Профессия секретарь
Секретарь помогает руководителю: отвечает на звонки, организовывает встречи, разбирает письма и документацию, выполняет поручения. Эта профессия подходит активным, коммуникабельным, внимательным людям
Секретарь является посредником между руководством, персоналом и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса, ведет делопроизводство. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.
Профессия секретарь появилась давно: упоминается она в истории Древнего Рима. Изначально занимали эту должность мужчины, которым доверяли тайны государственного управления. В России секретари появились при Петре I. Требования к ним были высокими: наличие образования, знание законов.
В XIX веке появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях. Для специалистов выпускали журналы и проводили обучающие курсы. В начале 20-х годов XX века профессия секретаря была особенно востребована.
В двадцатом веке все чаще секретарями работают женщины. Они отвечают за входящую и исходящую документацию, занимаются перепиской, рассылкой и распечаткой корреспонденции, протоколируют собрания, готовят и подают чай, кофе.
Полезная информация о профессии секретарь
Мы собрали для вас полезную информацию о профессии в одну таблицу.
| Параметр | Данные о профессии секретарь |
|---|---|
| Срок обучения | От 5 недель |
| Средняя зарплата | 42 000 рублей |
| Где можно получить | В вузах, ссузах, на курсах |
| Необходимые качества | Коммуникабельность, внимательность, ответственность |
| Востребованность профессии | Высокая |
| Где работать? | Любые государственные и частные организации |
Описание
Секретарь – лицо компании. Вежливость, доброжелательность, дипломатичность, внимательность, ответственность и умение урегулировать конфликты – качества, которыми обладают и развивают у себя люди этой профессии. В обязанности входит планирование рабочего дня начальника, протоколирование совещаний, организация командировок. Также секретарь общается с посетителями, просматривает и сортирует корреспонденцию, принимает телефонные звонки.
Специализации
Разбирая детально обязанности секретаря, можно выделить следующие специализации.
Секретарь-референт – связующее звено между начальником, сотрудниками, клиентами, партнерами. Контролирует работников офиса, следит за исправностью оргтехники, распределяет рабочий день руководителя, составляет тексты для выступлений, переговоров, готовит отчеты.
Личный секретарь – помощник руководителя с высшим образованием, знающий все о деятельности компании. Решает организационные и административные вопросы, занимается делопроизводством.
Секретарь судебного заседания – должность только в судах. Составляет протокол слушания, формирует и направляет дела в архив, проверяет явку на заседания, выдает оригиналы и копии решений суда. Соискатели этой вакансии должны иметь высшее юридическое образование, быть уверенным пользователем компьютера, знать законодательство РФ и иметь опыт работы в юридических фирмах.
Пресс-секретарь – представитель организации, отвечающий за связь со СМИ и общественностью. Предоставляет информацию о событиях, происходящих в компании. Контролирует, редактирует материалы для публикаций, организовывает встречи журналистов с директорами. Пресс-секретарь компании должен прекрасно разбираться в той сфере деятельности, которой занимается организация, понимать структуру рынка и методы работы.
Секретарь-переводчик – сотрудник, принимающий участие в переговорах с иностранными партнерами, принимает корреспонденцию и переводит ее, организовывает работу офиса. Предъявляемые требования к специалисту: владение разговорным и письменным иностранным языком на высоком уровне, коммуникабельность, презентабельный вид, высокая скорость печати.
это интересно
Профессия переводчик
В чем заключается работа переводчика, и где на него учиться? Рассказываем в статье
Подробнее
Плюсы
Среди плюсов профессии секретарь:
- комфортные условия работы в офисе,
- полезные знакомства, выгодные связи,
- небольшая физическая нагрузка,
- в отдельных случаях – возможность работать без высшего образования,
- возможность развить навыки общения в деловой среде и организаторской деятельности.
Минусы
У профессии секретарь есть и минусы:
- монотонная работа,
- часто – выполнение личных поручений руководителя, не относящихся к работе,
- ненормированный рабочий день,
- необходимость поддерживать безупречный внешний вид, а это затратно,
- работа часто связана со стрессом.
Где учиться в 2024 году
Иногда на должность секретаря могут взять без образования и опыта – в тех случаях, когда для работы не нужны специальные знания, например иностранных языков или законов. В основном подойдет базовое образование, полученное в колледже, техникуме или на курсах. Но для некоторых специализаций требуется профильное образование. Например, для секретаря судебных заседаний нужен диплом юридического факультета.
В крупных компаниях ждут дипломированных специалистов с высшим образованием со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии, языков, которые умело управляются с оргтехникой. На вакантное место охотно примут соискателя с дипломом в области филологии, психологии, коммуникаций, связей с общественностью.
Вузы
Профильное образование, которое подойдет для работы секретарем в крупных российских и международных компаниях, можно получить в следующих вузах.
| Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого | При поступлении учитываются баллы ЕГЭ по русскому языку, обществознанию, истории. Формы обучения – очная и заочная. После 11 классов срок обучения 4 с половиной года на платной и бесплатной основе. Студенты получают знания в области организации кадрового делопроизводства и документирования трудовых отношений, организации и функционирования архивов документов по личному составу. |
| Российский государственный гуманитарный университет | Готовят квалифицированных специалистов в области управления документооборота в организации, архивными делами в органах самоуправления, муниципальных и ведомственных архивах, организации хранения рукописей в музеях и библиотеках, обеспечения сохранности, консервации и реставрации документов. Срок обучения 4 года очно и 4 года 6 месяцев заочно. Иногородним студентам предоставляют места в общежитии. При вузе есть библиотека и спортивный комплекс. |
| Кубанский государственный университет | При поступлении учитываются баллы по русскому языку, истории, обществознанию есть бюджетные и платные места, обучение 4 года очно и 4 года 5 месяца заочно. Выпускники работают в архивах разных уровней, в том числе закрытых государственных учреждениях. Исполняют обязанности делопроизводителей, администраторов, референтов руководителей, помощников юрисконсультов и нотариусов, а также заниматься логистикой. |
Среди средних специальных учебных заведений, обучающих секретарей, популярны следующие.
Колледжи
Национальный социально-педагогический колледж (Пермь), программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Поступить могут выпускники 9 и 11 классов, потребуется только аттестат. Срок обучения на базе 11 классов – 2 года 10 месяцев, 9 классов – 3 года 10 месяцев. Студенты получают знания по организации бумажного и электронного документооборота и деятельности архива, оформлению приказов и распоряжений, основам кадрового делопроизводства и организации деловых встреч, совещаний.
Гуманитарный колледж Российского государственного гуманитарного университета (Москва), специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Обучение очное на платной основе после 9 класса сроком 2 года 10 месяцев, после 11 класса – 1 год 10 месяцев. Проводится конкурс аттестатов. Колледж выпускает архивистов базовой и углубленной подготовки для государственных учреждений и компаний независимо от организационно-правовых форм.
Экономический колледж Санкт-Петербурга, специальность «Секретарь». Для поступления потребуется аттестат, дополнительных испытаний нет. Обучение очное сроком 10 месяцев на базе 11 классов и 2 года 10 месяцев после 9 класса. Студенты получают базовые знания по организации рабочего процесса в офисе, приема посетителей, планированию рабочего дня руководителя, оформлению организационно-распорядительной документации, подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, командировок.
Курсы
Повысить квалификацию или освоить новую профессию возможно на курсах, на которых обучают делопроизводству и секретарской работе. По окончании выдают документы о присвоенной квалификации.
Учебный центр «Империя Знаний» (Оренбург). На курсе «Секретарское дело» научит правильно оформлять документацию, организовать документооборот на предприятии, подготовке документов к архивному хранению, нормам этикета для секретаря, оформлению договоров, протоколов, ведению кадровой документации, основам печати слепым десятипальцевым методом.
Новый бизнес-университет (Москва). Обучение проходит дистанционно, с обратной связью с кураторами. Изучать материалы по делопроизводству и архивному делу можно в любом месте в удобное время. Чему научат: работе с кадровой и бухгалтерской документацией, организации и планирования рабочего дня, правилам деловой переписки, этикету и психологии общения. После прохождения курса выдают свидетельство государственного образца с международным приложением об окончании курса «Секретарь-делопроизводитель».
Учебный центр «ЭмМенеджмент» (Сочи). Обучение секретарей проходит в соответствии с требованиями рынка труда, для которого важны базовые знания и умение работать в режиме многозадачности. Здесь научат организовывать рабочее время руководителя, деловому общению, делопроизводству, стресс-менеджменту. Очные курсы секретарей длятся 5 недель, занятия проходят по вечерам, дистанционный формат позволяет заниматься в любое удобное время.
Востребованность
Секретарь – связующее звено компании, которое встречает посетителей, работает в близком контакте с руководителем и офисными сотрудниками. Человек, разбирающийся в информационных технологиях, психологии, свободно владеющий иностранными языками и без которого не обходятся ни большие, ни маленькие организации. Поэтому эта профессия остается востребованной.
Устройство на работу и карьера
Секретари нужны руководителям на предприятиях и в государственных учреждениях, в финансовых организациях и медицинских центрах, в салонах красоты и гостиницах. Устроиться на эту должность можно и без опыта работы. Также вакансия секретаря доступна из-за постоянной текучки кадров. С грамотными секретарями не каждый руководитель захочет расстаться, поэтому часто у представителей этой профессии карьерного роста нет. Впрочем, многое здесь зависит от опыта, способностей и желания работника. Перспективой считают переход на позицию секретаря в крупную и престижную компанию с большим окладом. Альтернатива – позиции личного секретаря, офис-менеджера, сотрудника отдела кадров, переводчика-референта.
это интересно
Уровень зарплаты
Устраиваясь на работу без опыта, рассчитывать на высокую зарплату не стоит. В первые месяцы оклад будет минимальным – около 15-20 тысяч рублей. После испытательного срока, когда руководитель оценивает деловые качества сотрудника, можно претендовать на повышение заработной платы. Доход секретаря в среднем составляет около 42 тысяч в регионах России и 50-80 тысяч рублей в Москве. Размер оклада и премии зависит также от опыта, квалификации, знания иностранных языков (совмещение с должностью переводчика и ведение деловой переписки с иностранными партнерами) и дополнительных навыков. В госучреждениях секретарей не балуют гонорарами, ожидаемый доход там 20-25 тысяч рублей в месяц.
Перспективы в будущем
Мир вокруг меняется, и это влияет на повседневную жизнь и работу. Искусственный интеллект постепенно заменяет человека в различных сферах деятельности. Скорее всего, в ближайшем будущем профессия секретарь переживет трансформацию. Чтобы не остаться без работы, придется развивать не только умение работать с программами, но и навыки взаимодействия с людьми. Работники, развивающие креативность, способность к эмпатии, проявляющие заботу, не останутся незамеченными.
Отзывы специалистов
Елена Фаталиева, работала секретарем в автосалоне (Москва):
– Я работала секретарем на ресепшн в крупном автосалоне в Москве и по опыту могу сказать, что эта позиция очень помогает продвинуться по карьере. Хотя бы потому, что секретарская работа предусматривает взаимодействие со всеми сотрудниками компании, и если в каком-то отделе открывается вакансия, секретарь узнает об этом одним из первых. Он вполне может на нее претендовать и в итоге получить повышение. Кроме того, благодаря работе секретарем, в частности на ресепшн, можно приобрести полезные знакомства, что в дальнейшем также может помочь построить карьеру.
Секретарь – лицо компании, это человек, который всегда на виду. Если говорить о работе на ресепшн, то это человек, которого первым видят клиенты. Поэтому секретарь всегда должен хорошо выглядеть, а точнее – не имеет права выглядеть плохо. Кроме того, секретарь всегда должен быть вежливым, приветливым и неконфликтным. Клиенты часто высказывают недовольство именно секретарю на ресепшн, и очень важно в этой ситуации сохранять спокойствие и сделать все, чтобы клиент успокоился и это недовольство не переросло в конфликт. Поэтому коммуникабельность, стрессоустойчивость и доброжелательность – не формальные требования в вакансии.
На первый взгляд, работа секретарем кажется простой. Да, она не требует какого-то образования, умений и талантов, но легкой ее точно не назовешь. У секретарей часто ненормированный рабочий день. Приходишь раньше всех, уходишь позже всех, опаздывать не имеешь права, перерывы строго регламентированы: нельзя оставлять рабочее место пустым – отсутствие секретаря все заметят. Приходится постоянно выслушивать недовольство клиентов и руководства – это большой стресс.
Для работы секретарем не нужно иметь специальное образование, поэтому эта должность подходит тем, кто только окончил школу или студентам: можно совмещать учебу и работу. При этом на секретарской позиции можно приобрести тот самый бесценный профессиональный опыт, который требуют все работодатели и которого не хватает молодым людям. Одним словом, секретарь – лучший вариант для первой работы.
Популярные вопросы и ответы
Какими базовыми навыками должен обладать секретарь?
Секретарь должен обладать навыками коммуникации, разбираться в документообороте и знать деловой этикет. Также этому специалисту пригодится навык систематизации рабочего процесса и правильной расстановки задач – это поможет грамотно распределить время начальника.
Можно ли стать секретарем без опыта работы?
Без опыта работы можно устроиться в небольшую компанию или государственную организацию. Платить начинающему специалисту будут немного, однако это хороший способ получить необходимый опыт.
Кому подходит профессия секретарь?
Профессия подойдет грамотным и вежливым работникам, которым нравится работа с людьми. Знание иностранного языка станет бонусом для тех, кто хочет получить место в большой компании.
