ЕГАИС в 2024 году
Как работает ЕГАИС и что важно знать тем, кто занимается продажей алкогольной продукции в России в 2024 году.
Производство спиртных напитков и торговля ими — одно из прибыльных направлений бизнеса. Но, конечно, такие товары нельзя просто выставить на прилавок, назначить им цену и ждать покупателей. На рынке алкогольной продукции важен учет, за это отвечает контролируемая государством система ЕГАИС. Вместе с экспертами разобрались, как работает эта система сегодня и на что обратить внимание при подключении к ЕГАИС.
Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
Что такое ЕГАИС
Аббревиатура ЕГАИС расшифровывается как Единая государственная автоматизированная информационная система. Ее основная задача — следить за оборотом алкогольной продукции в России, не позволять контрафакту выходить на рынок, а также пресекать нелегальную торговлю. Система наблюдает как за оборотом, так и за производством спиртосодержащих напитков, в том числе и этилового спирта. В ЕГАИС фиксируется информация о том, где производят алкоголь, как его продают и транспортируют.
Полезная информация о ЕГАИС
Перед работой с ЕГАИС важно понимать, зачем она нужна и на что влияет. С полезной информацией о системе предлагаем ознакомиться в удобной таблице.
| Основная цель создания ЕГАИС | Контроль за оборотом спиртных напитков, борьба с производством и продажей контрафакта, увеличение собираемости налогов и акцизов |
| Лицензии для работы с ЕГАИС | Для продажи крепкого алкоголя требуется получение лицензии |
| Защита потребителя | ЕГАИС защищает покупателей не только от некачественных напитков, но и от недобросовестных продавцов |
| Требуемое оборудование для работы с ЕГАИС | Персональный компьютер с выходом в интернет, рутокен, усиленная электронная подпись (КЭП), универсальный транспортный модуль |
| Фиксация всех сделок | Для продажи алкоголя в ЕГАИС необходимо фиксировать все этапы: от закупки до продажи алкоголя в торговой точке или заведении |
Подключение и регистрация в ЕГАИС
Существует определенный порядок подключения к ЕГАИС для участников рынка алкогольной продукции. О нем рассказала руководитель юридического департамента ООО «Эгро-Трейд» член Ассоциации юристов России Анастасия Громакова.
Для начала необходимо удостовериться в том, что в документах о вашей деятельности указан соответствующий ОКВЭД. Дальше алгоритм действий следующий.
- Заказ ключа для ЕГАИС. Он нужен для работы и регистрации в системе (подпись накладных, актов и других электронных документов). Выдают квалифицированную электронную подпись (КЭП) в налоговой службе, а также центрах, которые аккредитованы в Минцифры РФ.
- Активация ключа. Чтобы запустить КЭП понадобиться специальное программное обеспечение. Компьютер должен работать на Windows XP или новее, иметь оперативную память от 2 ГБ и объем жесткого диска от 50 ГБ. Процессор с частотой не менее 1,8 ГГц. Далее необходимо запустить полученную в центре программу для активации ключа ( «Джакарта» или «Рутокен») и выполнять инструкции на экране.
- Следом идет установка сертификата RSA. Будут нужны два ПИН-кода, которые получены от ФНС или аккредитованной компании. Их надо применять на сайте ЕГАИС (egais.ru). Портал нужно открывать в браузере не ниже Internet Explorer 9. Далее в личном кабинете подключается USB-ключ, устанавливается программа «ФСРАР-Крипто», ссылку на которую дает система, проводятся проверки. При введении ГОСТа от ключа система потребует первый ПИН-код. Затем нужно будет нажать на вкладку «Получить ключ», выбрать нужную торговую точку и сформировать его — здесь потребуют второй ПИН-код (RSA). Итогом станет получение сертификата, это отслеживается в окне «Формирование сертификата RSA».
- Установка универсального транспортного модуля (УТМ). Программа устанавливается в соответствующем разделе в «Личном кабинете» и позволяет обмениваться информацией с ЕГАИС, а также с контрагентами.
- Докупить оборудование. Для ЕГАИС понадобятся сканеры, терминалы сбора данных и контрольно-кассовая техника для подключения к системе.
Как работать в ЕГАИС в рознице
ЕГАИС необходима для работы как в розничных магазинах, так и в общепите. Составили пошаговую инструкцию для розницы.
Первый шаг
Данные заносятся в ЕГАИС. Их размещает отправитель продукции: производитель, импортер или поставщик. Он фиксирует объем отгруженных товаров.
Второй шаг
Передача информации получателю — представителю магазина или заведения, где реализуют алкоголь. Он должен ознакомиться с электронной накладной благодаря сведениям, поступившим через УТМ.
Третий шаг
Если проблем нет, отправляющая товар организация получает подтверждение. Если есть разногласия, например, в сравнении с указанными в накладных объемами и фактическим количеством товара, то составляется акт расхождений, который через УТМ поступает отправителю. Тот уже решает, соглашаться с ним или нет. Если да, то списывается только согласованный объем. Если нет, то сделки не будет, а весь объем останется у поставщика. Аналогично происходит и при выявленном избытке товара. Тут в случае положительного разрешения вопроса на избыточную продукцию формируется дополнительная товаро-транспортная накладная (ТТН).
Добавим, что все поступающие документы обрабатывает Росалкогольрегулирование, которое и возвращает в компании квитанции о том, что данные зафиксированы в ЕГАИС. Работа в системе сказывается и на том, что должен делать персонал на кассе магазина. При продаже спиртных напитков для продавцов тоже существует определенный порядок действий. Расскажем о них.
Первый шаг
Кассир должен считать EAN (уникальный номер) товара на алкоголе, который хочет купить покупатель. При этом на экране кассы появляется запрос о том, что нужно отсканировать штрих-код марки. Это делается с помощью 2D-сканера, считывается двумерный штриховой код PDF-417 ФСМ / АМ.
Второй шаг
При положительном разрешении этой несложной операции товар добавляет в чек. Иначе его просто не продадут.
Третий шаг
Кассир нажимает кнопку «Итог», а программное обеспечение генерирует xml-файл и отправляет его в ПО ЕГАИС (УТМ). УТМ формирует квитанцию и возвращает ее в кассу. Далее чек закрывается с печатью QR-кода продаваемого алкоголя. Благодаря ему покупатель может проверить легальность напитка.
Как работать в ЕГАИС в общепите
Для общепита тоже есть определенные правила работы с ЕГАИС. Здесь все сложнее, чем в рознице, хотя есть и общие моменты. Пошагово это выглядит следующим образом.
Первый шаг
Заполнение данных о своей организации на сайте ЕГАИС. Сразу же необходимо будет позаботиться о правильном программном обеспечении, настройке компьютера для работы с системой, обучении сотрудников.
Второй шаг
Получение лицензий. Необходимо убедиться, что организация имеет право продавать алкоголь — лицензии выдаются через Росалкогольрегулирование. Кроме того, необходимо зарегистрировать все виды алкоголя, которые будут использоваться в заведении.
Третий шаг
Работа в ЕГАИС. Здесь уже схожесть с тем, что используется в рознице. Все данные о получении алкоголя вводятся в систему. Каждая продажа должна записываться в режиме реального времени. Важно учитывать и порционную продажу, а также алкоголь в составе коктейлей. С 1 июня 2024 года нужно алкоголь списывать после продажи и использовании в приготовлении блюд, а не после вскрытия, как было ранее, то есть начинается порционный учет алкоголя после вскрытия бутылки. Продажа чистого алкоголя в порциях или бутылками регистрируется через УТМ. А при использовании в коктейлях или блюдах необходимо подавать сведения о списании с новой причиной «Использовано для приготовления коктейлей».
Четвертый шаг
Необходимо регулярно проверять остатки алкоголя на складе через ЕГАИС, а также следить, не просрочен ли он и все ли параметры соответствуют действующим нормам.
Пятый шаг
Отчетность. Не забывайте про итоговые отчеты для налоговых служб. Все данные нужно вводить корректно и отправлять через ЕГАИС. Добавим, что при возникновении сложностей в работе системы, можно обратиться в службу поддержки ЕГАИС. Также остановимся на моментах списаний. Как это делается в случаях бутылки и порции чистого алкоголя:
- При продаже сканируется акцизная марка, для порционной продажи указывается объем в миллилитрах;
- УТМ проверяет марку и дает кассе разрешение на продажу;
- Касса пробивает чек, универсальный транспортный модуль его регистрирует и отправляет сведения в ЕГАИС.
Штрафы в ЕГАИС
При нарушениях в работе с ЕГАИС возможны штрафные санкции. Они отличаются для физических лиц, руководителей организаций и для юрлиц. В первом случае речь идет о суммах от 10 до 50 тыс. рублей. Во втором в десять раз больше: от 100 до 500 тыс. рублей.
Так, к основным нарушениям относятся: отсутствие регистрации в ЕГАИС, непредоставление отчетов или опоздание, неправильное отражение данных в системе, проведения операций с алкоголем без учета в ЕГАИС, несоблюдение правил хранения и транспортировки алкоголя. Добавим, что за незаконное производство штрафы могут достигать нескольких миллионов рублей, а то и вовсе грозить уголовная ответственность. И, конечно, в случаях многочисленных ошибок, речь может пойти даже о закрытии компании.
Советы эксперта по работе с ЕГАИС
Совладелец компании по автоматизации ресторанного бизнеса Open Service Гульназ Шарипова поделилась советами на тему того, как работать с ЕГАИС.
«Советы будут максимально просты: не надеяться на авось, вести закупку и продажу алкоголя согласно новым требованиям законодательства. Подключаться к системам автоматизации, что упрощают работу с ЕГАИС. Вовремя обучать сотрудников работе с нововведениями.
Также важно при начала работы с ЕГАИС помнить, что вам понадобятся: сертификат КЭП и специальный носитель для ЕГАИС — Рутокен 3.0. Кроме того, нужно ПО для всех участников алкогольного рынка, которое может обеспечить работу транспортного модуля и взаимодействия с ЕГАИС для производителей и импортеров алкогольной продукции, будь то розница или общепит».
Популярные вопросы и ответы
Эксперт по оцифровке и масштабированию ресторанного бизнеса Гульназ Шарипова ответила на актуальные вопросы по теме работы с ЕГАИС.