Перевод на удаленную работу в 2025 году: что такое, заявление, приказ, оформление, закон, отчет, права, советы экспертов

Со времен пандемии понятие «удаленка» стало обыденным. К счастью, пандемия закончилась, а формат удаленной работы до сих пор популярен. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки, которые регламентируют перевод сотрудников на дистанционную работу. Теперь в российском Трудовом кодексе дистанционная работа приравнивается к обычному формату занятости, а также более детально прописаны нормы, которые ее регулируют. Подробно разберем перевод на удаленную работу в 2025 году.

Что такое удаленная работа

Удаленная работа – это формат занятости, при котором сотрудник может выполнять свои рабочие обязанности вне офиса с помощью компьютера и интернета.

Полезная информация о переводе на удаленную работу

В таблице собрали для вас полезную информацию об удаленной работе, которую стоит учитывать при переводе на такой формат.

Факты о переводе на удаленную работу	Подробности
«Удаленка» и «фриланс» – не одно и то же	В отличии от фрилансеров, которые работают без трудовых договоров, работники на удаленке работают по трудовому договору на конкретного работодателя и часто числятся в штате
У удаленной работы есть минусы	Некоторые работники выделяют негативные аспекты удаленки: недостаток общения, движения и обратной связи от коллег и начальства, проблемы с концентрацией внимания
Для удаленной работы есть коворкинги	Если сложно концентрироваться на рабочих задачах вне офиса, можно использовать специальные оборудованные рабочие зоны – коворкинги

Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на удаленную работу

Прежде чем мы рассмотрим, как перевести сотрудника на удаленную работу, важно отметить, что сделать это можно только с добровольного согласия работника. Единственная причина, по которой сотрудника можно перевести на удаленку без его согласия, – это чрезвычайные происшествия природного или иного характера. В этой инструкции мы рассматриваем добровольный перевод сотрудника на удаленную работу по инициативе работодателя.

Взять письменное согласие о переводе

Даже если сотрудник сам выразил желание перейти на удаленку, работодатель должен взять с него письменное добровольное согласие на перевод. В этом документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество сотрудника, его должность, а также дата, с которой он будет работать из дома, и его подпись.

Составить дополнительное соглашение

Итак, сотрудник подписал письменное согласие о переводе на удаленную работу. Для перевода на удаленку не нужно расторгать старый трудовой договор и заключать новый. Можно составить дополнительное соглашение к трудовому договору, если изначально в трудовом договоре не был прописан дистанционный формат выполнения рабочих обязанностей.

В дополнительном соглашении нужно указать индивидуальные условия работы сотрудника на удаленке. Такими условиями являются:

график работы (обычно это стандартный рабочий график, который был при работе в офисе),
место работы (чаще всего это домашний адрес),
продолжительность дистанционной работы (она может быть как временной, так и постоянной),
порядок сдачи отчетов о проделанной работе,
порядок предоставления отпусков
порядок обеспечения программно-техническими средствами.

Если некоторые пункты дополнительного соглашения совпадают со статьями трудового договора, можно сослаться на них.

Издать приказ

После того как дополнительное соглашение подписано обеими сторонами, издается приказ о переводе. В приказе нужно указать факт перевода сотрудника на дистанционный формат работы, формат взаимодействия и предоставления отчета о проделанной работе, а также дату начала работы и данные сотрудника. Основанием для перевода можно указать заявление сотрудника или инициативу работодателя.

Ознакомить сотрудника с приказом под подпись

Это значит, что все этапы процедуры соблюдены, работнику понятные новые условия работы и он с ними согласен и готов приступать.

это интересно

20+ лучших удаленных профессий

Какую профессию выбрать, чтобы работать удаленно

Подробнее

Заявление на перевод на удаленную работу

Если вы решили выбрать дистанционный формат работы и руководство не против, напишите заявление о переводе. В нем укажите свои данные, причину перевода и продолжительность такого формата занятости. Единой формы заявления нет, поэтому лучше уточнить правила оформления у руководителя. Ниже представлен стандартный образец.

Приказ для перевода сотрудника на удаленную работу

Скажем немного подробнее о приказе. Если перевод работника или работников вынужденный и временный, в документе нужно указать:

причину или основание перевода на дистанционную работу. Это может быть чрезвычайная ситуация, ремонт помещения или что-то иное, что мешает сотрудникам работать в офисе;
список сотрудников, которых переводят на этот формат (не все могут работать из дома);
период дистанционной работы.

Как только причина этой меры будет устранена, работодатель должен вернуть обычный формат работы сотрудникам, а они, в свою очередь, обязаны вновь выполнять свои функции на рабочем месте. С этим приказом необходимо ознакомить своих сотрудников.

Закон, регулирующий условия перевода на удаленную работу

С 1 января 2021 перевод на дистанционную работу регулирует Федеральный закон от 08.12.2020 года № 407-ФЗ ¹, который изменяет главу 49.1 Трудового кодекса. Новый закон дополняет существующие статьи этой главы, где недостаточно четко были прописаны особенности регулирования труда на удаленке (статьи 312.1-312.5). Также добавлены новые статьи – 312.6-312.9 (об организации и защите труда сотрудников), и прописаны нормы перевода.

Закон регулирует принцип взаимодействия работодателя и сотрудника. Все необходимые документы и данные передаются по почте или другим электронным способом, который прописан в приказе. При этом как сотрудник, так и работодатель обязаны вовремя уведомлять друг друга, что получили письмо или другой электронный документ. Как именно происходит это подтверждение и в какой форме (сообщением в чате или электронным письмом), каждый работодатель решает сам. Он также определяет, как работники будут отчитываться о выполненной работе, – это также прописывается в приказе о переходе на удаленку. Если сотрудник не исполняет свои обязанности и не отвечает работодателю в течение двух дней без уважительной причины, это может привести к увольнению.

Закон гарантирует, что, работая на удаленке, сотрудник получает ту же зарплату, что и при обычной работе. Право воспользоваться больничным у него тоже сохраняется. Удаленная работа не влияет на возможность работника уйти в отпуск. Он предоставляется так же, как и при обычных условиях. Все права во время отпуска у работника тоже остаются. У сотрудника, если этого нет в трудовом договоре, есть право выбирать, в какое время ему работать и когда делать перерыв, при условии, что рабочие часы полностью отрабатываются. В законе прописано также, что общение работодателя с сотрудниками входит в рабочую смену. Поэтому все деловые переговоры должны проходить в рабочее время.

Советы экспертов по переводу на удаленную работу

Оксана Резник, заместитель генерального директора PR-агентства Comunica:

Несколько советов по переводу сотрудников на удаленную работу для руководителей.

Не переводите команды на 100% удаленку: гибрид лучше для корпоративной культуры, эффективности и командообразования.
Сделайте рабочие места в офисе свободными и сократите их количество в пользу интерактивных зон, зон для общения и отдыха: создавайте дружескую атмосферу для сотрудников, которые приходят работать в офис.
Убедитесь, что все ваши удаленные сотрудники снабжены необходимым оборудованием и программным обеспечением.
Придумайте командообразующие онлайн-форматы для коммуникации с удаленными сотрудниками: чемоданы знаний, встречи один на один для обратной связи, пятничные неформальные видеоконференции. Важно не терять контакт со своими коллегами.

Популярные вопросы и ответы

Отвечает Вячеслав Дармин, юрист:

Могут ли перевести на удаленную работу без специального приказа?

С 1 января 2021 в России на законодательном уровне закреплен термин удаленной работы. Полагаясь на существующий кодекс, а также новые поправки, работодатель сможет перевести работника на удаленную работу, если это предусмотрено в договоре или зафиксировано в дополнительном соглашении о переводе. Таким образом, перевод на постоянную удаленную работу требует согласия работника на данный перевод, но не требует отдельного приказа.

Однако в законе предусмотрено несколько видов удаленных работ. Вторым видом удаленной работы является временная удаленка, для которой не требуется согласие работника, но обязательно наличие приказа. В таком случае работодатель имеет право перевести сотрудников на временную дистанционную работу только при наступлении катастрофы, аварии на производстве, пожара и наводнения, эпидемии и других ситуаций, в которых может пострадать жизнь или здоровье человека.

Можно ли перевести на удаленную работу беременную женщину?

Согласно рекомендациям Министерства труда и социальной защиты, в первую очередь на удаленку необходимо перевести беременных женщин, родителей с малолетними детьми (родителей или официальных представителей, воспитывающих детей до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет), инвалидов, лиц возраста 65 лет и старше.

Обязан ли работодатель при переводе сотрудника на удаленную работу обеспечить его компьютером и доступом к интернету?

Да, обязан. В законе есть статья, в которой прописано, что работодатель должен обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и так далее. Она действует независимо от наличия ее в трудовом договоре и не освобождает работодателя в случае незакрепления ее в трудовом договоре. В тех случая, если у работодателя нет возможности предоставить соответствующие средства, работник может (с согласия работодателя) использовать собственную технику и электронные средства. В таком случае закон встает на сторону работника: работодатель должен выплачивать компенсацию за то, что его сотрудник пользуется своим компьютером, программами, интернетом.

Источники

Федеральный закон от 08.12.2020 года № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». / офиц. текст // Официальный сайт Президента России. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/46184