Служебная записка в 2024 году
Зачем нужна служебная записка и как ее правильно составить в 2024 году — разбираемся вместе с экспертом
Заказать новое оборудование, попросить премию или доложить о нарушении на работе сотрудник может устно. Но, если компания большая, вопрос рискует потеряться в потоке текущих задач. Поэтому фиксировать информацию лучше письменно. Например, написать служебную записку и изложить в ней все данные.
Что такое служебная записка
Служебная записка — это один из видов деловой документации. Письмо, с помощью которого работник решает различные вопросы: например, запрашивает информацию, докладывает начальству о проблеме или получает необходимые материалы и инструменты.
В законодательстве не встретишь понятие «служебная записка». Если организация небольшая, сотрудники могут обойтись без деловых писем. Чем больше в компании работников, тем чаще они используют служебные записки, направляют их коллегам в другие отделы и вышестоящему руководству. Это всегда внутренняя переписка.
Полезная информация о служебных записках
| Все договоренности фиксируются на бумаге | Если на работе возникнет конфликт, официальное письмо поможет доказать правоту сотрудника или его невиновность. |
| У каждой фирмы свои правила составления служебок | Нет жестких правил, как правильно написать служебное письмо. Компания может иметь нормативные акты с правилами оформления документа. |
| Служебные записки пишут на бумаге и в электронном виде | Можно писать на бумаге формата А4, на официальном бланке, отправляют по электронной почте или в мессенджеры — у каждой компании свои правила. |
| Отвечать на служебку или нет — право работника | Служебная записка — хоть и официальный документ, но необязательный к исполнению. |
| Срок рассмотрения служебной записки не регламентируется | Все зависит от срочности задачи, которую хотят решить с помощью служебки. Сотрудник может сам указать в записке нужные сроки. |
Пошаговая инструкция, как правильно написать служебную записку
Несмотря на то что в трудовом праве нет жестких требований к служебным запискам, составляются они примерно одинаково.
Напишите данные адресата и составителя записки
В правом верхнем углу листа укажите фамилию, имя, отчество и должность работника или руководителя, которому отправляете служебное письмо. Затем напишите свои данные, чтобы адресат понял, от кого записка.
Укажите название документа
«Служебная записка» или другое наименование, которое принято в организации.
Опишите вопрос
Текст записки составляется от первого лица. Начните описание с введения, в нем кратко расскажите про ситуацию, с которой обращаетесь. В основной части добавьте подробности и опишите содержание вопроса. В заключении укажите, что хотите получить в итоге.
Поставьте подпись и дату
Внизу листа укажите дату, когда составили документ, и заверьте записку подписью.
это интересно
Объяснительная записка на работу
Как написать объяснительную и примеры ситуаций, когда она пригодится
подробнее
Примеры оформления служебной записки
В служебной записке важно не только составить грамотный текст, но и правильно его оформить, чтобы он выглядел аккуратно и облегчал чтение.
Образец служебной записки
С помощью служебных записок можно решить разные рабочие и организационные вопросы. Разберем, что нужно писать в документе в той или иной ситуации.
На повышение
Служебную записку с просьбой повысить сотрудника составляет начальник и направляет вышестоящему руководству. В письме необходимо обосновать повышение — указать причину, по которой работник заслуживает продвижения по карьерной лестнице.
На отпуск
Если сотруднику нужен отпуск за свой счет, необходимо сначала согласовать его с начальством. Для этого пишут служебную записку, в которой указывают даты и причину отгула. Если руководство одобрит просьбу, работник напишет заявление на отпуск.
На списание материальных ценностей
Когда материалы, оборудование или инструменты ломаются или устаревают, их необходимо списать. Для этого сотрудник пишет служебную записку на имя руководителя, в которой указывает причины для списания.
На приобретение товара
Чтобы начальник закупил новый товар, он должен понимать его ценность. С помощью служебной записки сотрудник объяснит, зачем покупка нужна производству, как она улучшит процесс работы.
На командировку
В служебной записке на командировку необходимо указать даты поездки, причину и фамилию сотрудника, который туда отправится.
На премию
В служебной записке о выплате премии указывают имя работника, который должен получить надбавку. Желательно описать результаты его работы. Это убедит начальника, что сотрудник заслуживает премию.
Советы и отзывы экспертов по составлению служебной записки
Анастасия Синицына, эксперт «Актион Кадры и HR»
Служебные записки нужны, чтобы запрашивать и передавать документы и информацию, а также фиксировать факт их запроса и передачи. Например, кому-то понадобилась информация или документы, которыми владеет другое подразделение, чтобы выполнить служебные обязанности.
Служебную записку можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации. Иногда служебные записки отправляют дочерним организациям, если это закреплено внутренними документами компании.
В законе нет требований, как писать служебную записку, поэтому ее можно составить в произвольной форме. Вы можете использовать общие правила делопроизводства с учетом требований ГОСТ Р. 7.0.97-20161. Пропишите порядок, по которому нужно оформлять служебный записки в локальный акт организации, например в инструкцию по делопроизводству.
Популярные вопросы и ответы
Отвечает Анастасия Синицына:
Какую юридическую силу имеет служебная записка?
Служебная записка — это внутренний документ в организации, поэтому она имеют свою силу только внутри компании. На основании служебки сотрудники в компании совершают какие-либо действия и ссылаются на нее в других документах, когда возникает необходимость.
Где и как долго хранится служебная записка?
Сроки хранения служебных записок отдельно не определены. Поэтому их хранят столько же, сколько документы, для которых они составлены.
Например, пять лет нужно хранить служебные записки:
• во исполнение распоряжений руководства компании (пункт 17 приказа Росархива от 20.12.2019 № 2362);
• по основной деятельности подразделений (пункт 47 приказа № 236).
Если на основании служебной записки издали приказ или распоряжение по личному составу, срок ее хранения – как и для самого приказа или распоряжения: три года, пять лет, 50-75 лет. Если служебная записка подтверждает расходы, ее хранят столько же, сколько бухгалтерские документы.
Например, пять лет нужно хранить служебные записки:
• во исполнение распоряжений руководства компании (пункт 17 приказа Росархива от 20.12.2019 № 2362);
• по основной деятельности подразделений (пункт 47 приказа № 236).
Если на основании служебной записки издали приказ или распоряжение по личному составу, срок ее хранения – как и для самого приказа или распоряжения: три года, пять лет, 50-75 лет. Если служебная записка подтверждает расходы, ее хранят столько же, сколько бухгалтерские документы.
Нужно ли регистрировать служебную записку?
Работодатель сам решает, регистрировать служебные записки или нет. На практике в организациях с большим объемом документооборота служебные записки регистрируют. Если в организации есть СЭД (система электронного документооборота) и регистрацию служебных писем ведут в ней, то документу присваивают отдельный номер. Если в организации нет СЭД, служебные записки регистрируют двумя способами.
Способ 1. Чаще всего служебную записку регистрируют как исходящую в подразделении, в котором ее создали, и как входящую в структурном подразделении – адресате. В этом случае у служебной записки будет два номера – исходящий и входящий.
Способ 2. Реже встречается регистрация служебных записок в службе делопроизводства. В этом случае служба делопроизводства ведет единую регистрацию служебных записок в организации, присваивая им порядковый номер в пределах календарного года, который может дополняться кодом структурного подразделения — автора документа.
Если решите вести журнал регистрации, то пропишите порядок в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству. Закрепите правила ведения журнала: решите, следует ли его прошивать, нумеровать, заверять печатью, и какую именно информацию отражать.
Способ 1. Чаще всего служебную записку регистрируют как исходящую в подразделении, в котором ее создали, и как входящую в структурном подразделении – адресате. В этом случае у служебной записки будет два номера – исходящий и входящий.
Способ 2. Реже встречается регистрация служебных записок в службе делопроизводства. В этом случае служба делопроизводства ведет единую регистрацию служебных записок в организации, присваивая им порядковый номер в пределах календарного года, который может дополняться кодом структурного подразделения — автора документа.
Если решите вести журнал регистрации, то пропишите порядок в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству. Закрепите правила ведения журнала: решите, следует ли его прошивать, нумеровать, заверять печатью, и какую именно информацию отражать.
Источники
- ГОСТ Р. 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
URL: https://docs.cntd.ru/document/1200142871 - Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202002070036
