Автоматизация кофейни в 2024 году

После вынужденного локдауна люди стали чаще посещать общественные места и приятно проводить время в уютных кафе и ресторанах. Число посетителей возросло и в кофейнях. Чтобы снять часть забот с персонала и в то же время повысить производительность заведения, владельцы используют различные автоматизированные системы. Подобные решения позволяют принимать большее количество гостей, значительно облегчают процесс обслуживания и сводят число ошибок к минимуму. Изучили рынок и подготовили список лучших программ для автоматизации кофейни в 2024 году. 

Выбор редакции

Quick Resto

Quick Resto – комплексное IT-решение для рестораторов, которое объединяет управление кухней, складом, работой зала, CRM, управленческий и финансовый учет, а также доставку.

На базе единой экосистемы автоматизируются все процессы кофейни. Ресторатор получает комплексное решение и не тратит время на настройку интеграции между разными программами. Так, пользователи Quick Resto могут создать для своей кофейни сайт или мобильное приложение без наемных дизайнеров и компаний по разработке. Заказы из приложения будут обрабатываться с того же планшета кассира, что и в зале, а данные гостей сохранятся в базе.

Система работает в облаке. Это значит, что программу не нужно устанавливать на компьютер. Владелец не привязан к одному устройству и может работать с отчетами из любой точки мира. Для рестораторов, которые хотят контролировать заведение удаленно, у Quick Resto есть бесплатное мобильное приложение, доступное на Android и iOS.

Quick Resto используют и маленькие кофейни, и федеральные сетевые проекты. Небольшие заведения выбирают систему потому, что она позволяет работать без штатного технолога и бухгалтера. Владелец сам видит информацию по среднему чеку, посещаемости по часам и дням недели, популярным позициям, фудкосту и наценке. Ещё в системе автоматизации можно учитывать рабочие смены сотрудников и рассчитывать зарплату.

Работа с технологическими картами также упрощается. Достаточно внести данные о продуктах, которые дает поставщик и создать карточку блюда с рецептурой. КБЖУ блюда и себестоимость рассчитываются автоматически. А если кофейня поменяет поставщика и начнет работать с новыми ингредиентами, техкарты будет легко исправить. Данные о граммовке блюда и его КБЖУ особенно оценят те гости, кто следит за своей фигурой и фиксирует калории.

К Quick Resto можно одновременно подключить несколько точек, поэтому систему часто выбирают франшизы. Для них предусмотрены специальные отчеты с разделением по франчайзи. Новые партнеры получают готовый личный кабинет с номенклатурой и техкартами, поэтому подключение занимает минимум времени. Крупным сетям предлагают выделенные серверные мощности и возможность индивидуально доработать функционал. 

Среди больших плюсов пользователи Quick Resto отмечают простой интерфейс программы. Благодаря ему сотрудники кофеен быстро обучаются и совершают меньше ошибок, как следствие, бизнес не теряет во вложениях и доходах.

У Quick Resto разработана целая линейка тарифов: от базового для быстрого старта новой кофейни до продвинутого с глубокой аналитикой для крупных сетей и франшиз. Стоимость подписки на месяц — от 1 990 руб. Кроме оплаты подписки, других затрат Quick Resto не требует. Компания не берет доплат за количество пользователей, обновления и техподдержку.

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, приложение для гостей, встроенная CRM, модификаторы
Тарифы	• Web • Start • Standard • Pro
Тестовый период	14 дней
Демодоступ	Есть
Техподдержка	Есть
Цена	От 1 990 до 5 990 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Круглосуточная техподдержка, интеграции, приложения, поддерживает разные платформы, удобная система модификации продуктов, обучающие материалы, при отключении интернета касса работает автономно
– На тарифах «Web» и «Start» техподдержка только через чат

Рейтинг топ-10 систем и программ для автоматизации кофейни

Cafe Manager

Облачный сервис для автоматизации и учета продаж для небольших кафе и кофеен. Поможет контролировать действия персонала, вести финансовый мониторинг и следить за статистикой. Для работы в системе не требуется устанавливать дорогостоящее оборудование или специальные терминалы. Программа адаптивна и подстраивается под любую операционную систему. 

Для ознакомления с сервисом доступна демоверсия. Кроме того, после регистрации пользователь получит лицензию на бесплатное тестирование программы в течение первых 30 дней. Все тарифы содержат в себе одинаковый список функций и услуг. Разница лишь в сроках эксплуатации системы. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, встроенная CRM, модификатор
Тарифы	• 1 месяц • 1 год • 3 года
Тестовый период	30 дней
Демодоступ	Есть
Техподдержка	Есть
Цена	От 495 до 880 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Доступная цена, широкий функционал, подробные инструкции, поддержка через мессенджеры и по телефону
– Нет автоматического подсчета расходов

СБИС Presto

Программа от одного из ведущих разработчиков систем для автоматизации бизнеса. Простой и надежный сервис поможет запустить кофейню в кратчайшие сроки. Настройка займет всего несколько часов, а при необходимости можно запросить помощь экспертов. 

На главном экране отображаются популярные позиции заведения и их краткое описание. Официант без труда сможет сориентироваться в меню и быстро рассчитать посетителя, а удобная система модификации подскажет, что предложить гостю в качестве топпинга. 

Для увеличения продаж предусмотрены программы лояльности, системы скидок и бонусов. Встроенная CRM запоминает действия каждого посетителя и распределяет гостей на группы. Это позволяет структурировать базу клиентов и, в зависимости от потребностей, формировать персональные предложения. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, приложение для гостей, встроенная CRM, ЭДО, система лояльности, модификатор
Тарифы	• Демо • Базовый • Оптимальный • Профи
Тестовый период	14 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 13 500 до 31 500 рублей в год

Плюсы и минусы

+ Круглосуточная техподдержка через разные каналы, много подсказок, интеграции со службами доставки и банками
– Длительный отклик программы, иногда прерывается связь с оборудованием, сложный интерфейс

FusionPos

Простой и удобный сервис для управления процессами кофейни. Программа не требует сложного внедрения и установки. Для работы в системе подойдет обычный планшет или компьютер. Встроенный модификатор позволяет создавать неограниченное количество вариаций напитков и добавок к ним. Программа запоминает каждого клиента и к следующему посещению подготовит персональную скидку или предложит оформить карту лояльности.

Сервис подойдет не только для автоматизации одной точки, но и для управления целой сетью кофеен. Для владельца предусмотрено специальное приложение, с помощью которого он сможет контролировать работу каждого заведения, собирать аналитику и отслеживать динамику продаж.

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, встроенная CRM, система лояльности
Тарифы	• Лайт • Старт • Макс
Тестовый период	14 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 1 490 до 3 490 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Простой интерфейс, интеграции, большое количество отчетов, автономная работа при отсутствии интернета, оперативная помощь техподдержки
– Эквайринг можно подключить только к одному банку (Сбер), возникают ошибки в работе, бывают расхождения по кассе 

YUMA

Целый комплекс программ для автоматизации любого типа заведения, в том числе и кофейни. Удобный интерфейс позволяет кассиру одновременно обслуживать несколько клиентов, быстро переключаясь между заказами. Пользователь может настраивать скидки на определенные виды кофе и десертов, а также запускать акции и бонусные программы. При оформлении заказов система сама подскажет, на какую продукцию распространяется система лояльности. 

Разработчиками предусмотрен только один тарифный план с разовой покупкой лицензии сроком на 1 год. После приобретения системы, специалисты возьмут на себя установку, внедрение и обучение персонала. Техподдержка осуществляется круглосуточно и не ограничена по времени. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, ЭДО, модификатор
Тарифы	Нет
Тестовый период	14 дней
Демодоступ	Есть
Техподдержка	Есть
Цена	35 000 рублей в год

Плюсы и минусы

+ Широкий функционал, есть режим автономной работы, итерации, круглосуточная техподдержка, неограниченное количество позиций в меню 
– Оплата на год вперед, за приложения для клиентов и персонала необходимо доплачивать 

iiko

Разработчики предлагают облачные решения для бизнеса разных масштабов от крупных сетей ресторанов до небольших фудтраков, кафе и кофеен. Онлайн-кассу можно установить на планшет с любой платформой, а простой интерфейс позволит быстро освоить программу и начать обслуживание. 

После регистрации в программе станет доступна круглосуточная техническая поддержка через чат Telegram. Сервис позволяет вести складской учет, формировать базу клиентов, просматривать текущий заработок, проводить сравнительный анализ продаж за разные периоды и многое другое. Также владелец кофейни может настроить отправку основных показателей и отчетов на адрес электронной почты. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор
Тарифы	• Mini • Start • Pro • Enterprise
Тестовый период	30 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 1 295 до 8 590 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Простая в использовании, круглосуточная поддержка, интеграции 
– Бывают сбои в работе, сложно подключать к стороннему оборудованию, за многие функции приходится доплачивать, некоторые услуги в пакете часто бывают не востребованы 

Jowi

Подойдет для небольшого кафе, бара или кофейни с низким или средним чеком. Программа состоит из двух частей. Одна из них находится в «облаке» и является пунктом управления. Вторая – устанавливается непосредственно на компьютер или планшет ресторана. Обе половины синхронизированы, что позволяет отслеживать действия персонала в режиме онлайн. 

Система модулей делает сервис простым и удобным в использовании. В программу легко добавить новое блюдо, указать ингредиенты или изменить цены на некоторые позиции. Также с помощью программы можно управлять акциями и формировать персональные скидки для посетителей кофейни. А полноценный CRM-модуль позволит вести базу клиентов, указывать предпочтения каждого из них и формировать дисконтные предложения. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор, встроенная CRM, приложения
Тарифы	• Start • Standard • Pro
Тестовый период	14 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 25 до 100 долларов в месяц

Плюсы и минусы

+ Широкий функционал, простая в использовании, можно настроить приложения для персонала и гостей
– Сложно связаться с техподдержкой, серверы находятся не в России

la Chef

Одна из самых простых платформ для создания меню и автоматизации некоторых процессов в кофейне. С помощью программы можно формировать заказы, принимать онлайн-оплату, подключать чаевые, организовывать доставку, отслеживать курьера и проводить акции. Также система позволяет настроить уведомления о новых заказах в Telegram или WhatsApp. 

Программа примечательна тем, что основным функционалом можно пользоваться совершенно бесплатно. Для крупного ресторана такое решение может не подойти, но для кофейни с небольшим количеством позиций, встроенных инструментов будет вполне достаточно. 

Характеристики

Функционал	Управление заказами, создание меню, интеграции с платежными системами, аналитика, бронирование и доставка
Тарифы	• Начальный • Премиум
Тестовый период	Нет
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 0 до 790 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Простой интерфейс, можно указать аллергены в продукте, адаптированные версии для разных устройств, круглосуточная поддержка через чат
– Нет программ лояльности, нет CRM, длительный, нет модификатора

GBS.Market

Удобная и простая кассовая программа для автоматизации небольшой кофейни. Позволяет организовать рабочее место официанта, управлять заказами внутри кафе и навынос, осуществлять обслуживание в зале, синхронизировать работу с кухней. Для более удобной навигации, при составлении меню можно загрузить фотографии, указать некоторые особенности продукта и описать состав. Сервис позволяет быстро отредактировать заказ, добавить или удалить ненужные позиции, а также объединить несколько чеков в один. 

Программу легко настроить самому без привлечения специалистов. В случае затруднений разработчики предоставляют полный доступ к обширной базе знаний, а также осуществляют оперативную поддержку по телефону через чат или по электронной почте.

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор, встроенная CRM
Тарифы	• Демо • Месяц • Квартал • Год • Навсегда
Тестовый период	30 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 291 до 350 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Полный функционал на 30 дней бесплатно, разные каналы связи с техподдержкой, есть возможность приобрести бессрочную лицензию, низкая стоимость
– Нет приложений, техподдержка не круглосуточно (будни с 10:00 по 17:00 по МСК), иногда случаются замедления в работе

Guscom

Комплексное решение для автоматизации баров, кофеен и кафе. Базовый функционал включает в себя: гибкие настройки оформления, систему скидок и формирование спецпредложений, возможность подсоединения оборудования (POS-терминал, сканер штрих-кодов, кассовый ящик и т. д.), добавление неограниченного количества сотрудников и позиций меню, управление доступами и много другое. Администратор может в режиме реального времени формировать отчеты, проводить аналитику продаж, а также осуществлять полный контроль над действиями сотрудников.

Тарифная сетка на использование платформы разработчиками не предусмотрена, но есть возможность заказать бесплатную тестовую установку. Окончательная стоимость будет зависеть от выбранных модулей и функционала системы.  

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции, отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, встроенная CRM
Тарифы	• Демо • Месяц • Квартал • Год • Навсегда
Тестовый период	30 дней
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	По запросу

Плюсы и минусы

+ Гибкое ценообразование, есть тестовый период, поддержка по телефону
– Разработчик находится в Минске (Беларусь), долгий ответ техподдержки, нет приложений, нет модификатора продуктов

r_keeper

Программа для полноценного управления всеми процессами внутри любого заведения общественного питания. Подойдет и для автоматизации небольшой кофейни. Система состоит из нескольких блоков. Кассовая станция – позволяет качественно обслуживать гостей и отслеживать действия сотрудников от приема заказа до расчета с клиентом. Доставка – контролирует работу курьеров на каждом этапе и оптимизирует расходы заведения. Складской учет – управление закупками и создание накладных. Документооборот – освобождает от ручного формирования отчетности. Интерфейс менеджера – позволяет настроить кассу для обслуживания и следить за текущими операциями. 

На выбор пользователям предоставляется несколько тарифных планов. Но также есть возможность приобрести модульное решение с бессрочной лицензией.

Характеристики

Функционал	Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор, встроенная CRM, приложения
Тарифы	• Lite • Cloud Start • Cloud Pro • Cloud Max
Тестовый период	Нет
Демодоступ	Нет
Техподдержка	Есть
Цена	От 790 до 7 084 рублей в месяц

Плюсы и минусы

+ Широкий функционал, можно управлять тарифом добавляя или удаляя модули, понятный интерфейс, много интеграций
– Нет демодоступа, техподдержка через форму обратной связи, длительное ожидание ответа специалиста, случаются сбои при использовании

Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru.

Как выбрать систему автоматизации кофейни

На рынке представлены десятки систем для автоматизации кофейни. Для того чтобы программа оправдала ваши ожидания, необходимо учесть несколько нюансов.

Интерфейс

Когда речь заходит о быстром обслуживании, простота и удобство стоят на первом месте. Демоверсия или тестовый период поможет оценить, соответствует ли сервис этому критерию. Если при проведении простейшей операции у вас возникают сложности или нужную кнопку приходится искать в недрах программы, не стоит тратить на нее время и ресурсы.  

Функционал

Изучите возможности сервиса. Часто программа бывает перегружена лишними функциями или ненужными интеграциями. Для крупной сети ресторанов такое решение оправдано. Но для владельца небольшой частной кофейни или кафетерия часть опций может оказаться невостребованной. От этого же зависит и конечная стоимость программы. 

Гибкость

Уже на первых этапах, когда кофейня только начала функционировать и принимать первых гостей, нужно быть готовым к дальнейшему развитию и расширению. Выбирайте среди тех программ, которые в случае необходимости можно достроить или переформатировать. Как правило, такие сервисы имеют модульную структуру и легко поддаются изменениям. Вероятнее всего, за отдельные блоки придется доплатить, но и прибыль от подобного решения может значительно возрасти.

Техподдержка

Любая программа, даже самая отлаженная, иногда дает сбой, зависает или вовсе перестает работать. Из-за вынужденного простоя кофейня рискует потерять клиентуру, что, в свою очередь, скажется на доходах заведения. Своевременная помощь специалиста может оказаться весьма кстати. Уточните у разработчиков режим работы техподдержки и какие каналы предусмотрены для оперативной связи. 

Отзыв эксперта о системах и программах автоматизации кофейни

Система автоматизации экономит уйму времени ресторатора – говорит Алексей Гаврилов, руководитель отдела внедрения Quick Resto, – не нужно составлять таблицы по приходам и расходам, самому фиксировать время работы сотрудников и начислять заработную плату.

«Кроме того, можно сэкономить, передав часть задач программе, вместо найма сотрудников. Так только на позиции бухгалтера-калькулятора можно сэкономить до 300 000 рублей в год. Система автоматизации помогает предотвратить перетаривание склада, которое в итоге вызывает списание залежавшейся продукции. Программа также покажет, когда необходимо выводить большее число сотрудников, а когда можно оставить минимум и не раздувать фонд оплаты труда.

Большинство систем автоматизации работают на громоздких моноблоках со сложным интерфейсом и локальной базой данных. Нужно отдавать предпочтение мобильным системам, которые работают в облаке, скачиваются на мобильные устройства (планшеты), в которых любой сотрудник сможет разобраться за 10 минут.

Сегодня системы автоматизации внедряют уже практически все рестораторы. Со стороны государства идет ежемесячное ужесточение контроля работы предприятий общественного питания, в том числе кофеен, и без системы автоматизации справиться становится невозможно.

Основных игроков на рынке сейчас 3-4, остальные, это меньше 7% от всех пользователей. Отличаются функционалом, стабильностью работы и ценой. Есть программные продукты, в работе которых, казалось бы есть все, но когда посмотришь на цену (обязательно обращайте внимание на скрытые платежи), например за техническую поддержку, то начинаешь задумываться, а весь ли этот набор функций мне нужен.

Либо, наоборот, есть дешевые системы, в которых и до технической поддержки не дозвониться, и себестоимость не считается, и такие программы могут «висеть» целый день», – заключает эксперт.

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы о системах по автоматизации кофеен отвечает Алексей Гаврилов, руководитель отдела внедрения Quick Resto.