нужно организовывать контроль работы сотрудников в коллективе. 

«Рекомендуется вводить контроль на ранних стадиях, потому что это позволит персоналу понять, что от него требует организация и какие существуют правила.

Внедряйте прозрачную и четкую политику компании. Обязательно обсудите ее с сотрудниками и убедитесь, что все понимают последствия нарушения правил и ожидания руководителя. Сразу обращайте внимание на проблемных сотрудников и предупреждайте негативные последствия их работы. Для этого предлагаю разработать специальные стратегии контроля.

По моему опыту, чрезмерное сосредоточение на микроуправлении и незначительных деталях снижает эффективность контроля. Концентрируйтесь на том, что наиболее важно и не пренебрегайте делегированием обязанностей. Разделение людей на группы и отделы и назначение ответственных лиц более эффективно, чем попытки самостоятельно контролировать работу всего персонала».

Популярные вопросы и ответы

HR-специалист крупной сети ресторанов японской и азиатской кухни Алина Лизунова ответила на актуальные вопросы по теме контроля работы сотрудников.