Объяснительная записка на работу 2024: что такое, виды, как написать, примеры, образец

Каждый руководитель хочет, чтобы подчиненные соблюдали дисциплину, приходили вовремя и выполняли свои обязанности. Но случается, что сотрудники нарушают правила, и начальству приходится выяснять, почему это произошло. Является ли в 2024 году объяснительная записка поводом для наказания и стоит ли отказываться ее написать – узнаем у эксперта.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка – это документ, в котором работник сообщает руководству причины своего проступка или детали события, свидетелем которого стал. При этом ее текст сам по себе не является поводом для применения дисциплинарного взыскания, а лишь помогает начальству разобраться в случившемся.

Полезная информация об объяснительных записках

Объяснительную не обязательно писать сразу	На составление документа, согласно ТК РФ, отводится два рабочих дня.
Объяснительную пишет не только провинившийся сотрудник	Иногда работодатель просит объяснительную и у свидетелей события.
Написание объяснительной – право, а не обязанность	Сотрудник может отказаться писать объяснения, но это не поможет избежать наказания за нарушение.

Виды объяснительных записок

От проступка, который совершил сотрудник, зависит тип необходимой объяснительной записки. Рассмотрим основные виды таких документов.

— В большинстве случаев поводом является какое-то происшествие, связанное с нарушениями сотрудниками правил внутреннего распорядка или законодательства либо с противоправными действиями посторонних, — объясняет Олег Матюнин, председатель комиссии Гильдии российских адвокатов по защите и безопасности бизнеса. — Работник опоздал к началу рабочего дня, сломал оборудование, потерял ключи или документы — может и по собственной инициативе написать объяснительную записку, никто ему не запретит это сделать. Неадекватный покупатель испортил товар, разбил витрину или ударил продавца — в этом случае тоже пишутся объяснительные.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

При приеме на работу сотрудник обязательно знакомится с должностной инструкцией. В ней четко прописаны его трудовые обязанности, зона ответственности и полномочия. И в случае, если обязанности не выполнены, работодатель вправе применить наказание.

Но, прежде чем прибегнуть к штрафным санкциям, руководитель обязан предоставить подчиненному возможность оправдать нарушение, написав объяснительную.

Например, бухгалтер Софья не сдала вовремя отчетность в налоговую инспекцию, и фирма понесла убытки. Так случилось, потому что у нее не работала нужная компьютерная программа, а системный администратор Вася приехал только спустя два дня после обращения. Софья пишет объяснительную, указывает, в течение какого времени она не могла пользоваться компьютером, прикладывает скриншоты переписки с Васей. А еще просит свою соседку по кабинету, кадровика Юлию, в письменной форме подтвердить, что поломка действительно была.

Бухгалтеру, возможно, посоветуют сообщать руководству сразу же после выхода компьютера из строя, но виноватым, скорее всего, признают нерасторопного Васю.

это интересно

Hard skills

Объясняем простыми словами, что такое hard skills (жесткие навыки) и как они помогают в работе

подробнее

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Трудовая дисциплина – основа порядка на любом предприятии. Но далеко не каждый сотрудник готов соблюдать все правила поведения. На мелкие или единичные случаи нарушения руководитель может закрыть глаза, но за систематические проступки уже наверняка накажет. И, как и в случае с невыполнением обязанностей, сначала потребует письменных объяснений.

Наказание может коснуться не только сотрудника, но и его непосредственного начальника. А нарушение правил на режимных объектах (например, на предприятии в ЗАТО – так называемом атомном городе) может даже привести к вызову руководства компании в Федеральную службу безопасности. Виновника лишат доступа на закрытую территорию, а вместе с ним и возможности работать.

Экономист Дмитрий приходит на работу вовремя, не курит, всегда трезв, опрятен и чисто выбрит. Но вот беда: каждый час он выходит из своего кабинета и идет за стаканом воды к кулеру на другой конец этажа. Формально он находится на предприятии, но каждый такой поход отнимает почти десять минут. Получается, сотрудник работает не 8 часов, а чуть больше шести с половиной.

Начальство решает наказать Дмитрия рублем и предлагает ему написать оправдательную записку. И не зря! Оказывается, эти прогулки позволяют работнику не только размять затекшие от сидячей работы ноги, но еще и продумать свои дальнейшие действия. А в дни, когда в кулере заканчивается вода и работникам разносят по кабинетам бутылки минералки, продуктивность Дмитрия падает в два раза. Таким образом, объяснительная помогает страдающему от жажды экономисту сохранить квартальную премию и лишь получить приказ от руководства писать еженедельные отчеты о проделанной работе.

Объяснительная записка о нарушении безопасности

Объяснительная о нарушении правил безопасности требуется, когда нерадивого работника замечает руководство или проверяющий. Также ее придется написать, если на производстве случилась травма или другой несчастный случай. В этой ситуации о случившемся попросят рассказать не только пострадавшего, но и всех, кто находился рядом или несет ответственность за безопасность на предприятии.

Маляр Иванов так торопился вернуться к работе после обеденного перерыва, что забыл свою каску на столе. Вспомнив о ней, он развернулся и побежал обратно, пока повар Катерина не закрыла помещение на ключ. К счастью, каменщики еще не добрались до рабочих мест, и ни одного кирпича на голову забывчивому маляру не свалилось. Однако по дороге в столовую ему встретился прораб Цветков – человек суровый, но справедливый. Теперь Иванову придется написать объяснительную по поводу нарушения норм безопасности на рабочем месте. И уже на ее основании начальник будет решать, стоит ли наказывать подчиненного или можно простить ему оплошность.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Пожалуй, самым популярным нарушением трудовой дисциплины является отсутствие на месте в рабочее время. Сотрудники застревают в пробках, устраняют последствия прорыва труб у соседей сверху. В конце концов, могут просто проспать. И во всех этих случаях им приходится писать объяснительные.

Помните героя фильма «Неисправимый лгун» парикмахера Тютюрина? Он постоянно опаздывал на работу в силу невообразимых причин: то встретился с Эдитой Пьехой, то попал на обед к эмиру Бурухтании.

Конечно, это кинематографическое преувеличение, но опоздать может даже самый ответственный работник. Главное в таком случае – не паниковать, а четко и без лишних эмоций объяснить руководству, что случилось.

Представим ситуацию. Тихий и очень ответственный программист Семен едет на работу в трамвае. И тут на сидение рядом с ним плюхается тучный мужчина, напрочь перегораживая проход. Все бы ничего, но очень скоро он крепко засыпает. Скромный худенький программист тщетно пытается пробраться к выходу, но это ему удается только спустя три остановки, да еще и с помощью спортсмена Коли, который вытаскивает Семена из трамвайного плена буквально за шкирку. Начальник просит объяснительную, хихикает вместе со своей секретаршей, но не наказывает щуплого работника, а еще и оплачивает ему годовой абонемент в фитнес-клуб.

это интересно

Soft skills

Разбираемся, что такое мягкие (или гибкие) навыки и как ими овладеть

Подробнее

Пошаговая инструкция, как написать объяснительную записку на работу

Чтобы написание объяснительной не становилось поводом для стресса и конфликтов с руководством, мы составили пошаговую инструкцию.

Ознакомление с требованием руководства

Согласно статье 193 Трудового кодекса¹ начальство не может наказать работника за проступок, не дав ему возможности оправдаться. А значит, необходимость в объяснительной записке появляется, только когда сотрудник получает требование от руководителя.

Такое требование по закону может быть устным: «Иванов, ты почему опять опоздал на целый час? Сейчас же пиши объяснительную!»

А может быть и письменным, причем такой вариант в случае применения взыскания является доказательством, что работодатель действовал в рамках закона.

Самостоятельная оценка проступка

Если затребована объяснительная, значит, начальство считает сотрудника в чем-то виноватым. Но сам работник порой имеет на этот счет иное мнение. Опоздание может быть вызвано форс-мажором, невыполнение обязанностей – ошибками коллег, а отсутствовать на рабочем месте можно, например, отправившись по рабочим вопросам в другой отдел.

Именно поэтому, прежде чем писать объяснительную записку, нужно самостоятельно оценить степень своей вины в случившемся.

Бухгалтер Софья из примера о несданном отчете себя виновной не считала, а потому изложила свою точку зрения в письменной форме и попросила помощи у коллеги.

Консультация с юристом или адвокатом

Если проступок достаточно значительный и может стать поводом для серьезного наказания, перед объяснением с руководством имеет смысл проконсультироваться с юристом. Он поможет объективно оценить степень вины и составить текст объяснительной записки так, чтобы не навлечь на работника еще больший гнев начальства.

Написание текста объяснительной

После подготовительных шагов можно приступить к написанию объяснительной.

Желательно писать коротко и по делу, ведь никому не захочется читать историю «от начала времен». Вспомните все, что относится непосредственно к инциденту, и постарайтесь изложить суть без лишних эмоций.

Если есть свидетели или другие участники ситуации – попросите их также в письменной форме рассказать о случившемся.

Ознакомление с решением работодателя

Объяснительная написана – остается дождаться решения руководителя. На этом этапе главная задача – продолжать качественно выполнять свою работу, если от нее не отстранили.

— Бывает, что в организациях не дают хода незначительным нарушениям распорядка, – рассказывает Олег Матюнин. — Степень незначительности определяется на месте, зависит от уклада и системы отношений в компании. Где-то закрывают глаза на опоздания, где-то не реагируют на нарушение внутренних инструкций, а где-то и нетрезвое состояние работников считается почти нормой.

Обращение в трудовую инспекцию

Руководство вынесло свой вердикт, но работник считает его слишком жестким? Можно обратиться за помощью в трудовую инспекцию, профсоюз или к юристу.

Процессы по трудовым делам порой длятся очень долго, до нескольких лет, но в результате сотрудника могут восстановить в должности, да еще и выплатить компенсацию за простой.

Примеры оформления объяснительной записки на работу

Как и любой другой документ, объяснительная начинается с шапки. В правом верхнем углу указываем, кому и от кого она написана. Заметим, что по правилам предлог «от» в шапке документа можно не писать: «директору С.С. Сидорову И.И. Иванова».

Далее по центру листа название – объяснительная.

Потом переходим к изложению сути, описанию ситуации с вашей точки зрения.

Если имеются официальные документы или справки, имеющие отношения к ситуации, сообщите об их наличии и приложите к записке.

В конце, как обычно, дата и подпись.

Образец объяснительной на работу

Объяснительная записка – документ, не имеющий точных правил оформления, она составляется в свободной форме, но для удобства можно воспользоваться образцом.

Советы и отзывы экспертов по составлению объяснительной записки на работу

Олег Матюнин:

Работодатель всегда сначала требует объяснительную, затем в течение двух рабочих дней ждет ее. Она не должна быть написана работником мгновенно. Два рабочих дня – срок достаточный, чтобы успокоиться и проконсультироваться у юриста или адвоката. Если есть желание написать сразу – пишите сразу. Хотите отказаться – откажитесь, так как за факт отказа не наказывают. И все же самый грамотный вариант – взять паузу и посоветоваться со специалистом, который даст рекомендацию: писать или не писать, и что, собственно, указать в объяснительной, чтобы она потом не обернулась против вас.

Объяснительная записка на работу в 2024 году