Документы при приеме на работу 2025: список обязательных и перечень дополнительных документов при приеме на работу официально по ТК РФ с советами экспертов

Q: Какие документы нужны для первой работы?

Отвечает Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru:Если это первое официальное трудоустройство, то будущему работнику важно подготовить СНИЛС и паспорт. При отсутствии последнего работник должен сам отправить анкету в Социальный фонд и получить документ в СФР или МФЦ.

Q: Какие документы нужны для удаленной работы?

Екатерина Агаева:При устройстве удаленного сотрудника список документов остается таким же: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка. Единственная разница: с таким работникам заключат электронный трудовой договор. Подписывают такой договор усиленной электронной подписью, ее оформляют через приложение «Госключ» или в аккредитованном удостоверяющем центре.Согласно ТК РФ, в течение трех дней после подписания сотрудником электронного договора работодатель обязан выслать по почте бумажную версию документа.Также распространен вариант реальной подписи. Работодатель пересылает договор почтой, а будущий сотрудник в ответ присылает подписанный со своей стороны договор, копии удостоверяющих документов и оригинал трудовой книжки.

Q: Какие документы при приеме на работу нужны несовершеннолетнему?

Екатерина Агаева:Несовершеннолетние не вправе трудиться на испытательном сроке и больше 24 часов в неделю – для детей до 16 лет, больше 35 часов в неделю – для людей от 16 до 18 лет. При этом кроме основных документов — паспорта и СНИЛС, подростки должны предоставить письменное согласие родителей и разрешение от органов опеки.Софья Повзикова: Пакет документов будет зависеть от возраста несовершеннолетнего, а также от места трудоустройства. Обязательным будет паспорт и СНИЛС, в большинстве случаев согласие родителя (одного из двух), медицинская справка, подтверждающая, что состояние здоровья подростка позволяет ему работать. В некоторых случаях может потребоваться согласие органов опеки.

Существуют разные варианты оформления трудовых отношений с сотрудником. Самый частый — наем по трудовому договору. Статья 58 ТК РФ ¹ выделяет два вида трудового договора: срочный и бессрочный. Первый заключается, если деятельность сотрудника ограничена по времени. Например, при проведении сезонных работ или услуг по ремонту. Если сотрудника принимают в штат на постоянную работу, заключается бессрочный трудовой договор. Его действие прекращается по решению одной из сторон.

Также существует договор гражданско-правового характера (ГПХ). Основное его отличие от трудового заключается в том, что деятельность работника направлена на конкретный результат и ограничена по времени. Оформление по ГПХ не предполагает закрепления за исполнителем конкретной должности.

Для всех перечисленных видов оформления нужен примерно одинаковый комплект документов. Рассмотрим, что потребует работодатель от будущего сотрудника в 2025 году.

Кому предъявляются документы при приеме на работу

Бумаги предоставляются сотруднику, который в компании занимается кадровым делопроизводством: руководителю отдела кадров или HR-менеджеру. Если компания маленькая и в ней нет кадровика, оформлением работника могут заниматься бухгалтер, офис-менеджер или даже руководитель компании.

Полезная информация о приеме документов на работу

В таблице кратко перечислили, какие обязательные и дополнительные документы понадобятся для оформления на работу.

Документы при приеме на работу	Краткий список
Обязательные	Паспорт, трудовая, СНИЛС, диплом
Дополнительные	Портфолио, медкнижка, сертификаты о допобразовании
Можно электронно	Выписка из электронной трудовой, СНИЛС

Список обязательных документов при приеме на работу

– В зависимости от того, в какую организацию (отрасль, специфика) и на какую должность оформляется сотрудник, ему требуется разный набор документов для трудоустройства, – рассказывает Софья Повзикова, руководитель отдела по кадровому администрированию консалтинговой компании Coleman Group. – Его содержание может меняться в зависимости и от статуса (иностранный гражданин на патенте или высококвалифицированный иностранный специалист), возраста (например, если на работу хочет устроиться подросток) и вида занятости (допустим, отдельные требования есть для оформления совместителей, вахтовиков и других категорий).

Список документов, которые понадобятся для оформления трудовых отношений, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ. Рассмотрим самый частый вид оформления — в штат по трудовому договору, и разберем, что будущему сотруднику нужно принести на работу в первый рабочий день.

Итак, к обязательным документам относятся:

паспорт,
трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки),
СНИЛС в виде пластиковой карточки или уведомления из Социального фонда (до 2024 года – из Пенсионного фонда);
документ об образовании: диплом, свидетельства или сертификаты;
документы воинского учета (для военнообязанных) – военный билет или приписное удостоверение.

Для работы в определенных сферах деятельности понадобится справка о наличии или отсутствии судимости или административном наказании за употребление наркотических веществ.

это интересно

Собеседование на работу

Стоит ли надевать оранжевый костюм и как отвечать на неудобные вопросы

Подробнее

Стоит сказать подробнее о трудовой книжке и СНИЛС. С 2020 года ² в России введена электронная трудовая книжка – теперь все данные о трудовой деятельности человека хранятся и учитываются в цифровом формате. При этом от обычных бумажных трудовых не отказались: работник может попросить работодателя вести ее, как и прежде, и при увольнении выдать на руки. Если бумажной трудовой нет или в нее не вносится информация о трудовой деятельности после 1 января 2020 года, при оформлении на работу можно предоставить выписку из электронной трудовой книжки. Сделать ее может работодатель по предыдущему месту работы, сотрудники отделения Соцфонда или МФЦ. Тем, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку оформляет работодатель.

– Если у человека нет стажа или трудовой книжки, работодатель будет формировать на сотрудника Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, – говорит Софья Повзикова. – Если трудовой договор будет заключен по совместительству, трудовая книжка не предоставляется.

Годом ранее в электронный формат перевели и СНИЛС: с 2019-го ³ пластиковую карточку больше не выдают. Теперь информацию о СНИЛС можно получить в виде электронного или бумажного уведомления. Электронное уведомление можно найти в личном кабинете на сайте Соцфонда, а бумажное – получить в отделениях СФР или МФЦ. Софья Повзикова уточняет: «Если данные СНИЛС и паспорта не совпадают, работодатель запрашивает у СФР изменения, а затем передает работнику измененный документ».

При оформлении по договору ГПХ потребуются паспорт, номер СНИЛС, ИНН. Также работодатель может запросить документ, подтверждающий наличие образования. При трудоустройстве подростка 14-18 лет к этим документам добавляется согласие родителя или опекуна в письменной форме.

Стоит отметить и изменения, коснувшиеся удаленных сотрудников. С начала 2021 года, по закону №407-ФЗ от 08 декабря 2020 года ⁴, трудовой договор с дистанционными работниками может заключаться удаленно в виде электронных документов.

Вместе с перечисленными бумагами работник подает заявление на имя руководителя компании с просьбой принять его на работу и прикладывает несколько фотографий размером 3х4 для личного дела.

Дополнительные документы

Помимо документов, обозначенных в Трудовом кодексе, работодатель может попросить другие бумаги, которые подтверждают профессиональную пригодность будущего сотрудника. Среди них может быть портфолио или справка от врача о пригодности к конкретному виду деятельности. При оформлении на государственную службу требуют также сведения о доходах за прошедший год и о собственном имуществе. Для работы в ряде сфер потребуется медкнижка.

Эксперт перечислила, какие еще документы может попросить работодатель: «ИНН, который гражданин оформляет самостоятельно; действующее водительское удостоверение для сотрудников, которым во время работы нужно управлять автомобилем; водительская медицинская справка о наличии или отсутствии противопоказаний и медицинских ограничений к управлению автомобилем, результаты предварительного медицинского осмотра. Осмотр проводится за счет работодателя. Список профессий, в которых он необходим, определен приказом Минздрава РФ № 29н от 28 января 2021 года.⁵ Также могут попросить справку о характере и условиях труда. Ее получают на основном месте работы те, кто собирается работать по совместительству, если условия работы на новом месте вредные или опасные».

Трудовой кодекс запрещает требовать от работника документы сверх обязательного списка. Поэтому, например, рекомендации с предыдущих мест работы человек может предоставить только по своему желанию. Также по своему усмотрению можно подать документы, которые позволяют претендовать на льготы, или свидетельства о рождении детей. Последние нужны для получения налогового вычета.

Популярные вопросы и ответы

Какие документы нужны для первой работы?

Отвечает Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru:
Если это первое официальное трудоустройство, то будущему работнику важно подготовить СНИЛС и паспорт. При отсутствии последнего работник должен сам отправить анкету в Социальный фонд и получить документ в СФР или МФЦ.

Какие документы нужны для удаленной работы?

Екатерина Агаева:
При устройстве удаленного сотрудника список документов остается таким же: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка. Единственная разница: с таким работникам заключат электронный трудовой договор. Подписывают такой договор усиленной электронной подписью, ее оформляют через приложение «Госключ» или в аккредитованном удостоверяющем центре.

Согласно ТК РФ, в течение трех дней после подписания сотрудником электронного договора работодатель обязан выслать по почте бумажную версию документа.

Также распространен вариант реальной подписи. Работодатель пересылает договор почтой, а будущий сотрудник в ответ присылает подписанный со своей стороны договор, копии удостоверяющих документов и оригинал трудовой книжки.

Какие документы нужны иностранцам для работы в России?

Отвечает Софья Повзикова, руководитель отдела по кадровому администрированию консалтинговой компании Coleman Group:
Безусловно, иностранному гражданину для трудоустройства потребуется паспорт в стране гражданства (или это может быть ID-карта), нотариально заверенный перевод этого паспорта, миграционная карта, регистрация по месту пребывания. Остальные документы будут зависеть от страны гражданства (например, очень многие документы не нужны гражданам Белоруссии, а для граждан из Узбекистана нужен патент для работы), цели посещения страны (у иностранных студентов есть свои привилегии), от взаимоотношений с РФ (получение вида на жительство упрощает процедуру приема на работу).

Екатерина Агаева:
Соискатели, которые временно проживают в России, предоставляют только вид на жительство, а жители стран ЕАЭС — только паспорт. Для трудоустройства граждан Украины достаточно только дактилоскопической регистрации.

Какие документы при приеме на работу нужны несовершеннолетнему?

Екатерина Агаева:
Несовершеннолетние не вправе трудиться на испытательном сроке и больше 24 часов в неделю – для детей до 16 лет, больше 35 часов в неделю – для людей от 16 до 18 лет. При этом кроме основных документов — паспорта и СНИЛС, подростки должны предоставить письменное согласие родителей и разрешение от органов опеки.

Софья Повзикова:
Пакет документов будет зависеть от возраста несовершеннолетнего, а также от места трудоустройства. Обязательным будет паспорт и СНИЛС, в большинстве случаев согласие родителя (одного из двух), медицинская справка, подтверждающая, что состояние здоровья подростка позволяет ему работать. В некоторых случаях может потребоваться согласие органов опеки.

Источники

Трудовой кодекс Российской Федерации: офиц. текст // Социальный фонд России. URL: https://sfr.gov.ru/files/branches/kursk/2023/06/197_FZ.pdf
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»: офиц. текст // Официальное опубликование правовых актов [сайт]. – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201912160070
Федеральный закон от 01 апреля 2019 года №48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»: офиц.текст. // Администрация Президента [сайт]. – URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/44130
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»: офиц. текст // Официальное опубликование правовых актов [сайт]. – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202012080047
Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28.01.2021 № 29н «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры»: офиц. текст // Официальное опубликование правовых актов [сайт]. – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202101290043?rangeSize=%D0%92%D1%81%D0%B5

Документы при приеме на работу в 2025 году